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摘要：根据建筑工程档案特点，从观念革新、加强法制意识、提高档案管理人员综合水平、建立科学化的建筑工程档案管理制度等方面提出了加强建筑工程档案管理的有效的措施，从而为领导者决策提供依据，为工程项目科学有效管理提供保障。
关键词：建筑工程；档案资料；档案管理
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映，它记载着建筑物、构筑物、管线敷设等建设活动，是建设项目管理如投资计划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程项目档案管理作为建筑工程项目管理的一部分，重要作用也受到重视。
1 建设工程项目及其基本程序
建设工程项目是有计划任务书和总体设计，实行独立经济核算，行政工具有独立组织形式的基本建设项目。多个单项工程可以是一个建设项目，也一个单项工程可以是一个建。一个完整的建设工程项目大致包含以下几个基本顺序：1）在项目基本建设前期的准备阶段：提出该项目的建议报告，进行可行性研究，编制项目设计任务书，制定工程总体规划、初步设计和设计施工图。2）项目的基本建设后期建设阶段：施工组织、交工验收、组织竣工验收。所谓项目管理，就是围绕着建设项目而进行的规划、组织、控制与协调工作。科学有效的基本建设程序是基本建设过程及其规律的反映，更加规范化、合理化、程序化的对基本建设工作进行管理，是建筑工程工作的基础和重点。同样地，规范化、合理化、程序化的对建筑工程档案进行同步管理，也是将建筑工程项目管理优化的一个重要组成部分。
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2 建筑项目工程的档案资料的归档范围
2.1 综合类文件资料
一般包含以下内容：上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料；工程有关的照片、录像、录音、光盘等。
2.2 土建及安装工程相关施工文件资料
一般包含以下内容：开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；隐蔽工程验收记录；沉降、位移、变形等观测记录；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及处理的文件材料；施工技术总结等。
2.3 工程竣工图资料
一般包含以下内容：总平面布置竣工图；室外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电、弱电工程竣工图；采暖、通风工程竣工图；其他相关特殊专业工程竣工图。
3 建筑工程档案存在的问题及解决办法
3.1 存在的问题
1）施工档案在工程管理中没有充分发挥有效工具、重要依据、必要条件的一般作用；
2）施工档案在工程管理中没有充分发挥凭证、参考的特殊作用；
3）施工记录不够规范、真实，以致归档后缺乏利用价值；
4）对工程发生的会议纪要、签证资料不够重视，以致在决算审计时得不到有效利用；
5）施工档案收集、整理、归档和移交过程不够流畅，缺乏时效性。
3.2 解决办法
如何发挥施工档案在工程管理中的应有作用，为工程管理提供有效、及时的服务，是一项严峻、紧迫的课题。要将施工档案规范化，走上良性循环的轨道。首先要对从事资料人员加强培训，提高人员素质；其次是把公司贯标中的档案管理办法与施工档案管理有机结合起来，从根本上改变原来的不规范状况，对症下药，逐个予以解决。
1）面对施工档案基础不够扎实，对施工档案进行全面梳理、整合。
2）将以往遗留的施工资料，通过整理、拾遗补缺，尽快移交和归档。
3）针对技术含量高的资料增加关注度。
4）加强与各方之间的沟通，有效解决移交中人为设置的障碍，打通向建设方、监理施工资料移交途径，按建设方、监理等各方具体要求进行组卷移交。
4 建筑工程项目档案的科学管理
1）建立健全档案有效管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。
加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的齐全、准确、规范，建设单位在建设初期（从项目工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合现场建筑实际情况而制定相应的档案管理制度及措施，同时也要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，来保证项目工程自立项开始与档案管理同步。
2）加强对建筑工程档案管理工作的领导，提高档案管理制度是做好工程档案工作的重要保证。
3）提高竣工验收档案资料的质量。
工程竣工验收时，工程项目管理人员要会同建设单位档案管理人员，按照建筑项目工程档案归档的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核、移交，发现问题及时解决，使得竣工材料做到真实、完备、及时。归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个相当重要内容，要做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》，以确保工程建设档案的完整、准确、系统。
4）建立有效、完整的文件档案登记制度、借阅制度、利用登记制度，做到对文件档案的来龙去脉、做到胸中有数规范管理。
5）加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。
6）利用现代化手段，多元化的管理，多广度、多层面的有效开发建筑项目工程档案信息相关类别的资源，做好档案信息类别的统计与整理工作。
在档案收集过程中，根据建筑工程档案的内容和需要，主动收集有关信息档案，比如建设工程项目名称、建设地点、建筑面积、资金来源、勘察设计单位、施工单位、监理单位以及工程概算、立项批复时间、招标文件、中标文价、合同签订时间、合同工期、合同价款、分包合同、竣工验收时间、工程质量等级、工程结算价款、工程竣工验收备案情况、档案移交情况等信息项目，设计科学合理的统计报表，为企业决策提供依据，为科学管理提供保障。
参考文献
[1]徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用[J].工海煤气，2004（5）：87-88.
[2]其木格，其其格.浅谈对档案的认识[J].内蒙古石油化工，2000（3）：23-24.
论文作者:侯萌
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第36期
论文发表时间:2018/6/4
标签：档案论文; 工程论文; 文件论文; 建筑工程论文; 资料论文; 项目论文; 工程竣工论文; 《建筑学研究前沿》2017年第36期论文;