论档案信息资源开发，本文主要内容关键词为：资源开发论文,档案论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在当今信息时代，档案作为人类社会记忆工具，已成为一种可贵的信息资源。自从1984年邓小平同志关于“开发信息资源，服务四化建设”的题词发表以来，我国档案工作跨入了开发档案信息资源的新历程。1985年初，中共中央、国务院指示“大力开发档案信息资源”，（注：中共中央、国务院批转中央办公厅、国务院办公厅《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知（1985年2月8日）。）1986年国家档案局提出了加强开发档案信息资源能力的问题。（注：国家档案局制订的《档案事业发展“七五”计划（1986—1990）》）1987年江泽民同志视察上海市档案局、馆工作时的讲话和题词也强调了“开发档案信息资源”问题。此后，我国档案界兴起了研究档案信息和开发档案信息资源的热潮，十多年来发表了许多论著。在这些论著中，对开发档案信息资源的含义和工作范围等问题，一直有不同见解，而且对开发能力探讨较少，因此有进一步研究的必要。
一、对各种不同观点的分析
在档案工作领域，“开发”有其特定含义。国内外档案界对此有不同解释。在国外，主要有两种见解：前民主德国档案学者认为，开发档案信息资源就是“对档案文件及其所含信息进行整理和编目”；（注：国家教委文科教学处、国家档案局教育处编《档案学理论新探索》，档案出版社1987年版，第66页。）荷兰档案学者认为，“开发要以编制检索工具为先决条件”，“开发还包括提供咨询服务”，“促进档案的利用也属于开发的范畴”。（注：《第十一届国际档案大会报告集（1988年巴黎）》，档案出版社1990年版，第135～136页。）在我国，先后出现了五种有代表性的观点：a.“所谓开发档案信息资源，就是要广泛地、主动地、迅速地、准确地以多种形式、多种渠道提供高质量的、系统的档案信息”，（注：吴宝康：《充分发挥档案作用，大力开发档案信息资源》，《论档案学与档案事业》，南京大学出版社1988年版，第495页。）对它“可以有广义和狭义两种理解。 广义上理解；从收集、整理、保管到利用，都是开发；狭义的理解，则只是搞编目、索引等”。（注：吴宝康：《档案学未来发展的思考》，《论新时期档案学与档案事业》，中国档案出版社1997年版，第95页。）b.开发“是指开发档案这一信息载体中所含的内容”，（注：裴桐：《关于档案工作的性质和开发档案信息资源》，《裴桐档案工作文集》，中国档案出版社1995年版，第226页。 ）“尽量把有利用价值的信息挖掘出来”，它“包括信息的收集、整理、贮存、检索、传输等一系列的工作内容”。（注：裴桐：《谈谈怎样开发档案信息资源》，《裴桐档案工作文集》，第315页。）c.开发“是对档案承载的信息进行采集、加工、存贮和输出的整个过程”，是一个“关键性的工作系统”，它“由档案信息加工和档案信息输出两部分工作构成，在两部分下又各分若干工作环节”。（注：吴宝康主编《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版，第90～92页。）d.开发“指尽可能地挖掘潜在的档案信息，以满足利用需要的”、“不同于一般档案工作环节的、高层次的、有特殊意义的劳动过程”。（注：徐元清：《试探档案信息的开发及其与利用工作的关系》，《档案学研究》1991年第2期31～32页。）e.开发“就是档案部门将蕴藏于档案中的各种信息挖掘出来，并通过利用者对其利用进而实现档案的全部价值的过程”。（注：吴建华：《关于档案信息资源开发的思考》，《档案学研究》1996年第4期第36页。）
从上述各种意见来看，对开发的对象（客体）和任务与目的的认识上基本一致，但对开发的主体则有不同的认识，多数人认为开发的主体就是档案部门、档案工作者，有人认为开发主体“不仅仅是档案工作者，而且还包括档案信息利用者”。（注：吴建华：《关于档案信息资源开发的思考》，《档案学研究》1996年第4期第36页。 ）关于开发的具体工作内容，各个论者意见分歧较大，主要有两种意见：一种认为开发包括档案业务工作的许多环节（收集、整理、编目、鉴定、编研、利用等）；另一种认为开发包括档案信息加工和输出两部分（即编目、编研和提供利用、咨询服务等）。还有一种意见认为，“开发属于档案利用工作系统”（注：刘国能等著《档案利用学》，中国档案出版社1996年版，第4页、175页。），开发是“提供利用工作向更高层次的发展和演变”。（注：吴宝康：《充分发挥档案作用，大力开发档案信息资源》，《论档案学与档案事业》，南京大学出版社1988年版，第495页。 ）关于开发的类型或形式（模型），各论者的认识和说法更是五花八门，大都把开发与利用工作混为一谈。
二、对档案信息资源开发的认识
前述各种关于“档案信息资源开发”的不同理解，给了我们不少启示，也带来认识上的一些问题：档案信息资源开发的真正含义究竟是什么？它的实际工作内容又是什么？它在档案管理工作中处于何种地位？它与档案利用工作是什么关系？它的实质何在？对这些问题，若能从档案管理工作的发展历史和我们所处的时代特点来看，会比较容易看得清楚。
笔者认为，“档案信息资源开发”是世界新科学技术发展条件下信息时代的档案工作新概念，是我国社会主义现代化建设和改革开放时期档案管理工作的新发展。
20世纪70年代以来，随着信息资源论的兴起，人们对信息资源的概念有了更为深刻的认识，开始从狭义的信息资源概念（只是指信息本身）走向广义的信息概念（涉及信息的生产、处理、传播、交换的整个过程，包括信息劳动的对象、信息劳动工具、信息专业人员等）。这种广义的信息概念，更能反映现代信息资源开发利用的要求。档案作为一种重要的社会信息载体，它不会必然地、自动地、无条件地成为资源，档案信息成为资源的必要条件就是要对它进行管理、开发。
国际档案界和我国档案界几乎在同时提出了开发档案信息资源的问题。这是适应时代要求产生的档案工作新概念，而不仅仅是档案利用工作的拓展和深化。开发属于档案管理工作，是信息社会条件下档案管理工作的重要变革和档案管理各个工作环节的重新组合，在档案管理工作中具有革命性的意义。
我国的档案管理工作，在过去很长一个时期，人们都认为有“六个环节”：收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。后来，逐渐把编目与检索、编辑与研究也列入档案管理工作的基本内容，与“六个环节”并列为八个环节。对档案管理工作的整体结构，较多的档案部门主张把八个环节划分为基础工作和利用工作两大部分，一般来说都把编目与检索列入基础工作范围，把编研列入利用工作范围。但是，近些年来，有人认为编目与检索是档案业务工作的一个独立环节，也把编研工作与基础工作和利用工作并列起来，结果在档案管理工作两大部分之外又出现了一部分新型工作。随着现代科学技术理论逐步应用于档案工作，出现了档案工作系统结构的新的理论概括，有的认为第一层次应划分为档案实体管理、档案信息开发和档案工作反馈信息处理三个子系统（这种观点影响较大），也有人认为档案管理活动从总体上分为“实体管理”与“内容信息的开发利用”两大方面。由此可见，档案信息资源开发这一概念完全是信息时代档案管理工作发展演变的结果。
在这里，需要进一步研究的是：把档案管理分为实体管理和信息开发两部分，这种认识虽然有一定的合理性、科学性，但是档案毕竟是承载信息的物质形体，它是内容与载体统一的实体，实际上是不可分离开的。一般来说，载体负载信息有两重目的：一是信息存贮：一是信息传递。档案的功能与作用正在于此。档案管理过程，自始至终是一贯的，各个工作环节是前后衔接、紧密联系的统一体系。而前述各种关于档案信息资源开发的含义和工作内容的解释中，信息开发与实体管理的工作环节（或称手段）往往是既平行又交错的，这或许就是对档案信息资源开发的认识不能取得一致的重要原因。实际上，档案管理的整个过程就是：首先把档案这一信息载体收集起来，将它整理有序，再科学地保管好，在此基础上才有可能对档案所含内容（载体所承载的信息）进行分析研究，并按社会需求进行信息加工、处理、形成档案信息产品，最后提供给档案利用者，为社会进行信息服务。如果我们把档案管理的整个过程按先后顺序划分为三个阶段：实体收藏（包括收集、整理、鉴定、保管、统计）、资源开发（包括编目与检索、编辑与研究）和信息服务（包括各种方式的利用工作），是否更有助于统一对档案信息资源开发问题的理论认识呢？是否更有利于开发工作的具体实践呢？
笔者认为，档案信息资源开发，就是档案管理部门根据社会需要，采用专业方法和现代技术，从所收藏的档案中发掘有用的信息材料，进行选择编目或制成档案加工品，以便给档案利用者使用。具体地说，档案信息资源开发的基本工作内容就是编目与检索、编辑与研究，包括“对档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作”；（注：《中国大百科全书·档案学分册》，中国大百科全书出版社1993年版，第31～32页。）“档案馆、室将所藏档案材料的线索制成各种检索工具，建立档案检索系统，并通过它查找所需档案以提供利用”的工作（注：《中国大百科全书·档案学分册》，中国大百科全书出版社1993年版，第58页。）；“档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志以及撰写专门著作的工作”（注：《档案专业主要专业课程教学大纲》，中国科学技术出版社1991年版，第134页。）。我们不能说“档案信息开发， 广义上包括档案管理的全部工作”，因为这样说就使开发工作无处着手，开发等于一个空洞名词；更不能把档案利用工作和档案利用者的劳动也包括在内，虽然大家已习惯上把开发说成“开发利用”。正如大家比较公认的：档案实体收藏的各个环节是开发档案信息资源的工作基础；提供档案信息为社会各方面服务，从而实现档案价值，是开发的目的；社会需要利用档案信息是开发档案信息资源的驱动力；开发是档案部门提高利用工作水平的先决条件；利用档案信息所产生的社会效益、经济效益是衡量开发程度的标志。有人说，“档案信息资源开发从其本质来看，也就是档案信息资源优化、配置的过程”（注：吴建华、刘建华：《论档案信息资源开发的八大关系》，《上海档案》1997年第3期第15页。）。笔者认为，档案信息资源开发的基本精神（或称实质），就是根据社会的客观需要，主动地挖掘档案信息，以充分发挥档案的价值作用。
三、关于档案信息资源开发能力
开发档案信息资源，需要具备一些必要的物质条件和社会条件，就是说要有一个合适的档案信息环境，包括开发的物质基础——丰富的档案信息资源、开发的专业人员、开发的物质设备与技术和国家的档案政策等等。而人是信息环境的中心，人作为高级的“信息处理机器”，是否具有信息意识和信息开发能力，乃是开发工作的关键问题。
十多年来，国家档案局一再强调提高开发档案信息资源的能力问题。那么，什么是开发能力呢？有人认为，所谓开发能力即对档案信息的处理、提供能力，它的基本内容大致包括：①对档案的汇集、存贮能力。②对档案的整序、加工能力。③档案资料的报道和提供能力。如果再加上“维护档案完整与完全的能力”，开发能力就是“一个包括归档前文件材料控制和归档后档案的鉴别、整序、加工、提供和保护、管理等项业务的比较复杂的问题”（注：李统祜：《论提高开发科技档案信息资源的能力》，《档案学研究》1988年第2期第61页。）。 也有人主张“提高开发档案信息资源的三种能力”，即“归档入库控制能力”、“整理开发能力”和“档案人员研究能力”（注：朱柯、杨建生：《浅谈提高开发档案信息资源的三种能力》，《机械电子档案》1991年第2期 18～19页。）。这样论述开发能力，范围比较宽，涵盖了档案实体收藏能力和利用工作能力。这也是与论者对档案信息资源开发含义和内容的理解有联系的。
笔者认为，所谓档案信息资源开发能力，概括地说就是档案部门和档案人员胜任档案信息资源开发工作的主观条件。具体地说，包括：①调查研究，掌握社会对档案信息需求情况的能力；②了解档案内容收藏情况，熟悉档案信息“家底”的能力；③对所收藏的档案进行著录、标引，编制档案目录和各种检索工具，并通过它查找所需档案以提供利用的工作能力；④研究档案内容，编辑档案史料，编写参考资料和撰写有关文章的能力；⑤运用各种先进技术设备和手段，进行档案信息加工、处理的技能。此外，还包括对档案信息开发产品进行宣传介绍，以至推广应用的能力。这些能力，是指档案部门的工作群体的集团能力，不是要求每一个档案工作者都必须具备的。但是，档案工作者个人都必须具有一定的科学文化素质、相当的档案专业知识和技能，这样才能提高档案部门的集团开发能力。当然，开发档案信息资源，也不是仅仅要一个档案部门单枪匹马地干，还需要加强横向联合，首先是档案馆之间的横向联合，再就是与图书、情报、资料等文献部门共同构成社会信息服务体系，联合开发文献信息资源。这样做，档案信息资源开发能力就会大大加强。
近些年来，许多地方的档案部门反映，档案利用工作萎缩，档案信息开发力度不够，其中的根本原因就是档案部门的开发能力低，档案工作人员的科学文化素质和档案业务水平低。所以说，我们多年倡导要大力开发档案信息资源，归根到底必须不断地提高开发能力；不然的话，大力开发档案信息资源是难以实现的。
现在，“人类社会的知识经济时代正在来临。这一时代有两个特点：即全球化和知识化”。“一切产品和服务所创造的价值中，知识含量的比重会越来越高，居于主要位置”（注：周光召：《知识经济时代的两大特征：知识化和全球化》，陈胜昌主编《知识经济专家谈》，经济科学出版社1998年4月版，第10页。）。 “这种知识经济直接依据于知识和信息的生产、分配和使用”（注：《以知识为基础的经济——经济合作与发展组织1996年年度报告》，《知识经济专家谈》第192页。）。档案这种信息载体中，凝结着人类认识自然与社会和改造自然与社会的各种知识。无疑，档案的整理、编目、编研、开发、利用等工作都属于知识劳动，对档案信息资源的开发也就是一种知识资源的开发。有人认为，“在知识经济时代的档案管理将成为知识管理，档案服务成为知识服务，档案机构的核心功能将是档案服务与开发能力”（注：高建华：《知识经济时代档案管理新观念初探》，《中国档案报》2000年3月 27日。）。而知识管理和知识服务都要靠人，靠人的才能。正如有的学者所指出的：“才能，不仅仅表现在对知识广泛占有的能力，而且还表现在运用知识的能力，通过独立思考不断扩大知识的能力，寻找、处理大量信息的能力”（注：杨福家：《人类文明的第三次浪潮》，《知识经济专家谈》第63页。）等。也正如有的学者指出的：知识经济也可称之为智能经济，“站在全球智能经济爆发性扩展背后的，是人，是本身具有相当丰富知识的人，是对知识敏感而又善于学习、不断获取新知识的人，是敢于和善于应用新知识、将其物化能满足人们需求的产品或服务的人，是善于将分散存在的知识融会贯通、组合集成，创造出新知识并能付诸新的应用途径的人”（注：朱厚泽：《无限的智能和智能的无限》，《知识经济专家谈》第19页。）。
由此可见，在知识经济时代，开发档案信息资源，提高开发能力，从根本上说就是要加强学习与实践锻炼，提高档案工作者群体的知识水平，提高从档案中发现（寻找）知识，将分散于档案中的信息和知识汇集、整理，形成能满足人们需求的档案信息产品，为社会进行知识服务的这种能力。我们档案部门、档案工作者肩负着开发档案信息资源的光荣历史使命，必须坚持不懈地努力学习，不断提高开发档案信息资源的能力，充分发挥档案的作用，在21世纪创造档案工作新的成绩、新的辉煌！