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摘要：电子文件的产生给档案工作带来了一次庞大的变革，把档案工作人员从很多繁重而低效的手工劳作中解放出来。本文首先分析了电子文件的保护技术，之后提出了解决存在的电子文件信息安全的管理技术，并介绍了电子文件的归档管理和利用，以供相关人员参考。
关键词：电子文件；管理；利用
引言：
电子文件的载体材料主要是磁性物质和光盘，相对于纸质文档载体，电子文件的载体材料寿命要短的多，所以电子文件的管理怎样顺应信息化时代的步伐，做到与时俱进，持续创新发展，已变成日益重视与探究处理的新问题。电子文件有下面4个特征：（1）不再是直观的纸质文件的电子文件，它需要凭借现代办公设备及软件才可以阅读利用；（2）电子文件能够直接从计算机等现代办公设备快速查阅及传递；（3）电子文件的运用是可共享的，也不再受时间与距离的影响；（4）电子文件的保存条件与环境需求和纸质档案不一样，它对保存场地的面积需求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的需求很高。
1、电子文件的保管
1.1电子文件的保管要求
由于电子文件载体的特殊性，其存放的方式、存放的环境与传统纸质的略有不同，甚至要求更严。《电子文件归档管理规范》的明确规定了电子文件的保管条件：（1）载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层；（2）载体应直立存放于防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，并应注意防震、轻拿轻放；（3）环境温度控制范围是17℃~20℃，湿度控制范围是35%~45%。
1.2 电子文件有效性的保证措施
对现有电子文件载体，应每年检查一次读取；磁性载体每2年、光盘载体每4年进行一次不低于10%的抽样机读检验；对于磁性载体上的文件，应每4年转存一次，同时原载体应同时保留不少于4年。这样能有效保证电子文件的长期有效，也有利于发现问题及避免不必要的损失。
2、处理存在的电子文件信息安全的管理技术
2.1身份验证
为避免未授权者随意进入系统对文件或数据访问，在使用者登录或者操作某项业务之前，系统需要对用户实施身份验证，若验证为合法用户，则可授权其进入系统访问及进行相关业务操作；反之，未通过验证的用户则被拒绝授权访问。
2.2加密技术
使用加密技术能够保证电子文件内容的非公开性，所以第三方非常难从截获的密文中解出原文来，这对于输送中的电子文件具备非常好的保护效果。
2.3防写措施
即在软件中使用的把文件布置为“只读”状态，在这种状态下，用户只可以从计算机上读取信息，而不可以对其做什么修改，有效地避免了用户更改电子文件内容，维护电子文件的原始性与真实性。
2.4签署技术
对电子文件实施签署的目的在于证实这份文件确实出自作者，其内容没有被他人实施随便的改动。电子文件的签署技术通常包含证书式数字签名与手写式数字签名。
3、电子文件的归档管理
3.1明确电子文件的归档条件，严把归档检测关
第一，一定要确定归档范围是确保电子档案质量的重点，档案管理工作者在对电子文件实施归档时，要把通过整理的电子文件确定属性后，即结束文书解决步骤后再归档保存；第二，要有完整、齐全的电子文件。对于收发文而言，一定是全文信息，从设计文件、修改与产生阶段做起，让电子文件格式和业务生产的流程步骤相匹配。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆保证电子文件的归档质量，仔细检验电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的储存器上拷贝或刻录到能移动的磁盘或光盘等载体方便长期储存。
3.2做好电子文件的采集、收集工作
做好归档管理工作的基本就是收集工作，重视电子文件收集的及时性，避免出现丢失、损坏存有信息内容的载体。收集要进行“双套制”：一套纸质，一套电子版，尤其要确保2种载体的档案内容信息的相同性。现在，许多企业每一种公文的传递、批办、催办、都是在网上操作的，所以，也要在网上实施电子文件的收集。同时能够运用记录体系的自动记录作用，收集电子文件的产生、修改、责任人等信息。
3.3确定电子文档管理规范
计算机技术的运用已深入到社会的每个领域与角落，电子文件的持续出现让工作效率和社会效益得到了显著提升，同时也涉及很多新型文档管理问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定电子文件的管理规范，比如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级和专利维护等规范，逐渐完善电子文件的全经过管理制度，做到规范化、标准化、制度化。
3.4严格电子文件的归档工作
现在电子文件归档要跟下列要求相符：第一，文书档案通常要以一个年度为限，把电子文件的最后版本刻录到光盘等保存载体上。第二，电子文件载体应一式三套，一套封存保管，一套供查询利用，一套异地保存。第三，要使用通用规范，文档文件要使用TXT格式或DOC格式，图像文件要使用JPG格式等。
4、电子文件的利用
4.1应用权限的审核
电子档案的利用牵涉到的人员有：档案载体的保管人员、数据体系的管理人员、普通用户等；由于每个角色的工作性质与责任不同，所以应各司其职、各司其责的赋予使用权限。要依据每个角色的工作职责、层级工作范围实行应用权认定，并赋予使用权限账号。在运用中，由系统自动推断该用户身份的合法性和期限所作用功能的区域，并由系统自动对其应用各类操作的路径实行跟踪和记录。
4.2拷贝的提供和回收
提供电子文件拷贝是一种关键的利用形式，但一定会带来利用时间和利用地点的分散，假如管理不好，将会导致档案信息没有原则地散失。所以，一定要使用有效的方法和办法对其实行严厉管理，要根据用户的要求与确认应用权限后再实施拷贝的制作。应防止误拷贝载体上保存的所有电子文件信息，并要经过技术手段避免所提供电子文件的再复制。要有完善的供应拷贝手续，提供者与利用者双方要对提供拷贝的内容实施确认，并对应用载体的类别、数目、应用时间、最后回收期限和双方责任人等状况实施登记。
4.3利用中的安全措施
电子档案在运用中的保密和安全是特别关键的，相对于纸质档案，更加难以控制。所以，在电子档案的运用中，要非常注意下面5点：一是使用的利用形式要视文件状况而定，不可以没有原则地向全部用户提供所有利用形式；二是根据电子档案内容的秘级层次，实施有效的管理。通常状况下，对内容不是完全开放的电子档案，不能用拷贝的形式提供运用，对于提供拷贝的制作，一定要在有效监控下进行；三是使用直接运用形式时，对有密级的信息内容要实施加密解决，并对所应用的密钥实行定期或不定期的更换；四是体系要对运用的全过程实行有效地跟踪监控，并自动执行有关记录，作为对运用工作查证的根据；五是运用的体系要有相对强容错能力，防止因为误操作所带来不能挽回的损失。
5、结语：
电子文件和陈旧的办公条件下形成的纸质文件比较具备独特的优越性，它对文件信息传递、数据共享提供了非常大的便利，在很大程度上提升了办公室工作的质量与效率，电子文件的管理和利用已变成今后努力的发展方向。相信经过各方持续努力，其管理工作必须会更加适当与科学的。
参考文献：
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[3]雷丽萍.电子公文的安全保护[J].科技情报开发与经济，2010（2）
论文作者:江艳华
论文发表刊物:《基层建设》2015年26期
论文发表时间:2016/3/17
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