摘要：建设工程档案是在建设施工全过程中直接形成的具有保存价值的原始记录，真实地反映了工程施工全过程的实际情况，是对建设工程质量的真实写照，具有依据、凭证、参考等重要作用。一份高质量的城建档案真实地反映着城市建设的历史面貌，确切地记录着建筑物的原建结构，是对建筑物维修、建设、再建的凭证。因此，建设工程档案必须做到真实、完整、准确和规范。然而，在目前各地工程档案审核验收和接收管理的过程中，档案质量问题比较突出，主要表现在完整性、系统性差，签章手续不到位，竣工图编制不准确等方面。这些问题的存在严重削减了建设工程档案应有的保存和利用价值，也将对建设工程本身今后的管理和维修带来严重影响。
关键词：建设工程；档案质量；建议措施
一、建设工程档案质量问题分析
（一）缺乏完整性、系统性差。一套完整的工程档案是伴随着工程项目的建设过程遵照基本建设程序形成的。从立项到竣工验收投入使用的整个建设过程中涉及的部门、专业多，除与工程建设有关的部门外，还涉及到很多专门业务。工程准备阶段文件一般具有立项批文、规划审批、征地、勘察设计、招投标、施工及监理合同、施工许可证等文件，这些文件具有工程项目的依据性作用，可是建设、施工单位往往不注重这些前期文件的收集保管，工程竣工档案验收时才发现文件材料不完整、内容缺失的现象。
（二）签章手续不到位。履行签章手续是为确保技术文件的真实可靠，明确施工监理人员相应责任。在工程技术文件形成过程中，一些重要内容本应由施工、监理负责人来签字盖章确认，如隐蔽工程验收记录、基础及主体结构的验收记录、分部（子分部）验收记录等，但是在技术资料中，建设、施工、监理各方签字都是同一人的笔迹到底，只是资料员一个人代签，有的是用印章代替签字，技术资料未经签字者本人确认，签章手续不到位、不规范，签章手续失去应有的意义和作用。
（三）竣工图编制不准确。竣工图是工程档案的重要内容，是今后工程维修改造的重要依据。但在报送归档的工程竣工图中，多数是施工图上直接盖上竣工章充当竣工图，在图上不作任何更改；有的虽作更改，但施工人员未根据实际施工情况进行规范更改、编制，或改动的地方不注明变更依据，或只注明变更单编号而不作修改，有的是工程竣工后施工人员凭记忆补编而成，造成竣工图不准确、不真实。
二、存在问题原因分析
上述问题的存在，严重影响了建设工程档案的质量，不能为今后工程的维修改造提供准确的依据，不能为工程质量安全事故原因分析、责任追究提供有力的证据。分析这些问题的存在，主要有以下几方面原因：
（一）工程档案不重视。目前，全社会城建档案意识还不是很强，虽然随着城建档案法律法规的相继出台和完善，大部分单位对建设工程档案的管理普遍得到重视，但仍有一些建设、施工单位档案意识薄弱，存在“重工程建设、轻档案管理”观念，对建设工程档案的重要性认识不够充分，没有真正认识到工程档案的价值和作用，对工程档案没有引起足够的重视，做档案只是为了应付验收，档案管理工作没有纳入工程建设的各个阶段和环节，没有建立相应档案管理制度和落实档案专职管理人员，管理欠缺，没有做到及时记录、收集工程竣工档案资料，造成工程竣工后档案却不能完整地向城建档案机构报送移交。
（二）施工管理不规范。在当前建筑行业施工队伍中，有很多施工单位不重视工程资料的管理，只顾工程进度质量和安全，忽视工程档案的管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有的项目为了节省开支成本根本不设专职资料员，而是由其他技术人员兼任，一人多职，由于非专业资料员缺乏档案及相关专业知识，导致资料编制不规范，质量下降；有的项目资料管理工作采用承包方式，资料员为达到利益最大化，同时兼任多个项目的资料编制工作，难以做到用心专一，精力有限忙不过来；有些资料员专业素质低，对工程文件的编制要求不甚了解，缺乏建设工程基本知识，对工程施工流程和部位不熟悉，被动收集资料，造成资料不完整、不规范的情况。
（三）档案管理不到位。建设工程档案资料的涉及面广，包括管理部门、建设单位、设计单位、质量监督部门、施工单位等。由于各部门各自相对独立，因此，在如何相互配合、及时沟通，以有效保证档案资料的质量的问题上，容易出现推诿、搪塞、忽视和不愿配合、不予支持等不良现象，从而导致档案资料不能及时、全面和准确地收集。
三、改进提高工程档案质量的建议和措施
建设工程档案是工程建设的重要科技成果，它与建设工程实体一样，具有重要的利用价值。如何避免和改进存在的上述问题和原因，不断提高建设工程档案质量，本文从工程前期、施工过程和竣工验收等方面提出一些建议和措施。
（一）加强宣传，提高档案意识。提高档案法律意识，是实施依法治档、提高建设工程档案质量的前提。《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规的相继出台和建设工程竣工备案办法的实施，使全社会城建档案意识普遍增强，城建档案工作也得到很大的发展。但社会档案意识的提高需要一个较长的过程，必须长期、持久地利用网站、报纸等媒体加强档案法规宣传，提高全社会尤其是相关部门及其工作人员的档案意识和法律意识，使全社会了解城建档案的价值、作用及其相关法律法规等基本知识，扩大城建档案的社会影响，提高做好建设工程档案的自觉性。
（二）健全体制，使档案管理与建设施工相同步。在建设工程项目管理中，建设单位应把档案管理工作纳入工程项目管理之中，建立健全档案管理体制，明确工程项目档案主管领导，配备专职档案人员，同时把工程档案的收集移交列入工程施工合同中，明确工程档案的编制要求和责任。做好工程技术资料的记录与收集工作，是确保工程技术资料真实、准确的前提和基础，同时也能有效地避免工程竣工后“闭门造车”补做资料的现象。
（三）各司其职，加强监理督查。监理单位对建设工程的监理不只是对工程施工的监理，还应在对工程项目进行监督检查时，对施工的质量、造价、进度进行控制和管理，在查质量、安全的同时，检查施工资料管理情况。施工单位在日常工作中，不但要重视工程进度质量和安全，而且应把资料管理工作纳入日常监管体制；城建档案机构要深入施工现象进行跟踪指导服务，随时了解工程进度及现场施工文件材料的形成情况，要定期或不定期检查，发现问题及时解决，确保工程技术资料与工程的实际进度同步，形成能够反映工程实际情况的技术资料。
（四）准确编制，确保竣工图纸质量。竣工图是建设工程施工过程中形成的反映工程施工结果的图纸，是工程建成后的真实写照。在建设工程档案中，一些竣工图编制不准确，如有很多是在设计图上直接盖上竣工章充当竣工图；有的是施工员未根据实际施工情况进行编制，有的施工图作了更改，但改动的地方不注明变更依据；有的是工程竣工后施工人员凭记忆补编而成。为此，应采取有效措施加强管理，在施工过程中施工图未变动的，可以直接加盖竣工图章；局部变动的，应根据变更依据性文件，如图纸会审纪要、设计变更通知单等修改后加盖竣工图章；较大变动修改面积超过图幅三分之一，或施工图结构、工艺、平面布置等重大变动的，应重新编制竣工图。竣工图章加盖在图纸标题栏上方空白处位置，注意不要把图标栏内容覆盖；竣工图章内容要填写完整，由施工单位编制人、审核人、技术负责人及监理单位。
参考文献：
[1]陈燕.关于建设项目工程档案管理的思考[J].办公室业务，2013，03：28-29.
论文作者:李荣娟
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/20
标签：档案论文; 建设工程论文; 工程论文; 城建论文; 质量论文; 文件论文; 工程竣工论文; 《基层建设》2019年第24期论文;