摘要：随着市场经济的快速发展，企业之间的竞争日益激烈。因此，企业公文的管理与保密工作就显得十分重要。但时下仍有很多企业就此问题上没有给予高度重视，依然存在着许多问题。本文主要论述了企业公文管理与保密方面所存在的一些问题，以及如何采取有效措施来解决此类问题。
关键词：企业办公室；公文管理与保密；存在问题与对策
引言
众所周知，企业在管理过程中所依法规定形成的书面材料即定义为公文。企业在处理日常活动中也要依照公文指示。所以，公文管理与保密对企业发展的重要性可想而知。因此，为了让企业长足发展，在激烈竞争中经久不衰，便要采取有效的系列举措来加强公文管理和保密工作。
一、企业公文管理与保密所存在的问题
（一）缺乏健全的管理制度
现如今，很多企业虽了解到公文管理与保密的重要性，但是依然没有建立高效的管理制度来处理此类问题。企业员工在面对处理公文问题上也没有具体制度来规范操作。此外，企业也没有建立合理的借阅制度来规范员工借阅行为。导致公司员工在借阅公文时没有及时归还也无人问津，大大提升了公司公文管理上的风险性。
（二）管理人员风险意识不高
企业管理人员对于公文管理缺乏忧患意识，且很多公文管理人员对于该项工作积极性不够高，对其重要性的认识还不够[1]。企业内部人员素质与工作能力也参差不齐，导致管理人员对公文的关注度不是很高。平时管理人员桌面文件堆积如山，存放杂乱无章，导致在寻找指定文件时，常常无故耗费很多时间，重要的公文也夹杂在里面，这样杂乱无序的环境让公文外泄风险进一步提升。
（三）公文管理部门散乱，做事效率低下
管理企业公文的部门多且散乱，部门之间没有明确分工，导致其在公文管理效率低下。在出现问题时，部门之间相互推卸责任。再者，各部门间的灵活性很低，出现部门闲置以及部门之间缺乏沟通等问题，没有共同协作解决公文管理与保密问题。
（四）没有构建有效的安全检查体系
企业公文管理与保密工作重在一朝一夕的监督管理，但当下仍有很多企业还没有建立相应的检查体系，公文管理与保密工作也因此提高了危险系数。企业日常没有做到及时检查公文每天的借阅、存放等问题，这样很难掌握公文的动态去向。另外，企业在此问题上也没有加强技术防范，在科学技术日新月异的今天，网络上的公文备份也存在被黑客盗取的风险[2]。
（五）没有构建相应的惩处制度
许多员工在借阅公文时出现没有当天归还或外泄保密性文件等问题，但企业就此方面依然没有采取相应的惩处措施来遏制这一现象，每天借阅的公文如果没有及时归还，公司就相当于无法知道企业内部的重要文件的去向。此外，与外人谈论涉密性文件也大大提升了企业风险性。
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二、如何解决企业公文管理与保密问题
（一）建立健全的公文管理制度
企业要想从最基本上解决问题，就要建立一套合理的公文管理制度来处理此类问题。其次在出现相关问题时，管理人员能够在管理制度上找寻相应对策来处理事件。再者，在借阅公文上也要建立相应的公文借阅制度来构建合理借阅环境。
（二）加强管理员工的指导工作，强化员工风险意识
企业在平时就要对公文管理人员开展定期培训指导工作，真正让其意识到公文管理与保密工作的重要性。管理人员也不要一直在嘴上谈论着要如何管理好企业的重要文件，而是要践行到日常工作中去。平时员工在整理公文以及其他文件时，需要叠放整齐，避免浪费不必要的时间在查找文件上。这样才能进一步的强化管理人员的风险意识，降低涉密性文件的风险。
（三）整顿公文管理部门，提高工作效率
在公文管理部门方面，建立员工问责制。在部门管理分工上要求明确，在出现问题时，各部门主动承担具体责任。其次，要提高部门之间的灵活性，整顿闲置部门，提高工作效率。除此之外，还要加强部门之间的沟通与交流，齐心协力的做好公文管理与保密的工作，减少失误的发生。
（四）构建相应的公文安全检查体系
在公文的管理与保密中，企业管理人员应定时检查、考核公文管理的具体情况。再者，对于公文传阅制度也要重点作为检查对象，要检查每天公文借阅去向，并做好登记处理，以便出现失误。此外，企业还可以通过建立二维码输入借阅人等信息，这样一来可以实时追溯借阅人信息，给公文检查上也带来了诸多便利[3]，同时也减少了在检索借阅过程中出现的漏洞，降低了检查过程中人力财力支出。最后，公文管理人员要加强网络防范，密切关注网络保密文件的备份是否受到攻击与窃取。
（五）建立相应的惩罚制度
企业员工在借阅公文上如出现没有按规定借阅以及拖欠归还的情况时，公司上层应建立一套相应的惩处制度来规范此类行为。避免再次出现此类情况。再者，公司员工不得与不相关的其他人讨论有关企业公文的任何保密性文件，违反规定者一律要接受惩处[4]。通过这样，不仅能减少员工借阅时的不当行为，同时也能进一步的强化员工的风险意识。
三、结束语
随着市场竞争的日益激烈，企业在为提高自身的核心竞争力上制定了一系列的公文来作为自己的行事指南，以便在业界占据一席之地，所以对企业公文采取高效的措施来管理与保密是十分重要的。只有这样，才能不让企业内部的重要机密文件资料外泄，才能提高其安全性，才能让企业放心依照公文行事。
参考文献：
[1] 穆泰然.关于办公室公文管理和保密问题的研究[J].祖国，2016（24）：95-95.
[2] 姚媛.办公室涉密文件管理制度研究[J]. 办公室业务，2017（22）：5-5.
[3] 张培晶.基于二维码技术的涉密文件保密管理系统[J].中国人民公安大学学报（自然科学版），2014（3）：48-53.
[4] 郭文娟，王雷.企业办公室的公文管理与保密问题探讨[J].财讯，2016（14）：80-81.
论文作者:王秀梅
论文发表刊物:《电力设备》2018年第11期
论文发表时间:2018/8/1
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