摘要：随着信息化的迅速发展，电子文件档案已广泛成为国家机关、社会组织以及个人的各种社会活动并与纸质档案并存的一种原生信息记录物，电子档案的显著优点，使其具有极强的生命力和发展空间，但电子档案也存在着一些维以避免的局限性，本文分析了电子档案的特点及电子档案管理存在的问题，并提出相应的对策。
关键词：电子档案；特点；问题措施
1 引言
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展和广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，同时档案载体的更新换代迫切要求档案信息化，而档案信息化的一个重要途径就是建立电子档案。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。因此，为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，就必须加强和做好电子档案的管理工作。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案与传统纸质档案的区别，指出了做好电子档案管理的若干措施，分析了加强其管理的重要意义。
2.电子文件档案的与传统档案不同
2.1归档时间不同
电子文件可以在文件办理完毕后随时归档，或在某一时间周期内统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，有档案工作人员接受登记，按事由原始给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档和完整率，另一方面也负荷电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2.2归档方式不同
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得发杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性，保证电子文件的法律凭证地位。
2.3在保管方式上有差异
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机的发展文件形成部门的配合，档案部门在接受到电子文件后对文件进行合适转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存贮的档案，保证信息资源方便利用。
3 电子档案管理工作中存在的问题
（1）无法保障档案的信息安全问题。在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取。所以，电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。
（2）无法追溯档案的原始性问题。传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。所以在电子档案管理中，一个非常重要的问题，就是原始性问题。
（3）很难辨别档案的真实性问题。传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。
4 提高电子档案管理的策略
（1）采取切实可行的信息保护措施。首先，应采取完善的措施，做好单位内部档案存储的保密工作，对外来病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，应维护好单位内部网络系统，通过对相应的专业人士的聘请，或者是成立专门的网络维护部，对单位内部的网络信息安全进行定期的检查，加强维护信息安全。另一方面，如果有异常或问题出现，需采取相应的防范措施，降低危险系数，抵御外来侵害。此外，还应进一步提升电子档案管理人员的操作技能，把好信息安全的第一关。
（2）制定严密、科学的电子档案工作的规范和标准。不规范的操作流程和工作标准，直接导致电子档案管理中大量问题的存在。所以，使电子档案管理效率得到提升的有效途径，就是制定一套切实可靠的严密而科学的档案工作的规范和标准。单位应根据电子档案管理的特点和类型，对电子档案管理制定完善的工作标准。同时对管理人员实行严格的监督，要求其在操作过程必须依据工作标准流程进行。一方面，可以对管理人员的行为进行规范;另一方面，也使电子档案的管理效率得到切实的提升。为使工作标准真正落实到位，还需制定相应的奖惩制度，奖赏和肯定那些高效实行工作标准和操作流程的人员，惩罚那些与规定标准不符合的操作人员，进而使档案管理的效率得到提升。
（3）提高档案人员的综合素质。档案的管理效率和单位档案管理人员的综合素质息息相关。正是由于管理人员工作上的疏漏才使电子档案管理中出现大量的问题。产生这些问题的原因，主要是由于档案管理人员不具备较高的职业素质和专业技能，所以非常有必要使档案管理人员的综合素质得到切实的提升。单位内部应定期组织培训，提高档案管理人员的水平，巩固他们的专业技能，并使他们的工作态度得到端正。管理人员在培训的过程中，还可研讨工作中存在的障碍和遇到的实际问题，共同寻找解决问题的方法和对策。同时，为了进一步激励档案管理人员的工作积极性，还应尽可能地为他们提供各种晋升的机会，使他们能够全身心的为单位服务，进而提升单位的档案管理工作水平。
结语
为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。
参考文献
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[2]高校电子档案管理刍议[J]. 武建明. 现代经济信息. 2016(21)
[3]浅析电子档案管理的应用与安全[J]. 李晓龙.兰台内外. 2016(06)
作者简介：黄双静（1986-03），女，本科学历，主要从事档案管理工作。
论文作者:黄双静
论文发表刊物:《基层建设》2017年6期
论文发表时间:2017/6/12
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