盐城市响水县人民检察院 江苏省盐城市 224600
摘要：基层检察院的档案不同于一般的档案资源，其具有机密性的特点，档案内容关系到相关人员的切身利益和国家未来发展，为此新时期对检察院的档案管理工作也提出了更高的要求。在信息化技术发展如此之迅速的今天，提高检察院档案管理工作的信息化建设水平有利于提高工作效率、减少纸质档案占用的空间，方便档案查找、借阅等。对此，文章探讨了基层检察院应该如何提高信息化建设水平，希望通过本文可对相关从业人员的工作开展提供一些参考意见。
关键词：基层检察院；档案信息化
1引言
基层检察院是我国检察系统中的重要组成单位，检察院的档案管理工作也是其各项工作中的一项重要管理内容，不过基层检察院的档案管理工作形式和方法目前比较落后，信息化建设水平低，专业人员和基础设备配置投入不到位等各种因素都对检察院实现档案管理信息化产生了重大影响。在当前信息化发展的大背景之下，加强对检察院档案管理工作的信息化建设研究具有重要意义。
2当前基层检察院档案信息化建设存在的不足
3.1信息化基础设备和人力资源投入不足
受检察院的资金能力影响，以至于在信息化设备采购方面的投入稍显落后，主要原因在于信息化设备的配置要求比较高，价格比较贵。同时还有检察院档案专职管理人员较少、兼职人数较多，办公室担负的职能比较多，除了几名机要的保密人员之外，剩余几人往往是身兼数职。我国对此早有规定，要在档案管理部门至少配备一名全职档案管理人，不过受到各种因素影响，不少检察院档案管理长期只有一人兼职负责，个人工作往往力不从心，除了诉讼类的档案之外，文书档案很多做不到及时清理，或者因为专业受限，档案归类不规范，真实性缺失问题严重。
3.2检察院档案管理人员变动频繁
检察诉讼档案对于专业性的要求比较高，因为档案专业人员较少，专业技术人员比例不高，难以适应档案管理的网络技术和各种信息手段。加上兼职档案人员的主要工作比较忙，不能在档案管理上分配较多精力，导致档案管理工作效率很低。在当前信息化迅速发展以及加强档案数字化工作大背景之下，缺少专职档案员以及从事该项工作的兼职人员变动频繁的现象导致刚刚进入状态的档案员又要被新人所取代的现象，造成档案管理工作的青黄不接。
3.3档案收集归档不及时、材料不齐全
为保证档案材料之间的关联性和保证文件完整，案件承办科室应该于次年的六月份对上半年已经结案的文件及时进行整理并移交到档案室，不过实际情况却是各个科室无法及时的对档案进行整理和移交，全靠档案员的督促，或者在移交的档案中间夹杂着很多上一年度甚至更久之前“丢失”的卷宗，严重影响档案的工作进度。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这也是导致档案材料不够完备的主要因素，有些承办人将不该归档的材料归档，这不但不会提高档案管理的效率反而会增加库藏负担，制约检察院档案发挥作用。
3加强基层检察院档案信息化建设应当注意的关键问题
3.1提高信息化基础设施的建设水平
档案的信息化管理的基础设备主要包括档案信息网络系统和档案数字化设备，他们都是进行档案信息传输和信息资源共享与交换的基础性设备，它们是构成先进档案信息网络的重要组成元素，所以进行档案信息化建设，选择对应的软件十分重要，现在由中纪委所研发的《档案管理系统》已在国内监察系统中推广运用。
3.2严格检查档案处理工作流程是否符合规范
检察院档案处理流程需要系统化，纸质实体档案存放位置要有序化，查询手段要实现科技化，同时要内嵌流程管理模块，实现档案管理和档案数字化工作的全智能。
（1）取卷。从检察院的档案室内拿出需要对其进行数字化的纸质实体档案，在取卷的时候需要注意，准确的记录所取得卷宗的位置并按照顺序拿取，避免丢卷情况发生，保证案卷的完整性。
（2）输入所选档案的档案号以及档案题名，然后进行更为详细的案卷属性录入。
（3）拆卷。通过手工的方式拆除案卷的装订称之为拆卷，若是纸质实体的案卷信息已经被保存在了系统当中还需要对其执行取消注册功能，在进行拆卷工作的时候需要注意一下几点：要保证案卷的完整，不得损坏；检查案卷内容是否有缺页、漏页问题；对于正副卷的标准是否准确；保持案卷的清洁度；去除案卷中的金属物质，标准好单双面，并对案卷扫面人员给与提醒。
（4）扫描。把那些属性已经录入好的卷内文件进行扫描，然后把得到的扫描结果录入到档案系统当中，在系统内嵌入扫描处理程序，在录入卷内文件的时候直接对扫描模块进行调用，可以在使用其他扫描程序的时候通过引入功能把扫描文件引入到档案系统当中，并提供批量处理工具。
（5）档案数字化的处理和审批。在系统内嵌路程模块，档案质量检验和审批工作实现流程管理，采用可视化效果会更佳，采用和传统审批工作中相仿的流程表单处理归档审批工作，根据需要自行设计。
（6）档案装订。对于已经完成扫描、索引和质量检验的卷宗要重新进行装订，装订的时候要保证恢复拆卷之前的样子，不得缺页和断页，顺序不得打乱，加装案卷的封面和编号，编号要与电子信息档案相一致，按照原装订的装订孔装订，左右对齐。
3.3提高档案信息化建设水平
信息化建设有利于提高档案管理工作效率和提高准确性，是今后重点加强的工作之一。检察院办公司要严格按照《数字档案室建设指南》要求做好数字化工作，保证数字化工作中的保密措施到位，在最短时间内完成档案数字化工作，实现电子文件在线和纸质档案同时归档。
4结语
基层检察院的档案信息化管理工作不可能一蹴而就，提高信息化建设要以目前现有的管理资源为基础，结合检察院档案管理工作的特点，开创性的进行档案信息化系统设计。加大信息化基础设备和人员方面的安排投入，为实现基层检察院的档案信息化管理目标营造良好的硬件基础。
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[4]李宾徐, 林帆. 基层检察院档案信息化建设的若干思考[J]. 上海档案, 2011(4):22-23.
论文作者:于江华 周晓丽
论文发表刊物:《科技新时代》2018年9期
论文发表时间:2018/11/14
标签：档案论文; 检察院论文; 案卷论文; 信息化建设论文; 基层论文; 工作论文; 档案管理论文; 《科技新时代》2018年9期论文;