摘要：通过电子档案管理系统的建设，现代档案管理工作可以大大节省人力成本和时间成本，提高工作效率，同时可以更加便捷地对大量档案资源进行归档、使用。从而引出了无纸化办公的应用。因此，本文分析了现今无纸化办公的优势，对当前无纸化办公环境下的电子档案管理与传统的纸质档案管理进行了比较，探讨了电子档案管理中易出现的问题，提出了相关的建议和对策，以供参考。
关键词：无纸化办公、档案管理、电子档案
也与时俱进，在逐步向无纸化环境转型。所谓无纸化办公，就是用计算机网络技术，将传统纸质文件改为电子化管理的模式。电子化档案管理方式具有更灵活、更科学、更具实用性等特点，较传统的纸质档案管理方式具有较大优势，所以实现档案管理的信息化、电子化，在新时代环境下对各部门提高工作质量都具有重要意义。与此同时，实现档案的电子化管理过程也必然存在一定的问题需要优化解决。
一：无纸化办公环境下档案管理的优势
在以往的档案管理当中，不仅需要提供巨大的空间供给档案进行存放，还需要雇佣相关的人员进行档案资料的整理、保护等，耗费了大量的人力物力.无纸化办公与档案管理实现无缝连接，能够减少档案管理工作成本，提高档案管理工作效率.而在电子档案管理当中，只需很少的人力与相应地电子设备便可以进行大量的资料信息管理，大大地节省了工作成本，并且通过专门的电子档案系统，能够快速地进行档案整理，节省了时间，提高了工作效率。
二：传统纸质档案与无纸化电子档案管理工作的差异
1.档案存储方式不同
纸质档案管理需要借助一定的实体物质为载体，并需要足够的场地对档案进行储存，由于纸张随着时间推移有可能会发霉发潮，或者被蛀虫啃咬、遇到火灾水灾等，导致档案资源的损毁，所以还需要对纸质档案采取一定的防潮、防虫、防火等保护措施。而电子档案存储可以借助网络数据库，对档案信息进行数字化保存，大量的信息存储不占空间，但电子档案在存储过程中数据信息却更容易泄露，且电子档案存储必须借助计算机网络技术才能完成，一旦发生停电或者硬件设施故障，则可能造成大量重要档案信息的丢失或损坏，所以使用电子档案存储方式需要设定专业的数据保护程序，并对档案信息做好相应备份工作，其技术水平要求更高。
2.利用方式存在差异
纸质档案是可以直接呈现在人们的眼前，人们只需要办理相应的手续便可以直接获取信息.但是，由于纸质档案是实体化的，因此在时间与空间上具有一定的限制，无法为所有人在同一时间提供服务.而电子档案只需进行一次信息录入，便可以随时随地地为人们提供档案信息.但是由于电子档案是以数据的形式存在的，因此在利用时需要配以相应的设备来进行查看。
3.档案归档存在差异
传统的纸质档案在归档的时候是在固定的时间进行分类归档的，这个时间大约是1年两次，对于较为重要的档案可以根据其所分的领域的分区进行归档.而电子档案可以进行实时归档，也可以进行定期归档，文件只需要以正确的形式发送给档案管理人员，管理人员进行登记，就可以完成电子档案的归档。
三：电子档案的管理过程中出现的问题
1.对电子档案管理工作的重要性认识程度过低
由于有些档案管理人员对电子档案的管理工作没有一个全面的认识，不重视对电子文件的收集和整理，从心理层面拒绝接受信息时代的改变，对电子档案的管理工作采取消极的态度对待，所以他们在日常的办公中没有对电子文件进行整理和归档，使得很多电子文件处于自生自灭的状态。
2.电子档案的法律效力没有明确
依据纸质文件具有其被社会公认的法律效力，纸质文件的原件天然具有法律凭证性质.但是电子文档由于其灵活和易修改的特性，很难具有相应的法律条文支持其法律效力，电子文档至今无法具有较为强力的法律效力。
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3.档案无纸化办公安全性不足
在电子文件应用过程中虽然具备传递快捷、操作简便以及存储空间小的应用优势，但是在具体运行过程中有着安全性缺乏的特征，对于其长远的保管跟存储也会造成比较大的影响。比如说在电子文件的使用过程中无法进行直接读取，信息容易被更改，并存在有信息丢失的风险性，也就给电子文件的管理工作带来了非常大的挑战。
4.缺乏综合管理素质
较高的专业人才目前我国大部分档案管理工作者都是在纸质档案管理方面经验丰富，但是在计算机网络技术方面知之甚少，无法熟练掌握电子档案管理的技巧，具有现代科技水平的专业档案人才较少，这在一定程度上限制了档案管理的信息化发展，所以应当大力培养电子档案领域的高素质综合管理人才，让其投入电子档案的具体管理岗位中，或者让其对现有档案管理工作者进行科学、专业、细致的指导，以点带面迅速实现档案管理的电子化管理模式改革。
四：档案电子化管理的改进措施
1.建立健全的法律法规规范电子档案管理
工作目前有待解决的最大的问题就是关于电子档案的法律效力问题。政府部门可以从以下几个方面制定电子文件转换成档案的过程中的一系列法律问题：
（1）首先要确定档案馆在电子档案管理过程中的主体地位，要授权给档案馆，使其有权利将电子文件转换成电子档案，然后对电子文件进行归档、保存和管理。
（2）必须明确电子文件的制作程序以及保存要求，制定明确的档案利用制度，完善用户在使用电子档案时的签名制度，对电子档案的保管、档案的真实合法性以及档案的原始可靠性进行保障。
（3）为了保证档案的真实合理性，就必须明确规定电子档案的法律效力。
2.提高档案管理人员的思想素质
档案管理工作涉及方面甚广，且十分重要，因此在管理工作开展之前，首要任务便是树立起工作人员正确的档案管理意识.档案人员作为档案管理工作的主要负责人员，在工作当中只有树立起正确的档案管理意识，重视起档案管理工作，才能够在工作当中自律、敬业，并督促他人，共同致力于档案管理，减少在档案管理工作中的错误，确保档案管理工作正常进行。
3.加强对档案管理的安全化管理
在档案管理过程中的无纸化管理设置范围比较广泛，这也就需要制定一个切实可行、安全可靠的安全措施，来保障各种数字档案的安全性。首先需要采取物理隔离的措施，也就是构建一个完全独立的档案管理系统，并通过存储跟利用互相分离的技术策略保障电子档案的有效性，此外还需要采取合理的数据管理安全措施，其需要进行严格管理权限的设置，在档案信息管理系统的功能设计上面需要采用功能授权、数据审核权以及数据操作权三权分离的模式，也就能够促使电子文件数据的安全性得到进一步的提升。最后需要对电子文件的归档范围进行规范化处理，保障电力文件不会出现损毁以及失散的情况。对于档案管理过程中出现的一些网络安全漏洞也需要进行及时的修补跟处理，并做好病毒的防控工作。
4.加强对新型管理人才团队的建设
在进行管理人员人才队伍的建设中，要注重对人员的多学科培养，招收复合型管理人才，逐步优化内部管理人才机构，加强管理人员的素质，避免管理过程中有人利用电子档案信息进行违法乱纪行为。
结束语
由此可见，无纸化办公未来将在更多的领域替代传统纸质办公模式，无纸化电子档案管理虽然为档案管理者提供了便利，但是随着社会发展，会有越来越多的电子档案需要进行管理。因此各档案管理人员需要对现有电子档案管理工作中存在的不足之处有一个清晰的认知，然后针对性采取相应优化措施，这样才能够有效促进无纸化档案管理水平的进一步提升，对于企业以及社会的发展也有着一定的积极意义。
参考文献：
[1]朱文澍.现阶段无纸化办公条件下的电子档案管理研究[J].办公室业务，2018（07）：63-64.
[2]何维.OA无纸化办公环境下的电子档案管理[J].办公室业务，2016（20）：173+187.
论文作者:李志全1,王建飞2,阎帝3,刘海洋4,王栋5
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/16
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