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文章编号：1005-9652(2000)03-0009-04 中图分类号：G270 文献标识码：A
目前电子文件、电子档案已经成为档案界的热门话题，但是，过热也未必就好。因为社会和科学技术的发展都有一个过程，完全的无纸化社会能不能到来，什么时候到来，人们还难以预见。因此，在相当长的时期内，尤其在我国，仍然要以传统的档案（主要以纸质为载体的档案）为主要管理、利用对象，传统档案与电子档案并存的时间将更长。过热或过于超前的行为，会给传统的档案工作带来大的冲击。新的事物冲击旧的事物，有利于事物的发展，但不适当的冲击，也会影响其发展。因此，目前既要着眼于未来，迎接电子档案时代的挑战，又要务实传统的档案工作，在继承的基础上求得发展。
一、档案最主要的品格是具有依据、凭证性，并便于长久保存
当今的信息管理系统中，主要存在三个专业，即图书馆专业、情报专业、档案专业。它们之所以能立足于社会，是因为它们各有自己独特的社会功能。图书馆的功能主要是对大量的知识、信息载体，即各类图书和传统的声像资料等，集中管理，供人们选择借阅。它犹如一个大型百货公司，品种齐全，使人们能够各选所爱。它的特点是采用等待式的定时服务。情报工作与图书馆工作相比，发展较晚，它是在图书馆工作基础上发展起来的。大约在19世纪末，20世纪初，由于新的研究成果越来越多，知识量迅速增加，许多研究和利用人员凭借自身的力量无法掌握所需的最新知识信息，便发展了情报工作。情报工作采用了主动服务方式，针对性更强，它可以协助研究人员或需要者及时地、也较为省力地捕获有关的信息。档案学专业的发展成为一个行业就更晚一些，它的特点是收集社会实践活动中有关部门直接形成的真实或原始性记录性文件，经过处理和储存后供有关人员使用。图书、情报、档案都具有信息本质，但档案信息是最原始的，最真实可靠的，所以它对社会实践、人类社会发展研究起依据、凭证的作用。上述三种专业各有自己的优势与不足，但它们相辅相成，共同构成人类信息的储存、使用和交流的管理系统。
文件是档案的前身，凡具有依据、凭证和历史研究价值的文件，经过整理、鉴定后均可能转化为档案。所有作为档案或非档案的文件，经过压缩、改编后都可以在交流过程中转化为资料。现代社会通过各种网络传递交流的电子文件，如果它具有依据、凭证作用和历史保存价值，均应通过一定的技术手段和程序归档储存。但处于网上流动中的电子文件，因处于动态和自由交流状态，对一般利用者来说，其真实性、可靠性无法印证，其性质和资料一样，只能供使用者参考。作为一个档案工作者，我们应该确认文件和档案是两个概念。现代文件概念的覆盖面较广，只有具有保存价值，即依据、凭证作用的文件，经过鉴定，归档后才能成为档案。有人讲文件和档案从实质上讲，是一样的，不能把归档看做是文件和档案的分界线。我们说，文件和它归档后存在的相应实体固然是一样的，但它们的性质、作用、品格却不一样。档案工作者要求归档文件的字迹要工整，要有时间、地点，有起草人和审批人签字，而且要经过鉴定确认，因而它具有依据和凭证作用和历史价值。我们所说的归档，实际上是一个过程，包括了征集、整理、鉴定等一系列工作，说它是对文件的再加工和确认过程，并不过分。
由于档案的特有功能，人们对它的要求必然是长期安全保存。不能被长期安全保存的文件，也就起不到应有的作用，所以不宜归档保存，例如用圆珠笔、纯蓝墨水等形成的文件，由于不具有长期安全保存的品格，所以一般不宜归档转化为档案。
综上所述，归档文件必须具有两种品格，一是原始性，真实性，具有依据、凭证价值；二是能够长期安全地保存。否则，它就难以取得档案身分。
二、传统的纸质和声像档案的优势和不足
传统的纸质和声像档案具有上述两种品格，所以它在社会实践中发挥着社会管理、科学研究和历史研究的依据、凭证和查考作用。
传统的纸质和声像档案不易伪造，如有伪造，通过一定的技术方法是可以识辨的，这是它的优势之一；
传统的纸质和声像档案，档案信息与其原载体是一个不可分离的共存体。例如毛主席诗词真迹，比起它的排印本、甚至影印本其价值高出千万倍。就是科学试验形成的档案，例如我国第一颗原子弹爆炸的录音磁带，至今已36年，其所记录的声音信息早已消失，但其载体——磁带，依然保留着超越人们视听功能的历史信息，因而，依然具有较大的历史和文物价值。因为它反映的仍然是第一次核试验的科学水平和历史状况，其本身是无可替代的历史记录物。传统的纸质和声像档案，其信息和载体的一体化，共同反映历史的真实性，是传统档案的优势之二；
传统的纸质和声像档案，直观、形象，纸质和某些声像档案不用设备就可阅读，便于使用，这是它的优势之三；
传统的纸质和声像档案，可以长久保存，例如我国以宣纸为载体的历史档案能完好地保存500年， 就是一般传统工艺纸张为载体的档案，也能完好地保存百年以上。因而，长期保存，是传统纸质和声像档案的优势之四。
传统的纸质和声像档案，虽有上述优势，但也有其缺点，主要是不能超时空进行利用、交流。
三、电子档案（文件）的优势和不足
电子档案的优势和不足目前有很多文章进行了论述，本文仅概括地谈谈看法。
电子档案可以方便地采用网络进行传输，使人们可以超时空地交流、利用，这是它的优势之一；
电子档案可以方便地进行检索和摘录、转录，这是它的优势之二；
电子档案，主要是设计档案，可以随着实物的变化方便地进行更改；同时在产品改造中，又可以以原产品的电子档案为基础，进行设计修改，不但便捷，也可节省大量的劳动和经费，这是它的优势之三；
电子档案信息存储密度大，可以大大地节省档案馆（室）库房空间，这是它的优势之四。
但是电子档案却具有它的致命弱点，至少在当今时代是这样。电子档案具有易改性，而且修改后可以毫无痕迹，真伪难辨，因而依据、凭证性差，在当今社会基本上不具有法律效能，这是电子档案最致命的弱点。
电子档案由于操作错误、病毒感染等原因均会造成信息的部分或全部丢失；电子档案的寿命短，软盘寿命为3年，磁带寿命为10年， 光盘寿命为20～30年，到期前必须转录，而转录中也会造成信息丢失或质量下降现象。因而，电子档案信息存储的安全性差，寿命较短，这是电子档案的第二个弱点。
电子档案还存在其他弱点，如对设备的依赖性。但是这种弱点不是致命性的，只要档案工作者注意电子档案文件格式的转换，其档案信息也是可以长期保存和使用的。
综上所述，电子档案具有许多优势，但是它却存在着上述两个致命的弱点，从当今社会看，从传统角度衡量，它与传统档案的品格相差甚远。然而，人类社会的发展，文件形成的电子化是个发展趋势，加之科学技术的发展，从理论上说是能够改变电子档案的品格的，那时的电子档案除具有已有的优势外，也许还会具有传统档案的品格。但这只是未来的事，什么时候能够达到这一水平，人们还难以说清。
四、在相当长的时期内应以传统档案的征集和传统档案工作为主
由于电子文件、电子档案是个新生事物，并呈现发展趋势，人们倍加关注，有实践经验的人在写文章，没有实践经验的人也在写文章，声势很大。这种声势的形成既有其正常合理的因素，也有不太正常合理的因素，两者都促进了声势的扩张。但是，这种过热和声势形成了两种反响，一是关注电子文件、电子档案，研究电子文件、电子档案，它是积极的，符合事物发展规律的。另一种反响是冲击和冷淡了传统的档案工作。表现之一，看不见或轻视了传统纸质和声像档案的优势。如果看不到传统纸质和声像档案的主要品格，看不到可以预见的未来档案仍将是以纸质等传统载体形式为主要形态，而仅仅看重了它的不足，自然会对传统的档案工作产生误解或缺乏兴趣。这种后果是极其严重的。表现之二，不顾实际需要超前电子化、光盘化。我们这里所说的不顾实际需要或超前，一是指：本来没有电子文件产生或电子文件产生不多的单位，偏要把文件全盘电子化。例如有些地区，有的单位还没有微机，也要求他们借用微机搞电子化。这样的超前，实际上并无必要。二是指：本来没有利用上的需要，也就是在传统的纸质和声像档案尚能满足现实利用需要的情况下，偏偏要全盘光盘化。光盘的寿命只有20～30年，确保安全的时间也只是20年，在没有需要的情况下，使光盘的闲置时间过长会造成人力、财力的浪费。我们说传统的档案部分光盘化，是可以，也是必要的，例如对于某些变质图纸、纸质文件、磁带、软盘等为了提高质量和较长时间的保存是必要的，但不管什么文件全盘光盘化，就没有必要。三是指：不讲实际地对档案学理论进行冲击。过多过早地夸大电子档案理论的形成和建立，必然造成对传统档案理论的冲击和否定。例如有的学者谈及电子档案的产生会发生档案学理论的重大变化。我们说档案学理论也和其他的学科理论一样，是在发展的，新的东西总要出现，总要代替某些旧的东西。电子档案是个新生事物，对于电子档案的管理也会有新的理论产生，但它不会动摇档案工作的理论基础，而只能是充实和发展。同时电子档案时代的到来也要有个过程，全盘的无纸化、电子化也是不可能在一个早上突然降临。实际的档案更是如此。即使当今保存在世界上的纸质和传统的声像档案全部数字化后，其原件也需要保管。传统的纸质档案和声像档案在很长的时期内，仍占主导地位，就是在相当长的时期以后，它们仍然会与电子档案并存。
那么应该如何对待传统的档案和档案工作呢？
（一）充分地认识传统档案的优势
既要看到电子档案的发展趋势，研究电子档案，总结管理电子档案的经验，又要充分看到传统档案的优势，立足于现实工作。具体说，要从各个单位的实际需要出发，有所不同。从指导思想上讲，要循序渐进；从理论宣传上讲，要适度，不可过热。特别是目前，如果过热或过高估计电子文件的优势，轻视它的不足，必然动摇对传统档案工作的信念，甚至漠视传统档案的理论。
（二）保护纸质档案就是保护人类的历史
基本的无纸化社会到来之前，纸质档案在社会上仍将保持其重要地位。就是基本上的无纸化社会到来之后，保护传统的纸质和声像档案，仍是档案工作的重要任务。无纸化社会或基本的无纸化社会何时到来，没有一个学者能够作出准确判断，人们只能说要经历相当长的时间。那么在这相当长的时期内，必将仍以纸质档案为主。又由于产生纸张以来，所有的历史档案其载体基本上都是以传统的纸质档案存在的。因此，保护纸质档案就是保护人类历史，它将成为档案工作者的永远性的任务。将来，科学技术的发展，一方面有可能使电子档案具有依据、凭证性和长期保存的安全性，使电子档案得到发展；另一方面也可能采用一定的技术措施，使现有的纸质档案得以永久保存。这就是说，电子档案与纸质档案并存管理，将是几百年，上千年的事。更何况，在此期间，又一种更优于电子档案更接近于纸质档案的文件保管形式的出现，也不是没有可能。但是只要人类保存证据寻求记忆的追求不变更，不衰减，传统档案的基本原理及其保存原则就不会改变。那么，我们作为一个现实主义者，在相当长的时间内仍然需要以传统的档案工作为重点，致力于发展传统的档案工作。我们应该有这样的认识：做好传统的档案工作，保护纸质档案，就是保护人类的历史，是档案人员的永久性任务。
（三）根据实际需要归档纸质文件或电子文件
1.目前状况下，各单位都要首先归档一套纸质文件
除科技电子文件外，目前的电子文件，多数单位是伴随着纸质档案的形成而从属形成的。从程序上看，先形成软盘等电子文件，真正的需要是打印纸质文件，然后经审批、签发形成正式文件。办公自动化高度发展的部门，从现行工作需要出发，也许不需要形成纸质文件，而直接形成网上文件。但是在目前状况下，上述两种情况都应首先保证归档一套有领导签署的纸质文件。需要不需要实行两套制呢？即既归档纸质文件，又归档电子文件呢？笔者的观点是归不归档电子文件要根据实际需要。现行文件已经上网的单位，或近期考虑上网的单位，应实行双套制，应同时归电子文件。否则，电子文件亦可不归档，保存在形成者手中，供他们自行应用。软盘的寿命只有3年，在没有需要的情况下， 归档管理会造成管理上的许多麻烦。如果从较长的需要考虑，将软盘转录为光盘，归档光盘那当然是可行的，但对于许多单位来说，纸质档案能够满足需要，就不必多此一举。但是CAD （电子辅助设计）电子文件的归档要实行双套制，其软盘也要录制成为光盘。同时根据CAD 软盘打印出的设计定型图纸是必须归档保存的。CAD光盘的用途很广， 利用它可以复制图纸，修改图纸，节省大量的人力物力。但电子文件在目前技术条件下，不具有安全性，不归档纸质文件是不妥当的。在科学试验中，例如记录卫星运行状况的软盘，亦应录制为光盘，归档保存。当然，为了现行工作由软盘打印出的纸质文件及其分析数据，亦应归档。
2.已有的纸质档案如能满足需要，不宜光盘化
对于各单位已保存的大量纸质档案，其光盘化也要根据实际需要，从实际出发。如果没有上网的需要，只是为了本单位的检索使用或某些方便而将纸质档案全盘光盘化，那是得不偿失的。光盘虽有检索、使用上的方便，但是利用者最感兴趣，最终要使用的仍然是纸质档案。
（四）传统的档案缩微化是保存档案信息的最佳选择
大概在90年代初、中期，在保护档案原件方面，档案界追求的还是档案的缩微化，那时有条件的单位都投资数十万元，购置了设备。但缩微化热潮刚刚到来不久，便受到了光盘化的冲击，使档案缩微受到了冷落。然而面对光盘化和缩微化问题，我们仍然需要冷静，不能像“大跃进”一样，今天跃进这个，明天丢掉这个，又跃进那个。光盘化在档案的超时空交流、利用上有它的好处，但是储存档案信息，在目前情况下，还是首推缩微化。笔者最近拜读了中国人民大学档案学院谢小能、刘培平同志的文章，他们说出了笔者要说的话。用缩微方法存储档案信息具有许多优点，其一：缩微胶片，聚酯片基者寿命可达500年以上， 就是醋酸片基的寿命也达一百余年；其二，缩微摄影技术是模拟影像记录，它不仅记录了文件的内容信息，也记录了文件的外部特征，能够满足反映“真迹”的需要；其三，缩微平片，每份文件制作有标头，（报告号、题名、作者、页数等）肉眼可读，且每份文件可以根据保密程度灵活地提供给不同用户。美国政府的四大科技报告，实际上就是美国科技档案的主要组成部分，它的发行自第二次世界大战开始直到现在仍然采用平片缩微方式。为什么这一方式六、七十年了仍然具有强大的生命力呢？除它的高密度信息存储，安全、稳定外，就是便于严格管理。美国政府四大科技报告，分为机密、秘密、公开三个等级，公开又分为公开限制发行（内部发行）和公开非限制发行两种情况。他们可以根据国内的实际需要和报告的保密情况，向不同单位提供不同范围的报告。公开非限制发行部分主要是对外，像我国能够订到的只是公开非限制发行的部分。但是随着时间的推移，有些报告将失去原有的保密价值，而逐渐降密和解密，扩大使用范围。这种以“份”为单位，同时每份文件又编制一个不同的报告号的连续出版物，能够根据不同密级，灵活提供，特别是密级处于不断调整中的报告，采用缩微平片的形式，更为适合。那么，我国的档案信息存储，不但可采用这种方式，大范围的提供也可采用这种方式。但是档案缩微不排斥光盘利用。据了解，美国政府的四大报告，其检索工具是光盘，其公开发行部分亦有光盘版。光盘有它的优势，但不是全优，尤其在安全可靠存储档案信息上，它远不如缩微胶片。所以，我们一定要全面地看问题，对传统的档案工作，包括档案缩微问题，不能轻视。
综上所述，在电子文件、电子档案的热潮中，绝不能轻视或淡化传统的纸质、声像档案工作，也不能排斥传统的缩微工作。电子文件是个发展趋势，但电子档案在目前还不具有档案的主要品格，所以在目前或相当长的时间内，仍应以传统的档案工作为主。电子文件、电子档案的发展，丰富了档案工作的内容，但它不会动摇档案工作的基本理论。所以，当前我们的任务是研究电子文件、电子档案，通过试点积累电子档案的管理经验。但作为广大的具体单位看，更重要的是务实当前，扎扎实实地做好传统的档案工作。我们应该相信，一切的现代化都是建立在原有的即传统的档案工作基础上的，没有优良的传统档案工作基础，任何现代化都不可能是高质量的。
收稿时间：2000—03—11