美国邮政档案的保管、著录和处置，本文主要内容关键词为：美国论文,邮政论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2008)02-0030-03 中图分类号：G279.1 文献标识码：B
邮政档案，是指存在于众多馆藏中的邮票以及已经用于邮政用途的信封，信笺，明信片以及信纸。档案工作人员经常为了减少体积庞大的馆藏或他们认为某些信封不值得保存而予以丢弃。有时，信封上的地址和日期等信息被用铅笔写在原稿上，并且用方括号括起来。认为信封缺乏档案价值，这是一种误解。由于这种误解的存在，档案人员没有对信封进行有益的保存。是否对邮政档案进行保管，由涉及不同领域的档案专家来决定。尽管档案人员经常丢弃信封这一事实依然存在，但专家认为仍然应该对邮政档案进行保管。
邮政档案的保管
邮政档案有许多种标准保管方法，我们在这里对其中一种进行阐述。大多数邮票的性质原本都不甚稳定，因为它们通常是用酸性较强的纸张制成的。用在生产邮票上的纸张种类，要比用在特殊印刷用纸上的种类多得多。邮票的永久性问题几乎很少受到人们的关注。不仅许多邮票是用带有毁坏性添加剂的酸性纸张制成的，而且它们通常还包含酸性的树脂性的黏合剂，一些邮票和封面也用有害的墨水和颜料印制。通常，邮政材料应该保存在化学条件不敏感（如聚酯薄膜）或PH值呈中性的环境里。档案人员以及研究者应该用邮票镊或者戴上干净的棉手套取放邮票，无粉尘乳胶手套或指套也都可以使用。如果可能的话，不要撕开整版或者成对的邮票，包括其边角。这些完整的邮票具有很高的价值，但已经很少见了，需要广泛地收集。因为大多数商业邮册以及库存书籍都是酸性的，所以邮票以及封面也应该保存在相应的档案保管环境中。通常把年代较久远的收藏品嵌入到酸性薄玻璃纸中。如果条件允许的话，可以对这些收藏品进行影印或覆上一层薄膜以保存其原稿，避免进一步的受损而从记忆中消除。人们对于一些邮政档案的兴趣逐渐提升，这些邮政档案包括保留或者捐赠给邮政研究图书馆的早期的邮册，邮政方面的书籍，以及目录等。
集邮册中的邮票应该单独在不敏感的塑胶环境下保管，封面以及其他邮政材料可能应该用专门保管档案的塑料薄膜包裹起来。至少一个档案设备供应公司现在已经意识到需要用特制的材料来存放邮政档案了。
理想的邮政档案储存条件是湿度30%以及50F（10℃）；但是，如果邮票存放在一个湿度65%以下，64F（18℃）以下的环境中，大多数模具的损坏是可以避免的。模具较适宜静电空气条件，因此应该在长期储存中保持一定的空气流通。如果无法避免湿度过高，那么应该用档案专用的聚酯薄膜插入到邮票中或者将邮票贴上胶带，以防其粘连在一起。
安全对于档案的保管来说是另一个重要方面。有价值的档案收藏品或令人觊觎的邮政档案会遇到严重的安全问题。如果一个档案工作者准备用一大笔钱去保护邮票的话，那么首选应该用于防盗。美国图书馆协会的稀有书籍及原稿分部安全委员会认为，永久性的标记特殊收藏品是非常重要的，因为这对小偷来说具有明显的威慑作用，而且管理人员也能更积极地确认失而复得的被盗财产。为了坚持这些方针政策的实施，许多稀有书籍管理员认真仔细地将所有权印章盖到他们的书上。但是，这种做法是有争议的。因为通常这样做会降低书籍的经济价值。同样，邮政档案任何的变动，修补或几乎任何的印章，也都会严重降低其经济价值。邮政档案上的所有权印章或是为了避免偷盗行为而采取的各种方法的蓄意破坏，都是不可取的，因为档案工作者从职业操守角度来说必须保证他们所管理的档案的安全以及不受到物理上的破坏。
保护具有较高价值邮政档案的较好方法是扫描，照相，穿孔，固定中心，或者对特殊的邮戳进行缩微。邮政档案从馆藏中被分离出来进入到一个更安全的环境中，研究者也必须在更严格的条件下利用它们。为了更好地保护原件，使用高品质的复制件也可以达到利用的目的并且减少了取用原件的次数。将封面与原件馆藏分开是很有必要的，一个封面的替代影印版应该与原件一起存放，这样能够保持馆藏的原始顺序。为了帮助邮政历史学家，原件的封面也应该和原件的影印版放在一起。只要是为了保护原件可以减少取用的次数，高品质的复制件也可以为研究人员提供利用。
邮政档案的著录
由于档案人员一般忽视了邮政档案方面的文化意义，因此，含有邮政材料的许多档案没有得到整理，这样，也就不能够引起邮政历史学家的注意。所以，邮政历史学家仅将其研究重点集中在家用集邮邮票上。但原始馆藏资料仍然是研究邮政历史的最好的资源。当更多的公众开始了解并开始利用邮政档案这一档案资源的时候，档案人员便可以保持并且改进邮政档案的利用方式。邮政历史工程就是这样一个例子。它将北卡罗来纳州档案馆中的邮政历史档案编成了目录，其他档案库也跟着效仿。检索工具应该对更多的有价值的材料进行著录，以便让邮政研究者对其资源的出处进行定位。重要邮政收藏情况的记录，对邮政材料本身也起到了一定程度的安全保护作用。
著录馆藏的主要方式是编目文件和检索工具的目录。像其他馆藏的组成部分一样，对邮品档案的著录，也应以组为单位进行，而不是逐条进行。在目录文件中，档案人员应该用可控性的术语以及能概括大类的词汇来划分重要的邮政档案。在目录或其他检索工具中所使用的术语和词汇需能够将邮政档案以系列区分开，从大类到小类缩小其查找范围。
在所有馆藏中，对于邮政历史和邮票的在线利用仍然受到邮政馆藏数量的限制。RLIN和OCLC’s World Cat这两项调查显示，在检索到的一百份馆藏中，被鉴定为是有价值的邮政档案少之又少，而且，这还只是对邮政历史馆藏数量的一个粗略估计。
《图解国会图书馆辞典》对著录的项有明确的限制，其中包括：邮票，明信片和信纸；《盖特艺术建筑辞典》包括的著录项更多一些，有邮票，邮戳，航空邮票，预付邮票，特殊的递送邮票，无线电报，取消的单子凭证和盖章。因为1700本不同的邮政书籍已经做了目录，国会主题图书馆为普通词汇主题条目提供了最合适的来源，而且这些词汇主题条目能够描述多种邮政材料，并且对多数邮政历史学家来说非常重要。
图1 1864年7月出自马里兰州的特拉华城堡监狱
这是一名战犯的信封，上面一般要标有“EXAMINED”（“已检验”）字样，表示监狱管理人员已经对其进行过检查。
图2 出自1864年阿拉巴马州蒙毕尔市
从信封的背面可以看出，此信封是由墙纸制成的。美国南北战争后期，南方的纸张供应极为短缺。
邮政档案的处置问题
在1994年的美国社会档案学者会议上，一位邮政经纪人向鉴定部门陈述一个事实：档案馆以安全和资金的名义将稀有而且昂贵的邮品卖掉了。在观众席上的一位档案学者也很遗憾地说，他掌握的资料是，一位原图书管理员从信封上把所有邮票都撕下来拍卖了，得到的金钱上的利益是为了维护其他档案。
档案学者的职责是收集并保存原始材料，并将其情报价值提供给利用者进行利用。档案学者不应该复制亲笔签名的信件或是重要的文件，而把原稿卖给私人收藏者以便为了谋取一些利益。同样，邮政档案也不应该采取这样的做法。除非该邮政档案的拥有者或档案馆馆长做出慎重的决定，决定要处理那些档案资料时，才能处理。否则，应该修订档案处理手册，在上面详细列出信封以及其他类的邮政档案，将它们一直保存下来。
许多邮政研究学者声称，在真实的邮票中寻找研究对象要比在一份档案中对其定位并且进行研究要容易得多。事实上，有关19-20世纪邮政材料的大部分研究都源于私人收藏。许多收藏家们认为，档案中保存的邮政历史使得重要的邮政材料免予流通，而较少受到破坏和丢失。但是，对于开放的市场来说，却剥夺了邮政历史学家掌握重要信息的权力。当重要的信息材料收藏于私人手中时，对于邮政方面的研究其实是受到了阻碍。公共档案馆中的材料包含的一切公开的文化遗产为每个人提供鉴定、研究以及教育方面的服务，而不仅仅只为那些能够买得起他们的人提供私人服务。正如一位著名的邮政学家带有讽刺意味的话语：“我们应该去研究那些私人邮票齿状部分的内容，而不管那些历史学家和其他人，不是吗？”
档案学者不应该将一个机构范围内的收藏品卖掉，因为这些收藏品很可能对于一个单位的遗产或历史很重要，或者具有某种文学和历史研究价值。而且，档案材料的买主很可能不可靠。即使这种买卖被允许，一些公共机构也很可能要求在政府目录中去除掉额外的目录，并且买卖得到的这笔收入一般都会划归到机构的公共收入中，并没有使得馆藏档案直接受益。所以，许多档案馆认为卖掉邮政档案是不值得的。但是，少部分档案馆还是选择通过一些专业的指导有选择地卖掉一部分邮政档案。有些时候，这能带来一大笔用来支持该档案馆的主要馆藏的收益。但这些行为必须得到警告，不管是对任何档案馆还是博物馆。保存邮政档案当然是最理想的行为，但如果非要处理掉他们的话，拍卖是最好的方法。
结论
许多档案学者忽略了邮政材料的鉴定、保管以及著录。没有认识到这些材料的档案价值是一个鉴定问题。而且好的著录将很可能提高馆藏。认识到邮政材料的价值，并且对其进行有效的著录，这就要求档案人员以新的方式进行思考并学习使用一种新的语言。考虑到新进研究人员的数量和研究人员可能发现的内容的意义，上述这些努力是非常值得的。
收稿日期：2008-03-16