电子文件凭证性溯源及内涵研究，本文主要内容关键词为：凭证论文,内涵论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[分类号]G270.7
电子文件的凭证性是电子文件的命脉，是其之所以能够成为电子档案，并在信息时代记录人类历史的关键。然而，长久以来人们对电子文件凭证性的认识还不清晰，这种概念上的含混使得以凭证性保障为核心的电子文件管理工作在实践中缺少遵循依据，最终将会导致因留存了不具有凭证性的电子文件而使得人类历史出现空白。因此，深入分析电子文件凭证性来源及其内涵是档案和文件工作者急需解决的首要问题。
1.文件凭证性分析框架
电子文件是传统文件适应信息时代发展要求而产生的新事物，其凭证性应与传统文件具有共性，因此追溯传统文件凭证性概念及其来源，可以为深入认识电子文件凭证性提供分析框架和理论借鉴。此外，为了确保分析的权威性和科学性，应从与凭证性相关的法律法规和文件、档案理论两个角度探求其本质。
1.1 从文件、档案理论角度分析文件凭证性
通过调研笔者发现，当前我国的文件、档案领域对于文件凭证性的认识还不统一，分歧主要存在于对凭证性概念的定义和对凭证性来源的认定，主要观点如下：
1.1.1 文件的凭证性源于其固有特征
传统文书学认为凭证性是文件的固有属性：是文件所具有的，从法律意义上对有关事物的性质、状态提供有效证据的属性①。这种属性要求文件必须是有效的，表现为文件既是形成者意图的凭证，又是收文者事务处理的凭证②。而这种有效性的主要来源在于：文件形成的直接性特征和文件具有法定效用特征。
由此，从传统文书学角度看：首先，凭证性是文件的固有属性，凭证性的起始点是文件形成的那一刻，其次，这种凭证性源于文件形成的直接性特征和文件的法定效用特征。
1.1.2 文件的凭证性源于其向档案的转化
在档案学领域，凭证性研究大多与档案相关联，而甚少提及文件的凭证性问题，也就是说在档案学者看来，只有当文件成为档案的那一刻，它才具有了凭证性。档案学认为，凭证性是所有档案必然具有的基本属性，它使得档案能够呈现出凭证价值。对于档案凭证性的来源，邓绍兴、陈智为两位学者认为“档案之所以具有凭证作用，是由档案的形成规律及其本身的特点所决定的。”③这一论断也得到了冯惠玲、张辑哲两位学者的支持。④
由此，从档案学角度看：首先，凭证性是档案而非文件的本质属性，凭证性的起始点是文件归档的那一刻，档案的凭证性源于档案形成的直接性和档案记录的原态性。
1.2 从法律法规角度分析文件凭证性
2007年版《现代汉语分类大词典》如此定义凭证：凭证即证据。《中华人民共和国刑事诉讼法》第四十二条规定：“证明案件真实情况的一切事实，都是证据。”由此，文件、档案的凭证性也可理解为证据性，那么是否凡文件、档案都可作为证据使用呢?证据学与文书学、档案学有不同的认识。
证据学认为证据材料是否可以成为凭证是受证据法制约的，只有满足我国证据法要求的才有资格在我国成为证据；且具有证据资格的证据材料不一定具有同等的证明力，即法律效力。因此，文件、档案作为一种证据材料，其凭证性源于两方面，第一，是否有资格成为证据，第二，证明力度大小。
《中华人民共和国刑事诉讼法》(简称《刑法》)指定证据有六种，《中华人民共和国民事诉讼法》(简称《民法》)指定证据有七种，通过分析可以得出，文件、档案可以以物证(如实物档案)、书证(如纸质文书)和视听资料(如声像档案)的形式被采纳为证据，因此，具有证据资格。
然而具有证据资格的文件、档案，是否具有法律效力，还要看我国诉讼制度对证据证明力度的相关规定。首先，我国《刑法》与《民法》中均要求“一切证据必须查证属实，才能作为定案的根据。⑤”即文件、档案的证明力度取决于其是否属实，而此处的“属实”可以从两个层面理解：第一，文件、档案自身属实；第二，文件、档案所反映的事件属实。第一个层次的“属实”考察文件、档案实体的真实性，即是否保持了原态。第二个层次的“属实”考察历史原貌。而历史是存在于特定时间、空间之中的复杂整体，单份文件、档案很难还原历史原貌，因此，需要考察与作为证据的文件、档案相关的多份材料，只有在其内容能够相互印证的情况下，才能确认其所反映的事件“属实”。而这些“相关材料”最直接的来源就是作为证据的文件、档案所在的案卷和全宗，而案卷、全宗的形成则依靠我国文件归档规范和档案整理规范，正是这些管理规范使得“相关材料”丰富和完整，从而使得历史原貌得以复原。
由此，从我国法律法规角度看：首先，文件、档案的凭证性可理解为证据性，其次，文件、档案的凭证性源于其证据资格、原态性和管理规范性。
1.3 文件凭证性辨析
从以上分析可以看出，不论是文书学、档案学还是证据学，对凭证性本质的认识是相对统一的，都强调其法律意义上的证据性。我国《刑法》第四十二条则明确规定：“证明案件真实情况的一切事实，都是证据。”因此，文件凭证性概念的定义应是：文件所具有的能够证明某事物真实情况的性质。对文件凭证性认识的分歧主要存在于以下三个方面：
第一，文件是否具有凭证性?
第二，文件凭证性产生的起点在哪里?
第三，文件凭证性来源是什么?
首先，针对文件是否具有凭证性这一问题，我国档案学和证据学并没有完全否定文件的凭证性，只是档案学认为没有经历过现行阶段或由于特殊目的而伪造的文件，因为缺少对事务处理过程的记录或记录了根本就不存在的伪过程，所以不是“真实的历史记录”，也就不具有凭证性。那究竟什么是历史?2011年中华书局出版的《当代汉语词典》中这样定义历史：历史即自然界和人类社会的发展过程，也指某种事物的发展过程。可见历史就是一个过程，这个过程应该包括事物从产生到消亡的全程，那么记录这个全程的文件都应该是历史的记录，因此不能将只记录事物产生过程的文件排除在历史之外。所以，没有经历现行阶段的文件，只要其产生过程是合乎规范的，它就是真实的历史记录。
此外，对于伪造文件应该“辩证理解其真实性，即使内容有虚假部分以致完全违背事实，它还是反映了形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动。就此而言，其仍不失为真实的历史记录。”⑥证据学认为文件是具有证据资格的，但要经过专门鉴定属实后才能作为证据使用，这一观点其实与文件具有凭证性并不矛盾，因为具有凭证性和具体实现证据价值是两回事，对文件证据资格的承认，实际上就是对文件具有凭证性的肯定，对其“是否属实”的鉴定只是对其法律效力范围和大小的认定。由此可见，只要文件的产生符合相关规范，不论其是否进入现行阶段，是否与事实相符，是否经过专门鉴定，都具有凭证性，这是不可辩驳的事实。
其次，针对文件凭证性产生的起点这一问题，上文的分析其实已经给出了答案，既然文件不论其是否进入现行阶段，不论其是否为伪造，只要其形成符合相关规定就具有凭证性，那么文件凭证性的起点很显然就是文件形成的那一刻。
最后，针对文件凭证性来源这一问题，我国档案学和文书学的看法基本一致，即认为文件的凭证性来源于文件形成的直接性和文件记录的原态性，而这都属于文件自身的特性。同时从上文的分析可以看出，文件凭证性的本质强调其法律意义上的证据性，因此对文件凭证性来源的认识必须要加入我国法律法规的相关要求——证据资格、原态性和管理规范性。综合来看，文件凭证性的来源是：相关法律法规的规定、文件自身的特性和文件管理的规范性。
由此，依据这一凭证性来源分析框架，文件凭证性概念(如图1)，可以概括为：文件的凭证性是文件所具有的能够证明某事物真实情况的性质，其具体体现为合乎相关法律法规规定的合法性，文件自身所保有的原态性，以及文件符合相关管理要求的规范性。
图1 文件凭证性概念模型
2.电子文件凭证性分析
电子文件作为文件的一种特殊形式，在上文分析的基础上，可以得出以下推论：
第一，电子文件具有凭证性。
第二，电子文件的凭证性形成的起点是电子文件形成的那一刻。
第三，电子文件凭证性来源为相关法律法规的规定、电子文件自身的特性和电子文件管理的规范性。
第四，电子文件凭证性的概念是：电子文件所具有的能够证明某事物真实情况的性质。其内涵可具体化为电子文件的合法性、原态性和管理规范性。
以上四个推论中，前三个都是从所有文件都具有的共性角度出发而得出的，第四个推论的具体化部分，是结合了传统文件特性得出的，因此，关于电子文件凭证性具体体现，需要结合电子文件概念，分析其特性。
2.1 从法规角度分析电子文件的合法性
从法规角度分析电子文件的凭证性，就是要明确一个问题，即电子文件是否具有证据资格。
我国1982年10月1日起试行的《民法》中规定了七种可采纳证据，其中一种称为“视听资料”。1996年3月修订的《刑法》中也增加了“视听资料证据”作为可采纳证据的一种。1995年中国检察出版社出版的《中华法学大辞典·诉讼法学卷》中如此定义视听资料：“视听资料又称音像资料、电脑资料。借助电磁、光电、电子计算机设备等手段所记载和再现的声音、图像、数据等用以证明案件事实的一种综合性证明材料”。而依据国际档案理事会于1997年发布的国际标准《从档案的视角：电子文件管理指南》，电子文件被定义为：适合于数字电子计算机操作、传递和处理的文件。⑦可见电子文件是可借助计算机，通过操作、传递和处理等活动记载或再现相关记录的材料，因此，可被认为是视听资料类证据，而具有证据资格，进而具有合法性。
2.2 从特性角度分析电子文件的原态性
传统文件的“原态性”源于文件的“原件”或档案的“原物”性质，它包含两层含义：第一层含义指文件、档案内容直接形成于事务处理活动之中，原原本本地记录了事物处理活动的全过程，从而保持文件形成、处理和管理过程的原态；第二层含义指文件、档案的载体具有唯一性，并可将文件、档案内容和处置及管理“痕迹”固化于这唯一的载体之上，且不可被轻易变更从而保持其原态。可以说传统文件的“原态性”是文件形成直接性和载体唯一性的复合产物。但对电子文件而言，首先，其信息与载体是可分离的：一方面，电子文件产生后，其在计算机系统中的逻辑位置和物理位置是会随着文件处置、归档、保管等需要发生变换的；另一方面，即使将电子文件复制到物理载体上进行保存，由于磁性介质的不稳定性以及存储技术的更新，存储电子文件的物理载体也需要不断进行更换或更新。
因此，电子文件不存在一个与其内容唯一对应的载体，即“原件”。其次，其信息具有可变性，即电子文件的内容和结构在形成后可随人的意志进行改动，且这种改动不会影响其载体的形态，同时在没有特殊技术手段监控的情况下，改动不易被发现。由此可见，由于电子文件自身的特性，它无法从载体上实现“原态性”，更无法通过载体固化文件的“原态”，那么凭证性对于电子文件“原态性”的要求，就只能通过确保电子文件内容的“原态性”来实现了。
电子文件内容的“原态性”从文件生命周期角度分析包括：文件创建过程的“原态”，即对文件创建的责任者、时间、行文意图等内容的真实记录，可表述为真实性；文件处置过程的“原态”，即对文件处置各个环节的责任者、时间、处置结果等内容的原本记录，其目的在于形成用于证明事务处理过程的可靠记录，因此可表述为可靠性；文件归档过程的“原态”和文件进入档案管理过程的“原态”即对文件的分类、整理、保存、鉴定等活动“原态”的记录，目的在于确保电子文件在形成后和整理中，保持自身的完整和与其他相关文件联系的完整，同时通过不断的格式转换和载体迁移保证其长久可用，因此，可表述为完整性和可用性。
2.3 从管理理论角度分析电子文件管理规范性
电子文件管理理论依据是文件生命周期模型和文件连续体模型，又因为管理的规范性主要体现在各个管理环节的规范性，而管理环节大多是依据时间进行划分的。因此，笔者结合文件生命周期模型和文件连续体模型从时间角度对电子文件管理环节的划分讨论其管理规范性。
首先，从文件生命周期理论的发展看，英国国际数字保管中心(Digital Curation Centre)将电子文件系统的概念计划阶段引入文件生命周期阶段的划分，这表明文件生命周期从文件创建之前的孕育期开始，即从管理文件的系统概念与设计阶段开始。而这也恰巧符合1997年国际档案理事会在其《从档案的视角：电子文件管理指南》指出的，“电子文件生命周期应当分为概念阶段、形成阶段和维护阶段的论述”⑧。其次，文件连续体理论中，澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德将电子文件的管理环节划分为：文件创建阶段、文件捕获阶段、文件组织阶段和档案管理阶段。
由此，电子文件管理的规范性，可以具体化为文件系统概念设计的规范性、文件创建的规范性、文件捕获的规范性、文件组织的规范性和档案管理的规范性。其中，文件系统概念设计的规范性就是指文件系统在设计之初就应遵循相关法律、法规的要求，表现为合法性；文件创建的规范性指文件创建过程中，其责任者、时间、行文依据等符合法规的要求，能够达到真实反映创建活动的目的，表现为真实性；文件捕获的规范性指文件系统能够依据法规要求，在文件形成或处理完毕后，将文件纳入文件管理系统之中，同时捕获记录文件结构和背景信息的元数据，其目的在于规范记录文件处置各个环节，形成可用于证明事务处理过程的可靠记录，表现为可靠性；文件组织的规范性和档案管理的规范性指文件能够依据相关法规和标准进行分类、整理、鉴定和保存，从而确保电子文件自身和相互关联的完整，以及长久可用，主要表现为完整性和可用性。
2.4 电子文件凭证性的内涵
从上文的分析可知，电子文件凭证性可具体化为合法性、真实性、可靠性、完整性和可用性(如图2)。
而这一提法与国家标准《信息与文献文件管理第1部分：通则》(GB/T26162.1-2010)和《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)中对文件特点的归纳极为相似，因此，为增加权威性，下文对电子文件凭证性具体内涵的描述借鉴融合了国家标准中的相关内容：
电子文件的合法性指电子文件符合我国法律法规对证据资格的要求，同时可通过添加数字签名等技术手段，增强其法律效力，因此，可以概括为具备证据资格和具有法律效力。
电子文件的真实性指文件与其制文目的相符，文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合，文件的形成或发送与其既定时间一致，因此可概括为相符性、吻合性和一致性。
电子文件的可靠性指文件的内容可信，可以充分、准确地反映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过程中可以其为依据。其中内容可信的电子文件指文件是在事务处理或与其相关的事件发生之时或其后不久形成，文件是由其经办人或业务活动设备形成，文件从创建到办理完毕，全程都详细完整地记录了其背景信息。由此，可靠性可概括为时间一致性、责任者吻合性和背景信息完整性。
电子文件的完整性指文件是齐全的，并且未加改动。这里的齐全要从单份文件的齐全和文件案卷、全宗的齐全两个角度理解，单份文件的齐全就是指单份电子文件内容、背景和结构信息的完整，无缺页或损坏的情况；文件案卷、全宗的齐全则指作为记录军事活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其相关文件齐全完整，即文件之间的有机联系得以揭示和维护。未被改动一方面指文件自形成后一般不可随意改动，另一方面指特殊情况下需要改动时，必须要有明确依据和详细记录。即文件管理方针和程序中应明确下列事项：文件形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。由此，完整性可概括为齐全性和改动规范性。
电子文件的可用性指文件能够被定位查找、检索、呈现或理解，即可读和可检索。可读，即文件经过存储、压缩、加密、传输、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出；可检索，意味着一旦用户产生使用文件信息的需求，便能查找到所需信息，并且文件能以用户可理解的方式输出。可读是可检索的前提。
图2 电子文件凭证性概念模型
3.结语
本文对电子文件凭证性的研究，以传统文件的凭证性根源为分析出发点，综合文书学、档案学和证据学三个学科对凭证性的认识，具备一定的权威性与科学性。创新性地提出了的电子文件凭证性分析框架，同时结合电子文件自身及其管理理论特点，对电子文件凭证性概念内涵进行了详细分析，为电子文件管理实践提供了有益指导。
注释：
①曹润芳.文件写作与处理[M].北京：中国经济出版社，1998：9-13.
②周玲.文件管理[M].上海：上海社会科学院出版社，2002：6-8.
③⑥邓绍兴，陈智为.新编档案管理学[M].北京：档案出版社，1986：19.
④冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006：48-51.
⑤刘家真.电子文件与法律——电子文件的凭证性探讨之一[J].档案与建设，2000(1)：16-18.
⑦⑧Guide for managing electronic records from an archival perspective[EB/OL].http://www.wien2004.ica.org/sites/default/files/ICA％20Study％208％20guide_eng_0.pdf,2012-08-27.