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［中图分类号］G279.2 ［文献标识码］A ［文章编号］1002-3887(2005)04-0176-05
中国档案事业的生态环境是指作为文化事业的中国档案事业系统，其生存和发展的各种现实环境要素的总和。其主要包括政治、经济、法律、科技、人文以及档案意识形态等现实社会环境要素。电子文件是信息时代就赋予中国档案事业可持续发展环境的技术精灵。以电子文件为基本单元的信息技术的飞速发展和普及，不仅深刻地影响中国档案事业的内在要素，同时也大大改善了中国档案事业的生态环境。
一、电子文件与中国档案事业的经济环境
电子文件推动了全球信息资源不可逆转的数字化、网络化发展趋势，对中国档案事业经济环境的作用和影响是全方位、多层次的。
1.电子文件促进政府加大对档案事业的资金投入，档案工作现代化进一步提高
从1999年1月22日启动的“政府上网年”至今的五年时间里，各级政府加大了对档案信息网络化建设的投入力度，使我国档案信息网络化得到了快速的发展，并以此带动了档案工作环境的优化和效率的提高。目前，国家和各省市都已成立了国民经济信息化领导小组，同时制定了信息产业和有关网络建设的“九五”规划和2010年发展纲要，并拨出专款进行初期建设。据了解，档案部门的财政预算逐年增加，各项基础条件已有相当的改善，沿海等经济比较发达的地区在现代技术的应用方面已迈出了较大的步伐，部分档案馆（室）下拨了档案现代化管理的专项经费。以广西为例，广西壮族自治区档案局（含档案馆）在2003年、2004年财政年度获得区人民政府的财政拨款分别为420万元和587万元，年增长率高达40%。在资金的支持下，区档案局（馆）信息网站已经建立起来，通过因特网便可浏览到其网页。
以此为契机，我国档案信息网站如雨后春笋般纷纷建立起来，几成燎原之势。据国家档案局初步统计，截至2003年8月，全国档案系统约有300个档案网站。从分布的情况看，经济实力强大的东部省份的档案局域网建设普及率较高。例如，浙江省档案互联网站建设于2002年7月全面正式启动，经过一年多的努力，全省96个档案局（馆）中，已有95家建立了档案网站，一个覆盖全省档案系统的互联网络体系已现端倪。[1](P17)
2.电子文件促进档案事业结构优化，降低档案利用成本，提高档案利用的经济效益
在一定的标准下，以电子文件为基本传输单元的互联网通过各类终端可以连接企业、政府机构、批发商、家庭和个人，从而使档案利用进入到互联网时代，实现档案信息资源在全球范围的快速流动，带动档案事业各种资源的有效配置。因为，信息网络化的发展，强化了智能系统在档案工作中的作用，如档案计算机辅助管理系统、档案信息管理系统、档案管理信息系统及计算机控制技术的应用，促进了档案办公自动化(OA)的普及，不仅使档案信息处理的效率大大提高，而且能及时地获得和处理档案工作决策所需信息，减少了档案信息供给与需求之间非增值性的流通环节，降低档案信息产品的成本，减少因大量纸质档案被封存而导致的大量信息资源闲置和浪费，提供与众多用户及时沟通的便捷途径，削减各种档案信息利用服务的成本。所有这些都会构成相当可观的成本节约，提高了档案利用的经济效益。美国布鲁金斯学会一项研究成果表明：因特网给美国人带来的成本节约，每年高达2000亿美元，相当于国民生产总值的2%，每年可以提高劳动生产率0.4%，这个递增率在10年中能为普通美国人年均增加4%的收入。20世纪90年代以来，美国经济的年递增速度一直在3%左右。[2](P54)这一例证与电子文件时代档案利用效益的提高是相一致的。
3.电子文件提高档案信息传播的增值效应，促进全社会经济的增长
档案信息传播的增值效应是指档案本身所承载的文化与科技研究成果在传播的过程中使其原有的第二价值获得放大，产生更大的或新的价值和意义，充分体现档案价值的多元性和变异性。电子文件引发的档案信息网络化为档案信息资源的增值提供以下有利条件：其一，未来的效字档案馆不再局限于自身收藏档案的基本数量，而是可以进入全社会的巨大网络之中，真正实现全国乃至世界范围内的资源共享，最大限度地减少档案信息资源因传播不畅所造成的淹没与损耗。其二，由于采取光纤通讯与多媒体技术，作为档案信息资源集散中心的数字档案馆，它既能将最大量的档案信息迅速地汇集到自己这里来，同时也可以随时使用计算机网络中无限丰富的资源。这种传播方式具有异常迅捷的功能，不仅将时间加快到极致，而且使档案信息资源从采编到供用户使用的周期大大缩短。其三，当档案信息网络化完成之后，各类档案信息势必无限增多，各领域的最新档案文件也会在网络中迅速出现，使众多档案馆所拥有的档案信息资源不断得到补充和更新，使利用者能够非常及时地查阅到最新的档案信息。
4.电子文件同时也给档案信息的经济价值和社会价值带来风险
电子文件具有对计算机的信赖性、信息的易更改性、与载体的可分离性以及技术的不稳定性等特点。这些特点直接影响电子文件的原始性。电子文件原始性难以保障的后果，首当其冲的，就是档案的凭证价值和法律证据性受到削弱。档案是一种重要的原生信息。对于信息而言，如果缺乏真实性，便没有任何价值。因此。一旦档案信息的真实性和可靠性受到破坏，其经济价值和社会价值就会大打折扣。
二、电子文件与中国档案事业的政治环境
历史一再证明，没有良好的政治环境，就不可能产生有利于档案事业发展的方针政策，阻碍档案社会需求的形成，从而制约档案价值的实现。只有清明的政治环境，才能增强档案的社会需求，促进中国档案事业的发展。电子文件的出现和普及，对中国档案事业政治环境产生深刻的影响。
1.电子文件给转型时期中国政治文明建设提供了新的技术手段和空间
电子文件时代，席卷全球的数字化和网络化对国家的政治体系、社会政治生活和评价政治生活的方式与态度产生了新的影响。传播学界著名学者马歇尔·麦克卢汉，面对20世纪60年代大规模的电视就曾经预言，“随着信息运动的增加，政治变化的趋向是逐渐偏离选民代表政治，走向全民立即卷入中央决策行为的政治。”[3](P234)而网络作为新的政治参与手段无疑更具威力，它提供了从来没有过的自由获取和发出信息的权利，扩大了公众的选择机会，架起了政府与公众之间相互沟通的电子桥梁，推动了公民与政府官员的直接对话。借助它，民众可及时表达意见，增加对政府决策的影响力，提高公众的民主政治生活的质量，从“冷漠式政治”向“参与式政治”过渡，政府能更广泛地了解公众的意见，有利于集恩广益，做到决策的民主化、科学化。同时，网络的大规模应用可使原本纷繁复杂的政务、商务、财务等活动信息越来越多地在网上公布，能有效地提高权力运作的透明度，有助于加强对政府机关各项工作的监督，防止腐败现象发生，从而有力地推动党风廉政建设，为我国廉洁政治建设提供了新的技术平台。可见，电子时代，网络化天然地符合民主精神。
在我国，政府很注意利用现代信息技术加强与公民的沟通，扩大公民的政治参与。例如，国家发展计划委员会在自己的网站上开设了国家“十五”计划的讨论，从1999年12月1日至5日，有1400余人访问了该网站，524人次通过“网上论谈”参与了“十五”计划的讨论和编制。[4](P57)1999年，我国的政府上网工程正式启动，大大改善了我国政治参与的技术手段，促进我国的政治文明建设。
2.电子文件冲淡档案界多年来“政治挂帅”氛围，增强中国档案事业生态的“人本”气息
长期以来，由于“左倾”思想和路线的干扰，档案文化政治化得到了有意无意的强化。因此，电子文件引发的网络化，有利于整合中国档案工作和世界各国档案工作的优秀成果，形成具有全球性的档案管理思想、理论、体制和方法。促进中国档案事业与时俱进，走向世界，接受挑战，融入世界档案事业的大家庭中，成为世界档案事业的一部分，为中国档案事业竞争力的提高提供全球化的环境。同时，网络化有利于促进档案信息资源的深度开发，能主动地为社会提供利用服务，最大限度地“符合利用者的具体要求”，营造了中国档案文化生态的“人本”气息。具体来说，一方面，网络化对档案事业的社会主义文化事业性质及其相应管理体制的改革和发展带来了新的机遇和挑战，如果档案部门不转变观念，不确立档案事业可持续发展的科学发展观和注重“以人为本”的社会主义档案事业管理体制的建设与改革，中国档案事业的政治环境建设将严重滞后于整个社会主义民主政治建设的步伐，从而被迫退出社会文化事业的舞台；另一方面，电子文件的数字化使档案产品的存在和传播方式发生了革命性的变化，实现了多媒体集成。信息量大，资源耗费小，效果真实，视觉冲击力强，能给人带来全新的审美感受，彻底改变人们对传统档案所特有的那种“可望而不可及”的神秘感。
3.电子文件促进中国档案管理观念的创新
“文档管理一体化”是电子文件时代档案管理体制的新思路，也是电子文件生命周期理论、“前端控制”思想和“后管理模式”的必然要求。电子文件从设计、形成、维护到提供利用都离不开计算机系统和网络系统，为文档管理一体化提供了技术保证。一方面，在计算机信息管理系统中，文件从设计、产生开始，就利用计算机进行管理，并完成接收、处理过程记录、发放登记、归档录入、检索利用、借阅归还登记、改版记录等文件档案管理的全过程；另一方面，随着网络化的全面升级，文件、档案都在计算机和网络中处理完成，比如：文管中心利用计算机接收到传真文件，将电子文件保存到特定的传真文件数据库中，并打印原文进行传阅处理，在计算机上做好传阅情况登记，同时传真文件可以在网络中对有关人员实现信息共享，使相关人员及时了解到最新接收的文件，大大缩短了文件传送处理的时间。
可见，倌息技术引发的文档信息网络化克服了以往文件、档案两者工作环节和程序的截然分离，将文件管理和档案管理作为一个统一的系统工程，既有利于加强文件管理的控制，又有利于保证档案管理和利用的质量，为文档管理一体化提供了必要的物质技术条件。
三、电子文件与中国档案事业的法治环境
法律是对社会成员具有最强约束力的控制手段，它是由国家制定或认可，并依靠国家权力推行的社会规范体系。[5](P444)档案法规体系的主要功能是维系良好的档案工作及档案安全秩序，控制档案工作朝着标准化方向快速迈进。电子文件和网络化的进一步发展，深刻影响着中国档案事业的法治环境。
1.电子文件和档案信息网络化给中国档案事业带来立法压力
电子文件在互联网上的流动，没有边界，超越时空限制，公民在网络上可以充分享受信息自由权。然而，网络化的档案信息在其载体形态、表现方式及与载体的结合方式等方面，与纸质档案信息相比有很大的区别：对系统的依赖性使它的可靠性不能独立于计算机之外；信息的易更改性使档案信息随时面临着被修改、被盗甚至被销毁的危险，被修改、删除后甚至不留任何痕迹。因此，这种“自由”如果缺乏行之有效的控制和规范，极有可能导致“自由过度”和无政府主义。正所谓“科技是一柄双刃剑”，电子文件在增进人类福祉的同时，也给信息安全和传播秩序造成了一定的负面影响，这在很大程度上需要通过创建法律、法规来加以解决。可见，档案法治化成为电子文件时代档案信息网络化的内在要求。
同时，由于电子文件原始性的保障在技术上尚有许多薄弱环节，因此，电子文件的法律证据性还缺乏有效的法律保证。从理论上说，电子文件具有法律证据的可采性，其具有法律效力是毫无疑问的。因此，一方面，要用法律的形式明确电子文件的法律效力及其发生法律效力的充分必要条件，电子文件的证据性才有可靠的制度约束；另一方面，要在电子文件的制作规程方面积极立法，将电子文件在形成、传输中的非法复制、修改、分离和泄密定为犯罪，并建立一套可操作的惩罚措施。这是电子文件的原始性对法律的呼唤。
2.电子文件促进中国档案事业法规建设全面展开
近年来，我国针对电子文件和互联网存在的问题，颁布了部分法规，并进行了司法实践，迈出了中国档案事业法治化建设的可喜步伐。国家权力机关制定并已颁布实施了《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，它们是中国档案事业的根本大法。此外，已经颁布实施的全国性法规主要有：国务院发布的《计算机信息系统安全保护条例》和《互联网信息服务管理办法》，国务院新闻办公室和信息产业部联合发布的《互联网站从事登载新闻业务管理暂行规定》，全国人大常委会发布的《关于维护互联网安全的决定》，国家质量技术监督局发布的《电子文件归档与管理规范》等等。[6](P158)
特别值得一提的是，《中华人民共和国电子签名法》于2004年8月28日在十届全国人大常委会第十一次会议上表决通过，并将于2005年4月1日起施行。正如在“总则”中所指出的：“制定这部法律主要是为了规范电子签名行为，确立电子签名的法律效力，维护有关各方的合法权益。”从此，电子签名将获得与传统手写签名和盖章同等的法律效力，意味着在网上通行有了“身份证”。它的出台，标志着我国首部“真正意义上的信息化法律”正式诞生，是电子文件时代中国档案事业法治环境建设的里程碑。
3.电子文件促进档案法治意识社会化
档案法治意识作为对档案法律价值把握的理性积淀，不仅是特定档案法律行为得以生长的基础，而且通过社会成员观念的现实介入对档案法规的职能与实施产生深刻的影响。由于网络已经成为人们社会生活的重要组成部分，离开了互联网，人们几乎寸步准行。因此，电子文件既能使人们对信息安全的重要性产生切身的体会，又能为档案立法提供了空前的社会化实践基础。于是，全社会出现了认真执行《档案法》所规定的责任和义务的可喜局面，“依法治档”的自觉性逐渐增强。而严格执法，加大对互联网违法行为的查处力度，则是对档案法律、法规的最生动、最实际、最有效的学习和宣传，有利于全社会档案法治意识的形成。
四、电子文件与中国档案事业的人文环境
人文环境是人文精神的生动形象的体现，人文精神是人文环境的内核，它的载体是人。因此，人的文化素质是中国档案事业生存和发展的最基本的人文环境要素。
1.电子文件促进信息网络化的发展，为人的文化素质的全面提高提供必要的物质基础
电子文件促进了人的信息化。信息是人的本质的内在需要，是构成人的素质的基本前提。因为，人的自然、社会和思维三大属性无不以信息的需要为前提。人的信息需求得到满足，再产生新的信息需求，又千方百计获得满足，如此循环上升的过程，就是人的各方面素质不断提高的过程。置身子数字化信息时代，信息素质已成为全体社会成员文化素质现代化的重要组成部分。电子文件为提高社会成员的信息素质提供了两个必要条件：一是营造了信息化氛围，增强了信息意识，即人的信息敏感程度；二是提高了信息能力，即人们获取信息、处理信息、利用信息和开发信息的能力。这两个条件是档案价值实现和扩展的重要基础。
2.电子文件打破传统文化传播的格局，使文化存在和传播形态具有新的特点
电子文件推动了互联网的建立和普及，使人类文化的存在和传播形态发生了重大改变。约略言之，其特点如下：(1)超宽的信息来源和超大的信息容量。从一般意义上讲，任何领域的公共信息和绝大部分专业信息都可能在互联网上存在并得到许可访问。由于电子文件的载体具有高密度的信息存储能力，互联网上流动的和存储的信息量已大大超过了世界上最大的图书馆，已被公认为人类最庞大的、最综合的信息源。同时，其信息总是处于不断的更新和变化之中，是一个非常态的文化存在形式，是在动态中保持总量增加的文化类型。(2)高度的选择性和开放性。电子文件打破了传统文化传播对于接受者在获取时间和空间上的固定化，较好地处理了信息使用的多用户同时态难题，使其具有了空前的开放性。这种开放性与超宽信息来源和超大信息容量相结合，形成了互联网上特有的高度的自主选择性，极大地提高了信息文化功能的效益。(3)全方位，多层次的社会文化服务功能。在网络环境下，电子文件流动速度极高，流量很大，涉及面广，它具有教育、艺术、体育，科研、医疗、商务、政治和国防等多方面、多层次的服务。
3.电子文件使文化形式呈现丰富多彩的样态
无论是在发达国家，还是在中国这样的发展中国家，网络技术和信息内容的制作已不局限于满足某一特定群体的需要，而是趋向于让普通人都能够操纵和掌握的方向发展。我国网络化首先是在社会的知识层、管理层中得到发展，很快便向企业、商业、服务业和娱乐业渗透蔓延，这反过来又促进了社会的知识层对互联网的开发以及政府上网的规模与速度。更准确地说，互联网作为一项牵动整个社会的新技术，原则上可以同时进入“信息高速公路”的五个应用领域——电子政府、电子商务、远程教育、远程医疗和电子娱乐，它可以用于国防、科研、学术与教育，也可以用子商业活动，用于娱乐报道和调侃。由此折射在文化领域中，必然是促使文化呈现丰富多彩的形态。电子文件所催生的丰富多彩的文化样态是对主流文化的补充，是促使主流文化健康发展的重要催化剂，是社会丰富多彩、生动活泼的文化生活的具体体现，必然会促进社会成员对档案文化的需求。
4.电子文件对社会成员的诚信意识和责任意识带来考验
电子文件时代，网络是信息流动的空间，人们的信息交流具有同时间、跨空间、高质量、高效率的特点。终端上的人与人之间并不见面，甚至素不相识，不受监督。而在虚拟世界，计算机和网络可以满足人们随时提出的新要求，将利用者的需求、查询技巧与计算机的大存储量、超链接能力、高速计算能力和通讯能力结合起来，以前所未有的快捷满足用户的需要。这些便利时刻考验着社会成员的诚信和责任心。因为，在虚拟世界里，缺乏诚信的人可能打着日趋发达的电子商务的旗号，大行坑蒙欺诈之实；而没有责任感的人，则可能窃取机密档案、散布虚假信息、贩卖非法物品等。对这种行为，只有通过不断完善机关法律和技术，才能有效惩治。
五、电子文件与中国档案事业的科技环境
档案承载着人类科技进步的结晶，为人类科技传承提供历史记忆。而科学技术的进步和科技环境的改善反过来又进一步推动中国档案事业的发展，丰富中国档案事业的内涵。基于这种认识，笔者认为，电子文件是科技进步的产物，而电子文件引发的信息网络化反过来又推动着科技的进步，改善了中国档案事业生存和发展的科技环境。
1.电子文件催生档案科研组织的新模式
电子文件正在彻底地改变档案科研组织的概念、界限和形式，并催生出一种新的科研组织模式——虚拟研究所。档案虚拟研究所的特点是围绕档案科技部门提出的某一研究目标和内容，及时把所需各种研究资源和必要的组织功能联合在一个新的“柔性研究所”中，在信息资源网络中建立一个较紧密的、跨越时空和地点的合作联盟。其研究成员既可以由不同学科、不同领域、不同部门的专家组成，也可以由国内外的研究人员、企业家、政府官员甚至是各类用户组成。与传统研究所相比，虚拟研究所突破了研究所的物理界限，在各种组织之间相互渗透和延伸，并可借助信息资源网络大量利用外部资源与内部资源进行集成。因此，资源更丰富，规模更大，在更大范围内进行优化组合，从而大大提高研究效率。
2.电子文件提高社会民众的科技素质
任何科技知识只有当它们转化为“社会知识”并与广大民众相联系的时候，它们才能成为一种现实的力量。只有当知识的创造者、技术的发明者和工程的建设者在相互合作、相互交流的基础上把有用的科技知识物化为现实的生产力之后，科技知识才能实实在在地发挥它们的效用。在这个运动过程中，电子文件正是连接科技和社会的信息资源网络天空中的精灵，是社会通向进步的阶梯。电子文件和网络化发展已使各种信息资源朝着数字化、高密度、开放性的方向发展，使之成为没有围墙的知识信息库，为广大民众吸取科技知识提供了极大的方便，有利于人们在自己感兴趣的科技领域进行自我教育、自我设计和自我实现，从而一步一步地将整个人类社会的科技水平推向前进。
3.电子文件提高科学研究的效率和效益
一切科学研究工作都是在广泛获取信息的基础上展开的，信息的占有水平更是关系到科学研究的成败。因此，谁占领了信息的制高点，谁就掌握了科学研究的主动权。在数字化和网络化中，对信息检索而言，从研究人员提出请求到网络回应，计算机检索的速度可以在瞬间完成，大大提高了检索的效率；而轻点鼠标，就可以方便地查询到某一科研成果选题、立项的有关档案信息，既有效降低科学研究项目的重复率，又可以在选题、立项时利用它来做可行性论证，保证科学研究目的明确、方案正确、思路明晰、实施快捷，减少不必要的重复劳动。
4.电子文件对信息安全技术提出挑战
信息安全，是电子文件面临的最大挑战。电子文件的载体材料与纸质载体相比，寿命要短得多，对温湿度、有害气体、灰尘、紫外线、有害生物筹标准方面的要求都非常高。从技术寿命看，IT领域的技术革新极快，原有的存储技术与新兴技术很难相容，一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出，可见，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。从信息保护看，电子文件随时面临着黑客入侵，信息内容被修改、破坏和销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其他程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其他程序的传染。[7](P129)因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
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