档案全宗理论的发展探微，本文主要内容关键词为：理论论文,档案论文,探微论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
全宗理论是档案整理工作的基本理论，在我国国家规模档案事业的建立和发展以及档案管理实践活动中都起着极为重要的指导作用。因此，档案工作人员必须熟知此理论，准确地把握档案事物的本质规律，积极运用到档案管理实践活动中去，促进该理论的不断完善与发展，更好地指导档案管理实践工作的进行。
一、应运而生的全宗理论
全宗理论的形成已有160多年的历史。早在18世纪，欧洲就有一些国家开始按照事由原则来管理档案，即不分档案的形成者，一律按内容采用归纳与演绎的方法来收藏与整理档案。这种管理档案的方法在某些小型的机关档案室还能很好运行，但如果在档案馆等大型机构中运用就会极易混淆档案的来龙去脉，模糊档案的具体形成环境，从而造成信息的混乱，无法适用容量稍大的馆藏案卷整理，不易于检索。这种方法的局限，使得“来源原则”应运而生。1841年法国内政部在省档案馆基本条例中第一次明确地阐述了“尊重全宗原则”，提出了全宗概念，并强调同一机关的档案应集中统一管理，不同机关的档案文件不能混杂。这一理论的面世，改变了传统档案管理的落后方法，并逐渐成为指导诸多国家档案管理事业的基本理论。
实践证明，全宗理论的产生，使档案工作中的许多困难得以解决，整个档案管理工作也更具有科学性。
全宗理论在不同国家、不同时期的表现形式和具体内容都不尽相同。它的发展是一个逐渐完善的过程，当档案管理在某一个链节上出现问题时，就会必然要求给予修缮和补充。
二、充实和细化的主客体全宗理论
社会在发展，档案种类的增多，每种档案的具体形成过程及表现形式又都存在很大的差异。比如，科技档案的形成规律区别于政务档案，以同一项科技、生产活动为中心的档案具有完整性和独立性，若继续采用以同一形成者为核心的管理方式，就会割裂这些活动及其档案之间的有机联系。随着此类档案数量的增多，内容的丰富，需求量的扩大，在实践中产生了科技档案等专门性档案馆，档案馆类型出现了多样化。按“机构来源”管理档案的做法不再一统天下，“同一机关”不再是档案历史联系的代名词。
针对诸如此类的问题，德国档案学家布伦内克在其遗著《档案学——欧洲档案工作的理论与历史》中首次注意到来源原则与事由原则的联系，认为“来源思想根本不是只保持固定的来源，而是把来源和事由配合成一种相当的比例关系，建立一种两者之间的综合体。”他将自由来源原则的核心解释为“来源共同基础上的事由共同性”，即将来源原则理解为来源共同性与事由共同性二者的统一。
1988年何嘉荪和冯惠玲提出主客体全宗理论，将传统的以“一个机关全部档案”为基础的全宗概念发展为“同一社会活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体”。其含义是“相对独立的活动主体在执行职责的活动中形成的档案文件，一般构成为一个全宗。这种全宗是以主体为中心形成的，可以简称为主体全宗。”“建设一项工程，制造一种产品，生产安装使用一套设备，研究一个科研课题，……都构成了一个个以客体为中心组织的活动项目。……围绕他们展开的活动往往有各自的规律和程序，构成相对独立的工作、生产或活动体系，有比较独特的目标和运行方式。……在这种既相联系又相独立的社会活动过程中，产生并反映这些活动的档案文件，也自然地围绕着这一项项的活动客体而形成了一个个呈成套性的、互相之间有着密切联系的有机整体。这种以客体为中心的档案整体实际上也可称为全宗一种。它必然真实地反映活动客体的状态及其活动过程，因而可简称为客体全宗。”这种理论的基本点就是将来源联系的含义从单纯的档案形成者扩展到一切客观存在的社会活动过程，然后根据档案文件形成的核心或中心的不同，划分成两种不同类型的全宗，其实质是将档案同一形成者和同一具体活动过程一并统一于来源联系。这使全宗原则既可以主张一个机关的各种档案统一进馆——因为传统全宗概念规定其全部档案是一个全宗；又可以主张建立专业档案馆，鼓励不同种类档案分别进馆——因为主客体全宗理论对专业档案打破形成机关界限，按其内容建立档案组合并加以分类管理实践予以绝对支持。
此外，作为传统全宗补充形式之一的档案汇集，实际上是将若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案进行汇集。组建成档案汇集的档案，其内容必须存在一定的历史联系或逻辑联系。因此，我们可以变相地将此类档案汇集理解为以客体为中心组成的客体全宗，从而进一步证实了主客体全宗理论的可行性。
客体全宗的提出，方便人们将各种类型档案收集进馆、组织馆藏，提高了档案的实体管理水平，同时也能满足人们根据不同的结构需求，检索和利用档案，且更为有效地帮助档案工作者依据不同的课题开展档案编研工作，进一步传播科学文化知识，为人类的文化事业作出更大的贡献。因此，我们可以说主客体全宗理论是对传统全宗理论的一次创新，是新时期全宗理论的一大飞跃。
需要强调的是，主体全宗和客体全宗的外延是交叉的，两者之间的划分并没有严格的界定。我们不能随意地把主体全宗和客体全宗分离，这样会造成档案管理秩序上的混乱。但若主体全宗已经固定，若还需在实体中体现一个个客体活动，我们就必须采取补救措施，即以内容主题进行全宗内档案分类。我们应该认识到，这两者具有明确的区别：区分全宗是站在宏观角度，以整个档案馆已经和将要收藏进馆的档案为受控客体，其目标是保证档案反映同一活动过程的完整性；划分系列则是站在微观角度以某一全宗内的全部档案为受控客体，其目标是改善全宗内文件数量多、内容杂又巨细不分、还不便于检索的现状，使之分别归入相互联系、相互制约、层次分明、结构严谨的类别系列中去，从而有可能系统地提供利用。
三、电子文件时代的概念全宗理论
电子文件在流动中生存，只有在流动中才能实现电子文件的价值。人们打破机关、地区间界限，形成共享数据。“根本不存在档案工作传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合”，文件与其形成者不再是“一对一”关系，而是“一对多”或“多对一”的关系。这些都增添了判定电子文件全宗的难度。另外，电子文件在鉴定、接收、保管、检索利用方面也不能完全按传统全宗理论进行。
电子文件的出现使全宗原则遇到了前所未有的挑战，使它再次成为档案工作者关注的焦点。电子文件是指利用计算机技术形成的，以数字代码形式存储于特定介质上的文件。现实档案整理的计算机实践已完全证明，借助计算机技术，不同机构可以使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据。在按全宗单位组织档案和文件材料的同时，也就在按档案和文件材料在“事由”层次上的从属、相关及并列关系完成它们按事由的另集中。在这种新系统结构中，按全宗单位和按事由组织档案与文件材料，可二者兼得。这就将传统档案管理的“线性历史结构”转变为“多维历史结构”。在这个意义上，电子文件的出现赋予了文件各种有机联系以平等的地位。
因此，数字环境下多渠道形成的电子文件全方位地扩大了传统全宗理论的来源外延。“来源”被赋予了新的含义：“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，这种来源不仅指文件的形成机关，而且还包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等。”这样，实体形式可以明确界定的来源变得概念化和抽象化。全宗理论关注的焦点转移到文件形成者职能和业务活动的全过程。档案学者依据“新来源观”提出的“概念全宗”成为电子文件时代电子文件管理的理论依据。
笔者认为，概念全宗是全宗理论面对电子文件的新特点作出的自我适应和发展，它建立在计算机虚拟整理的基础上。为了更明确地认识和理解概念全宗的内涵和意义，我们应先引入传统著录全程化、动态化表现形式的“元数据”概念。
元数据是关于数据的数据，是文件内容、背景信息和结构特征的描述。元数据可以反映出电子文件内部以及电子文件之间的多维联系。通过管理元数据间接地管理分布在网络各个节点的文件信息，使数字信息资源成为一个有机的信息体系”。通过提取元数据相关元素内容(包括文件的形成目的、活动过程、处理程序和职能范围)进行重组，来完成对文件的组织和加工，达到智能控制的目的。元数据系统可以依据重组结果生成多种检索工具，如目录，索引，为用户提供更多的检索途径。
概念全宗在元数据系统机制运作的基础上，广泛地集合“新来源观”的各种来源形式，并对多元化的来源信息加以整合。概念全宗下的电子文件既丰富、优化，又能多途径地利用。
值得注意的是，一份电子文件可能与若干份电子文件存在互参关系，反映同一事实的电子文件也可能形成于不同的文件管理系统。概念全宗下的电子文件管理实践往往将一份文件保存于多个与之联系的数据库，隶属于不同的全宗，即使不重复保存，只是运用档案链建立文件间的关联和链接，也会极大地造成电子资源空间的浪费。
再者，随着电子计算机等数字化建设的发展和Internet的普及，传统载体档案的查找方式已不能满足广大利用者的利用需求，档案实体查找效率过低的特点已十分突出和明显。一些条件优越、设备先进的档案馆将部分典型机关档案和大型工程项目档案扫描进计算机，以英特网为传播媒介，通过计算机检索，直接广泛地向人们提供利用，达到迅速、科学、有效地传输信息的目的。在这种模式下，档案实体整理与虚拟管理有机地结合。目前档案学界并没有明确的理论规定此问题。笔者认为，此管理模式拓宽了传统的档案管理领域，在整个档案管理程序中，融合了传统全宗、主客体全宗和概念全宗理论的具体实施环节。此种管理模式的广泛运用将会成为新时期传统载体档案管理的发展趋势。
综上所述，作为档案管理基本方法论原则和理论基石的全宗原则，其作用决不仅仅在于建立全宗并按全宗实施管理，其思想精神更是对整个档案管理工作具有普遍性的理论指导作用。全宗原则作为一项科学性的理论，来源于档案管理工作的实践，并会跟上实践的发展，作为实践的先导。在更广泛的社会实践中，全宗理论将会更全面、更深刻地赋予档案管理活动以生命力。