【摘 要】当前信息时代发展速度越来越快，因此各行各业都需要对目前复杂的数据进行有效地整理。从实际情况出发，不断地重视对大数据的有效管理，才可以更好地顺应时代发展的需求。在档案管理领域中，因为涉及到众多的信息，就需要提供数据，保存社会中的相关记录，同时可以随时进行检阅、搜寻、查找、利用。而这些也构成了大数据时代下档案管理工作的主要内容。由于所涉及的任务繁杂，因此就需要采取有效的措施，来不断完善目前的档案管理工作。
【关键词】大数据；时代背景下；档案管理探讨
1导言
科技的不断发展使得各个领域近年来都得到了很大的发展空间，而信息时代的来临给各个领域带来了发展机遇，同时也带来了挑战，大数据时代背景下的档案管理工作也面临着此种情况，档案管理工作的繁琐和重要性众所周知，而其中包含的各项重要信息都需要妥善保管，为了跟上社会的发展步伐，需要不断进行更新和存储，以便于随时查阅并发挥其应有的作用，但根据目前的情况来看，我国档案管理工作依然存在一定问题，相关机构和人员应加强此方面的研究和实施力度。
2档案管理在新时代背景下引入大数据技术的必要性
2.1要融入智慧城市档案馆需要大数据技术
智慧城市的建设需要遵循的几项原则是多用信息多利民众、多用信息少用能源、多用信息少受灾害。档案馆因存储信息而聚集了海量的信息资源，但是由于缺乏人才、低下的社会档案意识和落后的管理方式并没有有效的开发和利用这些宝贵的信息资源。更好开发和利用档案信息资源的真正机会就是建设智慧城市，是一个难得的机遇可以使档案馆提高形象、融入到城市当中。智慧城市的建设离不开信息的使用，档案馆要为决策层和公众所用就必须把保存的信息盘活，把蕴藏在其中的宝贵知识财富挖掘出来，来完成这些不能只靠人，必须借助大数据技术。
2.2新时代背景下迫切需要利用大数据技术来管理电子文件
电子文件的增大速度在大数据时代下非常迅猛，管理电子文件面临这严峻的挑战，在这些电子文件中我们虽然知道含有很多财富，但是在这些电子文件中寻找“宝藏”比纸质文件还困难。用传统的逐一阅读鉴定法来鉴定海量的电子文件已经不现实。后来档案界用宏观鉴定法来鉴定电子文件，在电子文件的管理中完成了收集工作，但是这些电子文件如何分类？对所需要的文件如何进行快速检索？怎样来鉴定哪些是值得归档保存的？如何编研这些电子文件把知识因子抽取出来供社会利用等问题都非常困难。档案工作者要解决以上问题除了要从管理方面寻找方法来解决以后也需要寻求技术上的帮助。大数据技术可以为这些问题的解决提供技术上的办法。把大数据转发器安装在普通的硬件上就能对数据进行收集来形成数据系统，大数据软件可以建立索引为机器生成的海量数据，将其整理成链接来共档案工作者搜索用，数据的分类和挖掘来可以利用大数据技术来完成，面对越来越复杂是数据使档案界可以有分析能力。
2.3新时代背景下需要用大数据技术来存储与备份档案数据
档案管理的效率因为档案数据库的使用而有了很大的提高，但是近年来新的档案数据无法增加到数据库中的情况经常会遇到在使用档案数据库的过程中，这种现象与传统档案管理中的“胀库”很类似。即新增加的档案因为库房容量有限而无法政常存储在库房中。香港政府曾在六个月内销毁了高度超过23195米高的官方文件，我们在叹息销毁了可能具有巨大档案价值的官方文件的同时也在震惊政府产生的文件数量，如果对这些文件进行档案信息化，无疑将产生巨大的档案数据。随着大数据时代的到来和档案信息化的不断完成，档案数据库的存储空间问题也越来越严峻。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案馆不可能一味的靠盖大楼盖机房来对巨量的档案数据进行存储，此外，还需要大量的存储空间来备份这些档案数据，因此对档案进行优化存储、节约成本和提高效率是目前必须要做到的，但是档案行业的存储空间问题与其他行业相比要小的多，大大数据应用方面腾讯、阿里巴巴等对大数据的应用已经相当成熟，同时也说明了大数据的有用性在存储海量数据问题上，档案行业可以在数据的存储问题上向这些公司进行借鉴。
3优化和提高档案管理工作的对策
面对大数据时代到来的外在环境，对档案管理工作来说，既是机遇，又是挑战，因此应当针对这样的外在环境不断优化和提高现代档案管理工作的水平，笔者认为可以重点从如下几个方面开展工作：
3.1提高档案管理从业人员的综合素质，优化人员结构。
大数据时代的到来，作为档案管理的从业人员，应当不断更新观念，以迎合时代发展的需要，应当不断提高自身的综合素质，首先扭转传统的档案管理观念，开始掌握大数据时代背景下应当具备的专业技能，在过去的传统档案管理工作中解放双手，逐步引进具有先进的档案管理理念的专业人才，提高从业人员的整体素质，这是针对大数据时代给档案管理工作带来挑战的积极应对措施。
3.2将先进技术引进档案管理工作中
为了使档案管理工作与当前大数据的时代背景相结合，就必须将涉及到档案管理工作的技术引进到档案管理的实际操作中来。无论是政府机关还是事业单位，亦或是企业，档案管理工作都应当主动谋求与大数据公司合作，针对单位的实际研发符合自身情况的档案管理技术和工具，由于大数据环境下的档案管理工作需要多方合作才能完成，不是一台电脑就能完成相关工作的，因此要想使单位的档案管理工作运用现代化的大数据技术，就势必需要采用多种技术手段，将虚拟技术、云存储等相结合。
3.3档案管理监管制度的建设
大数据时代下，档案管理工作既有机遇又有挑战。面对大数据时代下的档案管理工作，更加开放和多样的信息也给档案管理工作的安全性产生危机。因此，在实行大数据时代时，档案管理的监管制度应当进一步加强，严格相关数据的准入制度，并对各类档案信息加强监管，实行档案数据的保护措施，防止因为操作不当，引起的档案信息泄露，或不法分子利用系统漏洞入侵档案管理系统，盗取相关信息。在加强对档案管理监管的同时，可以降低档案信息丢失的风险，使档案信息的相关数据安全性得到保障。除此之外，还应当加强政府部门及相关单位对档案信息安全性的重视程度，加大对大数据时代建立现代化的档案管理工作的资金投入，利用更先进的技术和专业人员，定期维护和更新档案管理工作的技术，这也是提高档案管理工作安全性的有效举措。
4结语
大数据时代背景下档案管理工作虽然发挥了更大的作用，但在实际操作中依然存在些许问题亟待解决，当今社会各个领域的竞争都变得异常激烈，保证档案管理工作的质量对档案管理人员、所在企业甚至所在行业来说都十分重要。但目前，档案管理人员依然无法完全适应和胜任大数据背景下的档案管理工作，一定程度上阻碍了档案管理工作的发展，因此必须积极发现问题，及时采取有效措施，以促进档案管理工作的发展。
参考文献
[1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察,2014,01:108-109.
[2]钱小英.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].信息技术与信息化,2014,10:117-119.
[3]余红光.关于大数据时代背景下的档案利用服务分析[J].黑龙江史志,2015,03:98+100.
[4]张立娟.探析大数据时代背景下的档案利用服务[J].经营管理者,2015,33:335.
论文作者:巩淑芳
论文发表刊物:《低碳地产》2016年10月第20期
论文发表时间:2016/11/24
标签：档案论文; 数据论文; 管理工作论文; 时代论文; 档案管理论文; 文件论文; 信息论文; 《低碳地产》2016年10月第20期论文;