摘要：近年来，随着信息化技术的快速，工程档案管理工作中信息化技术得以广泛应用。工程档案手写录入不仅效率低，而且容易出错。对工程档案进行信息化管理能够实现最大程度的减少人力物力的输出，不仅提高工作效率，还使工程档案有更丰富更直观的表现形式。应采取现代化手段，加强工程档案信息化管理，实现工程档案管理的新突破。本文在此从当前工程档案信息化管理中存在的问题出发，对如何科学有效加强工程档案信息化管理提出了几个重要策略。
关键词：工程档案；信息化技术；问题
前言：对于档案工作来说也是如此，档案是对重要资料和信息的阶段性整合，而工程档案的信息量本身就比较大，而且其数据还有长期性的特点，因此如何将工程档案管理和现代信息处理技术相结合，提高工程档案的利用价值，已经成为当今社会迫切需要解决的问题。
一、工程档案信息化管理概述
就档案的性质来说的，它具有凭证、依据参考以及借鉴的作用，它的作用主要是通过利用档案产生的效益而体现出来的，其中会包含着经济和社会效益两个方面的内容。对于工程项目来说，档案信息资源开发与利用是一项重要的内容，能够促进工程项目各个环节的发展，对整个工程项目的建设具有重要的影响。尤其是在现有的市场经济条件下，档案信息化开发和利用是适应新时期发展的重要内容，能够促进经济和事业的全面发展。
工程档案的信息化管理可以通过对互联网充分利用，能够建立完整的房屋档案信息库，随时可在不同地点进行信息的传输，有利于随时进行信息查询，能够充分发挥出工程档案应有的价值。建立完整的工程档案信息数据库，对房屋档案信息进行收集、整理、分类等一系列全方位的管理工作，而通过计算机网络技术的应用，可以创建信息共享平台，为档案信息资源的开发利用创造有利的条件。在信息化时代下，通常工程档案信息都是采用数字化的形式进行存储，这能够促使档案信息网上检索智能化，能够进行更加方便地浏览，在很大程度上减少了人力与物力的浪费。
二、当前工程档案信息化管理过程中存在的几个问题
1、工程档案信息化管理缺乏重视
由于部分工程档案管理负责人对于工程档案信息化管理缺乏必要的重视，对信息化管理的必要性没有深刻的认识，这就导致在工程档案管理工作中无法将信息化技术进行有效的应用，再加之部分档案管理人员对于信息化管理存在一定的抵触情绪，这就严惩制约了信息化管理在工程档案管理工作中的应用，使工程档案管理工作中信息化技术不能有效的发挥其应有的作用。
2、缺乏先进的工程档案管理理念
档案管理工作人员长时间在固定的工作模式下，思想不容易转变，当工作方式需要创新时，很难在短时间内接受新的管理方式。导致技术不能在基层得到落实，为档案使用阶段留下了安全隐患。信息化管理理念中，对于档案内的房产信息，也不能及时更新。
3、档案人员综合素质需要提高
档案管理是一项较为复杂的工作并且系统性极强。面对这样一个状况，档案人员的各方面素质都要求较高，要有一定的业务知识水平，在档案存档中能够及时的发现问题并进行更正。
三、新时期科学有效加强工程档案信息化管理的几个重要策略
1、加强组织领导和制度建设
相关单位要高度重视档案管理的重要性，把档案管理作为一项基础性、常态化工作，纳入到单位工作的重要日程。应按照对各自档案实行集中统一管理的原则，配备分管档案工作的责任人及专职（兼职）档案员，负责搜集、整理、编目、立卷、移交等档案工作。并制定相应的档案管理规章制度，严格按标准进行考核奖惩，确保工作有章可循。
2、建设工程档案信息数据库
工程档案管理主要能分为档案数据管理和档案原件管理两方面，其中档案原件是工程档案原始资料具有无法代替作用，同时档案原件还是档案数据的来源。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆随着现代社会的飞速发展，管理方式还是服务模式都逐渐向多元化、全方位的方向发展，因而，建立工程档案信息数据库，并在数据库的基础上开创多元化服务手段，例如建立工程档案网站等，以此作为一种新的纽带与桥梁，利用这种多元化有效手段，为有需要者提供一个便捷的交流平台。在建立的工程档案网站上无条件公布建筑面积、位置、平面图等，从而对有需要利用到这些资料的用户提供一个优质的服务；此外，还应在网站上开设专栏，让有需要并存在问题的人员将相关问题留在网页的专栏上，工程档案网站的管理人员应时常关注和浏览该专栏，以便了解群众的需求，帮助群众解答问题，为群众提供一个优质服务。
3、加强基础设施和软件系统建设
建立包括档案信息操作系统和操作设备、软件数据库等在内的各项设备体系和操作工具，是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。档案管理工作是机构管理工作的重要组成部分，机构领导应充分认识到档案信息化管理工作的重要性，不断加强提高设备性能，促进信息化的深入开展。随着技术水平的进步，基础设施和应用系统的更新换代工作应与机构日常设备维护做好对接，确保工作的有序推进和不断提高。
4、强化服务宗旨，开拓档案信息工作新领域
1）更新观念，积极主动。树立起积极主要的服务意识，对过去的被动服务思想进行改变，将经营为中心积极的参与各项的活动，将档案管理的目标与建设目标进行统一，端正服务态度，对服务的对象进行熟悉，然后对服务市场进行有效的掌握，及时利用更有价值的档案信息。2）发挥自身优势，超前服务。要不断的对新的服务方式和工作手段进行探索，进而展开多种形式档案信息化的开发和利用的工作，在对服务内容进行扩充的基础上，实施以档案为主体的情报、资料和图书文献等相关信息的一体化管理，让静态的信息和动态的信息、内部信息和外部信息进行结合，改善服务的功能，进一步的增强服务的预见性和主动性。
5、强化系统的协作效能
在建筑市场的信息化建设中,需要从全社会的角度去认识和把握市场信息。一是要制定统一的技术规范,包括业务分类、数据分项、数据定义等技术规范与格式,为各相关业务部门、各相关业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础;二是要在系统中尽量延伸和拓宽市场数据的采集面,并规划和设计出必要的数字化实现途径;尽可能多地实现各关联机构、协作部门业务数据的采集、转换,促使更多的业务内容转换成建筑市场所需要和必备的业务信息流;三是要实现系统间的数据交互,，新的系统必须支持系统间、部门间数据资源交互和传递,实现同类业务信息的一致和共享。
6、提高系统安全技术
目前来说，信息化管理最大的弊端就是存在一定的安全隐患。工程档案是国家档案的一部门，具有一定的机密性。所以要加强系统的安全管理，防止信息泄密或者丢失。严格遵守工程档案使用权限制度，提高科学技术确保信息安全，谨防网络病毒，系统漏洞的出现。可以进行信息的多方式保存，从而确保信息不会丢失。同时开发更多的管理技术，比如智能化管理技术，方便管理的同时，也提高对信息的利用度。可以完善用户子系统，缩小管理部门与民众的距离。通过不断地技术创新提高信息化管理效率。除了提高信息话管理系统技术，从而保证信息收集的全面性、准确性，要不断对档案信息进行更新，并且能全方位多角度的进行数据分析为政府宏观调控提供手段。
7、提高工作人员的专业素质
在信息化管理模式当中，管理部门会引入很多高端的管理技术，既包括软件，也包括了硬件，而要想充分利用这些技术，提高管理质量，就需要管理部门聘请专业与业务综合水平比较高的人员。随着信息技术的迅猛发展，工作人员应当不断学习，了解最新的技术，提高自己的综合素质。作为档案管理人员，不仅需要掌握档案管理的基础知识，并且能够将这些知识运用到实际管理活动当中；同时，还应当学习最新的计算机知识，将档案管理的工作与信息化知识相结合，提高管理的质量与效率。
四、结语
综上，工程档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理系统的有机结合。实际工作中应运用现代信息处理技术手段来开发工程档案资源，实现对数据集中处理，提高工程档案的利用率，确保工程档案信息的完整性和全面性。
参考文献
[1]王晶.基于“互联网+”环境下的工程档案管理的思考[J].赤子（上中旬）.2016-08-22.
[2]梁珊君.工程档案信息化管理[J].企业研究，2011，12：58-59.
论文作者:王璐
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/16
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