摘要：办公室的行政事务是企业一个重要的管理项目，随着社会经济的快速发展，对企业办公室行政事务的处理提出了更高的标准和要求。办公室日常的行政事务管理工作好坏直接影响到一个企业工作效率及工作的质量，甚至影响到一个企业的整体社会形象。唯有行之有效的办公室行政事务的管理，才会提升企业整体的运行效率，推动企业健康地发展。基于此，本文阐述了企业办公室行政事务管理的主要职能，对完善企业办公室行政事务管理模式进行分析，提出了几点完善企业办公室行政管理模式的措施和建设性的思路。
关键词：企业；办公室；行政管理；策略
办公室在企业发展中发挥不可或缺的作用，在企业管理工作中占据重要位置，其中，行政事务的管理部门显得非常关键。然而，随着时代的进步，企业的办公室管理工作越来越复杂，增加了行政管理的难度，不但要起到企业内部各个部门沟通、协调的作用，为管理者做出重大的经营发展决策提供参考，而且还是企业与外界有效联络的窗口，所以，相关管理人员必须结合实际情况，不断完善办公室管理制度，优化管理模式，最大化地发挥行政管理的职能。
一、企业办公室行政管理的职能
（一）协助领导做出决策
办公室是企业的一个重要管理部门，担负协助领导者做出重大决策的职责。第一，办公室会接触很多复杂的人员，涉及到不同的基层职工及高管，经过长年的工作积淀，企业办公室逐渐发展成为各个部门、阶层之间传递信息的重要场地。为企业的领导者筹划未来发展策略提供可靠的参考。第二，企业办公室在管理中要对基层的职工予以充分地关注，并有效地解决他们的工作需求、生活期待方面的问题，从某种程度上可为企业领导者做出相应的行政调整、策划提供信息支持。
（二）协调内外部关系
办公室将企业的高层管理者及各层职工有机连接的重要纽带，将企业上层的指令及时、准确地下达到下层，同时，也承担将基层职工的实际需要、想法转达于上层管理人员的职能，此外，还可以起到统领全局的作用，应当说，办公室是企业决策、指挥、执行的重要协调机构。在此期间，办公室管理者应当对每日办理的诸多信息做出汇总、分类整理，保证信息的条理性、精准性、完整性。同时，还需要对企业的基层部门运行状态予以良好的监管，妥善地协调工作中遇到的各类问题，为企业日常事务的处理提供有力的支持。
（三）彰显企业文化
办公室是企业展示自身独特的企业文化的一个重要平台，也是内部职工践行企业文化的重要职能部门。相关的管理人员制定的企业文化，唯有采取有效的行政管理方式才会得以体现。办公室既是企业文化的重要执行机构，又是确保企业文化发挥其作用的监督机构。因此，必须让企业的内部职工、外部大众切实地认同，并感受到企业文化的存在，才会从精神层面提升企业的形象，有利于树立企业的良好口碑。
（四）人际关系的润滑剂
办公室属于一个综合性的服务部门，既要对企业内部的各项业务做出及时地沟通、有效地衔接，又要随时接待来访人员，记录其详细信息，引导企业的来访人员解决问题，及时向有关负责人反馈信息。唯有来访者充分地了解企业办公室的地位与职能，才会为基层、领导、企业提供更好地服务。有利于企业办公室各项活动有序地开展，提升企业的办公效率。
二、完善企业办公室行政管理模式的措施
（一）不断完善办公室的管理制度
建立完善的企业办公室管理制度，是规范职工工作、提升办公效率的重要前提。在制定办公室管理制度的时候，应当以企业管理层的整体意愿与平常工作过程中基层职工反馈的问题为基准，展开综合性的分析与协调。对财务、人事、薪酬等方面的制度加以改进、调整，让企业办公室人员在工作中有章可循。而且，企业建立完善的办公室管理制度，可以更好地抑制企业内部的腐败之风，有利于办公室的管理工作透明化。
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（二）提升职工的服务意识
办公室的行政管理者是企业办公室内部日常事务的执行人员，其工作态度、水平直接关系到企业行政事务的处理效果，也可以展示企业的形象。所以，在行政管理人员工作的时候，应当强化自身业务能力的培训，树立强烈的服务意识，不断地提升服务水平。在处理行政事务时，必须端正工作态度，增强服务的主动性，养成良好的工作习惯。
（三）充分发挥综合协调的职能
办公室的行政管理部门是企业开展各项工作的重要桥梁，是保证行政指令运行通畅，信息顺利地上传下达的关键。企业办公室每日需要处理各式各样纷繁复杂的事件，完成紧急任务，所以，必须要提升企业办公室的协调能力，建立运行自如、高效权威的综合协调机制，为企业各项工作、计划的有效落实提供保障。
（四）宣传团结合作精神
办公室管理工作应当坚持“以人为本”的理念，所以，企业办公室的管理模式的改进也应当自始至终将职工的需求摆在首要位置。在职工之间构建良好的合作关系，增强企业内部职工的思想凝聚力，加强团结合作精神的宣传，规范职工的工作行为，促进企业各项活动有序、健康、高效地运行。
（五）构建高效率的管理团队
企业的办公室管理工作应当以为企业的发展为根本，促进各个职能部门的工作顺利地进行。随着时代的发展，企业办公室的管理工作也要紧跟时代步伐，创新管理思想及方式，对现行的管理模式加以改进，充分挖掘职工的潜能，激发其工作的积极性。在如今的知识经济时代，企业的办公室工作人员应当意识到，必须积极地掌握新的政治理论、办公业务、借鉴他人的经验，不断丰富自身的思想，调整现有的知识结构，强化各项技能，才会实现工作的创新。因此，企业领导者应当更新管理理念，构建一支高效的管理队伍，全面提升办公室行政管理水平。
（六）建立良好的激励机制
建立有效的激励机制，可以实行弹性化的人事、薪酬的管理制度，为企业办公室内部的职工开通体现自身价值的渠道。同时，企业的管理人员还应当根据实际情况，秉承人性化的管理理念，密切关注职工日常工作状态及思想，充分地做到“想职工之所想，解职工之所难”，激励职工全身心开展自身的工作，在企业内部营造良好、宽松的工作氛围，增强职工的归属感。从根源上提高办公室的工作效率。
（七）提升管理人员的综合素质
企业办公室的行政事务涉及很多学科、专业、技能，要求相关的工作者必须不断地学习新的管理知识，提升自身的业务水平。办公室管理者具有较高的管理水平，才会更好地辅助领导者，是企业管理工作的客观需求。因此，企业领导应当重视办公室管理人员综合素质的提升。积极地组织管理人员参加专业技能的培训，让所有的办公室人员树立良好的工作态度，具备较强的组织、沟通、协调等能力，同时，加强自身的修养，更新管理思想，树立为职工服务的意识，不断提升自身的服务水平。从理论基础、思想认识层面入手，不断充实自我，塑造良好的企业管理者形象，强化自律意识，达到思想端正、高效管理的要求。
三、结束语
伴随时代的发展，企业的办公室管理工作也应当积极地创新，建立完善的办公室管理制度，提升职工的主动服务意识，发挥综合协调能力，宣传团结合作精神，构建高效率的管理队伍，建立良好的鼓励机制，全面提升企业办公室行政事务管理水平。
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论文作者:马季
论文发表刊物:《基层建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/7/17
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