图书馆管理系统的改进与现代管理理念的引进，本文主要内容关键词为：管理系统论文,管理理念论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
用信息化带动管理现代化，用信息系统的管理理念改变传统手工模式，是图书馆面对的新挑战。从商业角度来讲，网络化管理是为了降低成本，提高效率，并利用现有的数据进行分析得出有利于本部门发展的规划。它是生产发展到一定程度时对管理提出的要求，强调生产和技术的集中管理，从一般的事务管理转向过程的管理、超前的管理。我国图书馆自动化管理从1978年开始，网络化从1994年实施，商业化专业产品也随之产生，为推动图书馆现代化发展起到了重大作用。在新经济时代，有人认为图书馆自动化管理系统已经非常成熟，应向数字图书馆方向发展，特别是利用文献资源保障体系和各地的文化特色，通过网络来满足读者的需求。这种愿望非常好，但是具体到众多的图书馆如何参与和实现，还没有一个可供操作的方法。许多前期工作是对现有的文献强化其MARC数据的完整性，造成软件系统设计人员把重点放在数据编目的设计上，编目或著录工作的量越来越大，然而这些数据最终能为读者提供多少服务却很难确定。
1 图书馆管理系统的局限
现有的图书馆自动化系统或称图书馆管理系统都是基于MARC数据格式而设计的，是一种完全局限于图书、期刊作为首要文献类型的管理模式。但是，由于修订版CNMARC和USMARC或MARC 21之间存在设计上的差别，必须进行不断的修订使其能够达到包容所有载体形式和语言文字记载的要求。MARC的设计是为了统一数据格式，实现数据共享，减少由于数据的不规范给共享造成麻烦。从这一点出发，它的出现虽给图书馆管理带来非常大的进步，但是它决不是“自动化”的开始或结束，最多称得上是“数据处理的自动化”，它只是对图书馆员在书刊的管理上带来便利，是为管理者设计和服务的“管理”系统。
目前图书馆建立了许多数据，光书目数据就有几万至几十万条，日志数据上百万条，读者信息库数据量也是剧增的。大量的数据不仅要用计算机去处理，数据分析更要用计算机来完成，但现有的图书馆管理系统还做不到。
现代的图书馆如果仅仅把图书馆的馆藏管理得井井有条，却忽视了为读者提供便利的服务，那么这样的管理方式无疑还是藏书楼的模式。我国图书馆的“自动化”管理起步不算太晚，特别是近年来，上规模的管理系统花费了图书馆的不少经费，但是在两三年后却暴露出许多缺憾，最根本的就在于它不是为读者设计的，不能为读者提供所需的解决方案，反而会给馆员与读者之间造成许多误解和隔阂。
2 接受现代信息管理成果，改进图书馆的管理系统
图书馆学已被纳入信息管理科学的范畴，图书馆的管理也应该跟上信息技术和信息管理的发展。但是，如果图书馆界的管理观念不改变，其设计的软件仍然是旧方法的翻新，用新设备、新版本软件管理旧的模式，势必会造成资金投入上的浪费，所以需要提出新的管理观念来适应实际发展的需要。
高校馆和公共馆的建馆目的不同，服务对象也不同，馆藏资源各有特色，但总的目标是把图书馆建成“信息资源中心”，强调馆藏文献的利用率。
一个功能强大、文献类型齐全、简明方便的图书馆管理系统应该囊括全部馆藏，应该是智能化、多媒体信息的体现，而不是模拟传统文献的管理以减少体力劳动。信息时代企业的信息化建设创造出许多新的管理理念。图书馆虽然不是企业而是一个非营利部门，但绝非把读者的服务排斥在工作之外，需要尽快地接受这些信息管理的成果，把他们融入到图书馆真正的自动化系统中。
图书馆可把业务流程重组(Business Process Reengineering,BPR)作为首要工作，把图书馆面向读者的服务工作与业务支撑工作分离，加大为读者服务的范围和力度，减少与读者服务相关的管理环节。业务支撑工作应本着少而精、高效率的原则，在力所不能及的工作中可采用“业务外包”的国际通行做法，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使图书馆能最大限度地适应以读者／用户、内外竞争、文献载体变化为特征的现代信息服务环境。
可利用客户关系管理(Application Service Provider,CRM)的理念来分析图书馆的读者借阅信息，通过富有意义的交流沟通，把读者想要的、近期打算要乃至今后希望得到的文献提供给他们，求得理解并影响用户的行为，达到读者自我创利的目的，最终实现提高读者的文献获得率、读者的到馆率，把成为读者的顾问视为读者满意程度的最高境界。
新的服务理念的最终实现需要有一个运营机制，供应链管理(Supply Chain Management,SCM)和应用服务供应商(Application Service Provider,ASP)同样是十分好的解决方案。ASP模式就是完全的网上物流管理，它试图通过因特网为用户提供定制化的软件应用服务，以低成本和易维护来吸引大量用户。而SCM是实现实物文献物流的畅通、合理、高效，既满足供应，又不保留大量库本积压，使有限的资源得到更加合理的调配。
3 实物文献物流管理
从图书馆生存和发展来讲，根据信息的不断变化和读者需求的多样化，能够及时提供解决方案或指导读者获取信息，就要求图书馆不断改革自身的管理体制和机制，加强在变革过程中的生存力。特别是管理人员要不断更新知识，接受管理研究的成果，以适应社会和经济的迅速发展和变化。
随着电子出版物的出现，特别是网络技术和存储技术的快速应用，出现了数字化文献的馆藏形式。为了区别这两种文献形式，把相对于数字化文献，具有实际载体的文字记录文献称之为实物文献。数字化文献和实物文献的区别有一个重要的前提，就是服务形式。如果文献是以实物形式流通的，哪怕是光盘和硬盘，乃至更大容量的存储载体都是实物文献；数字化文献是以网络形式提供服务的，读者得到的不是文献载体而是显示的内容。一旦把记录有数字化文献的光盘和硬盘从设备上取下来入藏就是实物文献。
电子出版物是数字化文献的实物形式，在图书馆的馆藏模式由实物印刷型向数字代码型过渡的时期，电子出版物的出现是人们都能接受的载体。电子版光盘的实物应进入图书馆流通管理，在阅览方式上它又属于文献数字化管理，需要配备计算机后才能阅览，要经常进行数字化系统维护属信息管理，这种过渡时期的产物是我国各个图书馆所特有的。把馆藏文献定义为实物，是相对于目前正在发展的数字化文献而言的。图书馆本身所固有的流通特征不同于企业和一般商业的货物、商品的流通。一般的物流是把实物交给用户，返回的是用户信息；而图书馆需要返回的是信息和实物，所以把其限定为文献物流。对物流的具体含义，不同的国家、不同的研究机构和管理机构、不同的研究专家有不同的理解，按具代表性的解释是：物流是有计划地将原材料、半成品及产成品由生产地送达消费地的所有流通活动。确定实物文献物流的目的是为了合理安排服务流程，更好地加强对现有的全部综合馆藏进行管理，有效地利用这些资源为读者服务。要实现科学的实物文献物流管理就必须引入信息技术，这在许多图书馆都已经具备了。物流技术管理是对物流活动中的技术问题进行科学研究、技术服务的管理。但是信息技术和产业是飞速发展的，图书馆有限的投资不可能去追赶这些信息技术来装备自己的图书馆，那么就需要引入信息管理理念来改变图书馆现有的面貌，降低成本，提高馆藏文献利用率。我们强调的是基于一个具体馆的实物文献物流管理，来组成一个全新的综合馆藏管理系统，与某个地区的文献资源共享网络物流系统建设是有区别的。
图书馆在把文献转换为数字化之前，是管理实物型的书刊和电子出版物，现有的管理系统只能对图书期刊有很好的管理，但对资料、电子出版物还是沿用手工借还的方法，已经不能适应信息管理时代的需要。应把图书馆的所有实物馆藏都建立起管理信息系统，采用网上借还的物流配送方式，制定相应的流通制度，对不同层次的读者实行不同的配送规定，随着高校合并和规模的扩大，在校学生人数的激增，多校区分散管理已成事实，图书馆远程借还、书刊配送成为急需解决的问题。但由于受到目前管理系统的限制，各区之间无法进行借还和实现文献资源共享，造成书刊资源配置不当。物流和配送是紧密相连的，学生分散、馆舍分散，网络化信息管理还是需要解决实物传送，最终的服务效果是读者能否通过网络借书获得书刊。实物文献物流管理系统是新型的服务理念，把图书馆的服务直接推到读者面前，使馆藏信息更加透明，读者的满意度会更高。
收稿日期：2004-03-25