摘要：对于办公室来说，文档管理与保密工作涉及相关机密，一旦发生公文泄露事件，则可能给企业带来巨大的损失，但现阶段的办公室文档管理工作中依旧存在一定的问题，影响文档安全。基于此，本文首先阐述并分析办公室文档管理工作中暴露的问题，继而有针对性地提出应对措施与解决办法。
关键词：办公文档；管理；保密
现代办公室工作中，文档是其基础性的组成部分，涉及到各种文档、文献、报表、记录等资料，是办公室在工作与管理过程中产生的、能够起到信息记录、传递与保存等功能的文本资料。随着我国社会相关制度的不断完善，以及办公室管理与工作水平的不断提升，以往的文档管理工作弊端也逐渐浮现出来。
1企业公文秘密管理保护的重要性
在技术周期不断缩短、商业活动经常用到大数据、云计算的当今时代，合法获得并适当保护自己的商业秘密成为创业能否成功及继续发展壮大的关键因素。商业秘密中的经营信息的适当保护重要性自不待言，因为只有这一种法律规定的保护途径，你不保护一旦公开，则你就什么也没有了。而对于技术信息，虽然有非常成熟的专利保护制度，但采用商业秘密保护的方式，却越来越重要。
首先，有些技术信息，由于其新颖性和创造性达不到获得专利权的要求，因此无法获得专利权因而只能通过商业秘密的方式来保护；其次，由于技术及产品更新换代越来越快，一些技术要获得专利特别是发明专利，通常要经过几年的时间，到获得专利权时，相关技术很可能已经被更先进的技术替代了；再次，在申请专利时，如果将核心技术的细节全盘托出，经常会被恶意合法使用（绕过专利保护范围使用专利公开的技术）或者违法使用（未经许可直接使用专利公开的技术）而得不到实质保护，会出现连研发成本都无法收回的状况。对于此种情况，有经验的研发企业通常采用专利权和商业秘密保护相结合的手段使自己的合法权益最大化。
2办公室文档管理工作中存在的问题
2.1公文管理制度不健全
公文管理工作是一项具有系统性与整体性的工作，公文的接收、登记、保存、调取与审阅等全部环节，都是相互关联的，因此公文管理需要通过有效的规章制度来起到规范与指导的作用，确保公文管理工作的规范性与标准性，并起到一定的约束效果，确保公文管理与使用过程中严格按照制度进行，保证公文的安全与完整。现代化的公文管理工作，在很大程度上依赖管理与保密制度的完善，但许多办公室都存在制度缺位的问题，公文管理与保密制度存在缺陷，或者制度未能得以贯彻与落实。许多办公室的文档管理人员自身都并不按照相关制度进行工作，更遑论办公室的其他工作人员，公文保存与管理的规章制度并没能起到有效的指导作用。另外，许多办公室的公文管理与保密工作依旧沿用陈旧而刻板的传统制度，按照老办法进行的公文管理，无法与时代接轨，也无法满足办公自动化建设的需要。除了制度陈旧之外，许多文档管理人员未掌握先进的电子文档管理技术，缺少足够的信息技术，公文管理与保存的有效性难以提高，办公效率低下，公文安全漏洞百出。
2.2领导重视程度不够，员工保密意识还有待加强
作为一个经济组织的群体，其首要目标在于创造效益，容易形成管理层重经营轻管理的局面，同时由于企业公文管理管理重视不够，势必会造成相应配套的制度不够完备，约束保密要害部门的各个环节力度不够。在我们的科研机构内部，由于对档案管理的重要性缺乏正确的认识，公文管理工作的保密意识淡薄，有些工作人员甚至对《保密法》并不了解，放松了对安全隐患的警惕。
2.3防范能力相对落后
随着信息时代和网络时代的来临，信息以及计算机的技术快速发展，给我们的科研档案工作中的保密环节带来了更多的挑战，通信和计算机的网络泄密事件日益增多。一是在工作中我们往往对建设好计算机网络考虑较多，对保密防范措施涉及较少，存在重建设使用，轻保密管理的现象。二是由于保密条款的不完善，存在“一机多用、一机多联”的问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆三是对红头文件的保密管理较为重视，而对计算机软盘、硬盘、光盘上的涉密信息的保密管理重视不够，疏于管理。
3公文管理保密工作应采取的对策建议
3.1提高对公文管理现代化管理的认识
公文管理工作的领导者要意识到新型管理技术对公文管理工作的重要性，应积极的采取新型现代化公文管理手段，投入的足够的经费来完善环保档案管理现代化的设备，不断促进公文管理现代化的发展。同时，要提高管理工作人员的思想意识，紧跟时代脚步，转变以往的管理工作方式，通过不断的学习来完善和创新公文管理工作。
3.2完善管理制度
对公文施行统一的管理，建立完善的安全规章与制度，加强对人员、部门的管理，按照国家安全保密的要求，科学地对信息保密等级进行划分，明确监管的职责，健全档案的收集、整理、保管、利用、借阅、保密等工作上的流程，推行档案工作的标准化、规范与管理，保持与项目管理办法互相匹配，保证科研档案的统一与延续性，以形成科研档案工作中的良性循环。
3.3建立定密标准体系规范定密流程
科研业务类涉密事项的确定:首先，将科研业务划分为若干事项，涵盖各业务领域。如将研究院的科研业务划分为船舶行业情报分析研究、管理决策支撑研究、标准化分析研究、舰船质量可靠性研究、信息安全研究等领域。其次，确定每个事项的密点。如“行业情报分析研究”这个涉密事项的密点可以概括为行业中长期发展规划、军工发展战略研究等。“质量可靠性研究”的密点可以概括为重点型号(或重要系统、指标)质量可靠性研究，一般型号(或一般系统、指标)质量可靠性研究等。对于“重要”和“一般”的确定，要结合船舶行业的整体清况，并借鉴总体所、系统所等单位的经验，不断完善，力求准确。
综合管理类涉密事项的确定首先，将综合管理分为人员管理、项目管理、国防专利代理、载体制作及管理、信息系统及设备管理、保密保卫国家安全监督检查等事项。其次，确定每个事项的密点。
3.4做好办公自动化环境下的电子文档保密管理
在办公自动化环境下，办公室公文的管理与保密面临着全新的挑战，公文的保存与管理不需要耗费大量的人力资源与空间资源，但公文调取、审阅与修改也更加不易留下痕迹，同时，电子文档的保存也存在一定的外部攻击的可能性，就需要在办公室营造更加良好的公文保密环境，提高电子文档管理系统的安全性，以权限认证、公文加密、网络攻击检测与防范、安全漏洞管理、网络病毒预防等技术手段避免公文出现安全问题。严格限制公文的使用权限与管理流程，根据不同层级的系统访问者设定专门的访问权限，禁止不具备访问权限的人进入系统。可以加强对于公文保密的过程与管理，建立集中性的公文存储平台，对于涉密公文与涉密信息进行专门管理，对公文与信息进行全程监控，包括公文的生成、记录、归档、流转、调取、审阅、存储与销毁等全部环节，明确公文信息的来源与去向，确保电子文档的管理与保密工作得以有效执行。此外，还应当不断加强对于文档管理人员的技术培训，提高其信息技术的应用能力与水平
结束语
在办公室中，对于公文管理当中的公文管理与保密工作，首先应当建立健全相关制度，从制度的层面对工作方式与管理方法加以规范与约束，继而从思想层面提高文档管理人员及办公室工作人员的公文保密意识。从技术角度来说，在办公自动化的环境下，办公室也需要做好电子文档的保密管理工作，提高文档管理人员的技术应用水平。
参考文献
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论文作者:金睿
论文发表刊物:《基层建设》2018年第19期
论文发表时间:2018/9/10
标签：公文论文; 办公室论文; 管理工作论文; 保密工作论文; 文档论文; 制度论文; 技术论文; 《基层建设》2018年第19期论文;