张小丽
中电投电力工程有限公司 050800
摘要：伴随着国家科技水平的迅速增长，企业基建的工程也是日益的增加，因此基建工程里各种档案资料的收集与整理工作也被逐渐的关注。怎样科学的管理企业基建工程档案则是目前企业档案管理业务的非常主要的一项工作。
关键词：企业基建工程档案，收集，整理
引言：
基建档案是企业从最初的现场勘查开始到最后的工程的结束验收等所有的记录过程，基建档案记录着工程项目各个环节的重要内容，它同时也收集整理着工程项目从启动开发到后期验收竣工等相关的手续及合格证。这些重要的文案资料是整个工程的重要的文献依据，工程后期出现的设备开启运行、使用过程中的维护修复及改造都会参照依据这些企业基建工程的档案资料。所以，为了使这些基建项目的档案资料得到良好的应用，一定得保证这些工程档案资料的完整及数据准确性。
1、构建完整的档案管理规章制度，加强档案管理者的管理理念及认识
1.1提供档案管理人员的积极主动性
任何一项工作的思想认识都很重要，只有从内心上去了解认识这项工作，才能从根本上把工作做好，在整理档案管理工作中也同样如此，只有认识到档案管理对于企业的重要性，同时了解懂得了如何去收集与整理企业基建工程档案，主动积极的去配合企业的各部门工作人员的工作。积极的宣传档案整理的工作的重要性，增强企业档案管理人员的积极性。让大家认识到档案管理是企业工程建立不可或缺的一项重要内容。
1.2．企业要建立完整的档案收集管理规章制度
俗话说“无规矩不成方圆”企业为了确保工程档案资料整理的准确完整真实，一定得建立一套完整的档案资料管理机制，根据自身企业工程项目的要求，及各个项目的不同的特点，让各个项目负责的每个部门都配合在一起，在工程开展的前期，也就是施工之前对各个部门的意见具体内容统一整理在一起，设立专门的档案管理部门，聘请专职的档案管理人员，建立健全完整的企业档案管理系统，加强每个项目管理者之间的联系，让大家多多的沟通配合及交流，另外一定要完善基建工程项目档案管理的规则要求，建立与工程项目相匹配的工程档案管理规章制度。规矩规则定了，工作人员积极主动的配合，这样的档案管理工作才会进行的井井有条。
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1.3.建立奖励制度，评优择选，促动档案管理者工作的高效性
永远没有最好，只有更好，企业要想让档案管理工作做的更加的完整真实准确，要采取一定的奖励择优活动，选取做的好的管理人员作为典范，进行奖励及赞扬，企业这样做会带动指引基建档案管理工做，这项档案管理资料的收集与整理也会更加的准确化，规范及完整化。只有这样 这项工作才会有好的发展趋势，同时明确各个档案管理工作的各个环节人员的职责，细化档案管理工作的内容，让大家各持其职，以确保档案管理资料的安全性和及时性。
2、建立完整的企业档案管理工作流程
首先，工程的档案资料的搜索获取、文件资料的整合及分配是属于合同管理的工作，一定要划分这职责里面，确保合同具有自身的法律效应。例如在项目的招标投标文件及合同中，需要指出此文件改如何的整理收集及归档分配，而且要把整理归档划分的要求制定出来，明确各项资料管理的细则要求，同时也需要将这些归档的文件资料列表华，具体的归档的划分范围、归档的日期时间、归档的文件内容，最后要把这些整理好的文案要求附加到归档的文案中。另外，不管是施工现场还是建设单位，凡是项目相关各个单位所签订的服务协议，物资用料采购合同，工程设计合同等等这一系列合同文案的整理，都需要建立健全的档案管理制度，用次来确保这些资料收集归档的准确性。
其次，企业的项目开启后，建设方要对参建的各个项目承担着明确各个环节资料的整理规则，也就是所谓的档案资料交底工作，假如建设方要求在档案收集及资料整理过程中所有文件采用文件资料夹或者使用标准的文件柜，保证文件资料不受到自然灾害或者外界坏境条件的影响而破损。然而保存文件的同时要注意文件资料的安全性，注意文件资料的备份或者配备文件锁以确保文件的安全保密性。
第三，同时开展基建档案的管理和工程建设的基础工作。一步步的完善企业项目的工作机制，合理的配备工作人员，细化工作分工，尤其是企业工程项目里的建设方为了保证工程质量，在管理资料过程中会要求明确各个管理岗位的职责，做到支持其责，也会把企业对工程的资料整理工作作为工程质量的一项考核项目。为了保证工程档案管理工作的合理顺利的开展，一定要配备专门的档案管理机构人员。
第四，工程完工后会有验收的环节，竣工验收的资料一定要整理好。在项目的完成后建设方会来验收，竣工资料一定得符合项目的工作规范要求，因此，企业项目的各个管理部门、项目监理人员及资料档案负责人，必须把好验收的项目核查工作，需要仔细的审查每个部门提交过来的竣工图纸及文案材料和施工的报告资料，尤其是项目资料整理记录的真实准确性和项目变更环节实际的落实状况都需要格外的注重审查。核实项目资料的是否具有完整、准确、真实性，到底符不符合要求，以此，保证工程档案资料合理的管理之上，确保工程的施工质量。
3、加强企业基建工程档案的电子信息化
企业工程项目建设的整个环节，就是工程档案资料组成的过程，因此这样也说明了工程档案资料的形成不是一朝一夕的工作，这是个非常的漫长及复杂的一项工作。因此在管理企业档案资料的搜集整理过程中一定要增加信息化管理，根据工程项目的实际情况，可以采用选择适合本企业的工程档案管理软件，利用软件使企业的各个部门做到信息共享，广泛的资料搜集及信息合理的整合，打破原有的地区及部门的局限性，与此同时，加强资料管理者的信息化的知识，一点点的让企业基建工程档案的收集与整理变成信息化。
结束语：
综上所述，企业基建工程档案的收集与整理是企业非常重要的一项工作，基建档案可以映射出整个工程项目建设的实际情况，基建工程档案的优化同时也增强了企业基建工程的管理水平。因此，档案管理人员一定遵循企业的规章制度，做好企业基建工程档案的收集与整理工作，促进企业更好的向前发展。
参考文献：
[1]毕苇.企业基建工程档案的收集与整理[J].城建档案,2017(01):40-41.
[2]周映艳.企业基建工程档案的收集与整理[J].城建档案,2015(12):35-36.
论文作者:张小丽
论文发表刊物:《防护工程》2018年第14期
论文发表时间:2018/10/10
标签：档案论文; 企业论文; 基建工程论文; 资料论文; 工程论文; 工作论文; 项目论文; 《防护工程》2018年第14期论文;