摘要：本文通过分析当前建设工程档案资料存在问题并结合实际探索提高工程档案资料管理的有效控制措施，以便达到“与工程质量、进度同步管理”，提高其完整性、准确性的可靠保证，发挥其“对历史负责，为现实服务，替未来着想”作用。
关键词：工程档案；管理；措施
1.建设工程档案资料与管理的联系与区别。
1.1建设工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成，其档案资料是真实反映施工过程和项目管理质量的一种原生的、独有的、不可替代的客观记录。。工程项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。
建设项目档案主要包括报建资料、监理文件、施工文件和竣工文件。报建资料是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录。监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料，包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案。竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。
1.2建设工程档案资料管理是工程项目管理重要组成部分，是采用各种先进、科学的管理方法最大限度将上述工程项目资料收集归档，并能客观、如实反映工程项目管理情况，以便达到“与工程质量、进度同步管理”，提高其完整性、准确性的可靠保证，发挥其“对历史负责，为现实服务，替未来着想”作用。
2.建设工程档案管理的现状及原因分析
2.1主要存在的主要问题。建设工程档案常常存在资料不全、质量不高、未按时报送等情况，主要表现在以下几个方面：
（1）一些项目建设单位对工程档案重视不够。特别在施工阶段，因项目多、时间紧、任务重，忽略了项目前期阶段的资料收集，也未对参建单位提出档案的具体要求。
（2）参建单位对竣工资料的质量要求心中无数，结果出现了文件表式不对、签字手续不完备、没有原件归档等现象。
（3）工作职责不明，加之档案员责任心不强，未能严格执行“四参加”制度到位尽职，造成了一些重要设备资料遗失或收集不全。
（4）大多施工建设单位重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成报送的档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，直接影响到日后的提供利用。
2.2原因分析
（1）思想认识偏颇。不少项目建设单位有“重工程建设、轻档案管理”的现象，尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识还很淡薄。有的认为工程档案是单位档案主管部门的事，与已无关；有的认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，没有必要搞得太复杂；还有的甚至把档案作为“私人财产”，不愿移交归档。显而易见，认识不到位是造成工程档案不到位的首要原因。
（2）管理工作失职。建设工程档案缺乏有效的管理制度，部门责任未明确，造成“推诿扯皮”的现象。工程档案往往由外聘资料员兼职一抓到底，没有落实专人具体负责，外聘资料员因受聘工程项目多，对本项目工程资料存在马虎应付检查，质量、安全及监理资料根据广东省统计表千篇一律，且归档管理不及时。档案网络没有延伸到各个具体工程，未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络。制度缺少、管理失职，是造成工程档案不到位的主要原因。
（3）考核措施缺位。有的项目质安管理部门认为档案工作没有列入单位或个人年度绩效考核，又无硬性的奖惩措施，档案工作质量好差无关紧要，不会影响评先评优和工资奖金。因此，听之任之，没有把档案工作纳入议事日程，更不把档案工作当回事，这就造成了工程档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。考核激励措施的缺失，是造成工程档案管理不到位的关键原因。
（4）人员素质不高。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆工程档案收集归档工作专业性、技术性很强，一般档案人员缺乏技术知识，难以搞好工程档案工作；而项目建设单位档案人员往往一人兼任多职，没有过多的精力和时间投入档案工作，疲于应付日常事务，更谈不上档案业务学习、业务素质提高。档案管理只满足于“不丢失、装进袋子、锁进柜子、你查我调”的状况。人是生产力发展的第一要素，档案人员素质不高，是造成工程档案不到位的根本原因。
3.加强建设工程档案资料管理的有效措施。
3.1发挥监理专业作用，实行预归档管理，分解工作任务，提高归档质量。建设工程施工时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。为减轻工程施工后期竣工资料整理的工作量，实行项目档案年度归档制度，根据广东省建设工程统一用表进行整理，实行预归档。先由公司和监理人员通过检查年度归档进度，实时掌控施工单位日常归档情况，及时督促整改归档中出现的问题，使归档工作化整为零，较好地实现档案管理与工程建设同步进行，避免了集中整理竣工资料容易出现的不真实、不系统等问题，保证了工程施工期档案资料的完整、准确和系统，为工程竣工档案的最终验收奠定了基础。
3.2档案主管部门前期介入、中期控制、后期检查。
（1）坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。
（2）档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。
（3）项目档案是项目质量的重要组成部分，也是项目建设和管理的重要基础和依据，直接关系“三大控制”。因此，在外围工程竣工资料整理过程中，严格把关。每份施工管理文件都要施工单位、监理和经业主三方核对确认后，方可整理归档。同时，利用施工图修改后作为竣工图的，要求在相应的设计变更文件中相应条款旁盖章注明被修改图纸的图号，使所有设计变更文件中的每项内容在文件所指的竣工图上得到反应，并编写“竣工图编制一览表”，详细填写卷内修改施工图的图号、修改内容等。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。
3.3依托档案服务中心，加强施工关键环节影像资料收集。
档案主管部门可依托第三方档案服务中心的优秀技术，选聘专业单位协助做好工程施工过程影像资料的收集工作。在工程施工的关键环节，定期或不定期到施工现场采集施工影像资料，包括动态及静态作业影像资料，由指定专人负责日常照片收集和整理工作，做为项目档案资料的补充。
3.4强化培训，提高素质，加强档案人员队伍建设。
档案管理是企业管理的窗口，反映企业的基础管理水平，而档案管理人员的素质决定着档案管理的水平。
（1）监理对新进场的施工单位进行档案业务指导和培训，并督促其建立内部管理制度和考核办法，使其尽快熟悉和掌握项目档案管理办法。
（2）聘请资深档案专家对参建单位工程技术人员和档案员进行档案管理知识培训。对参建单位档案管理人员进行集中培训和有针对性的培训，确保档案工作管理到位，方法高效。另一方面，专兼职档案员要自觉增强责任意识，树立终身学习的理念，加强档案知识和业务技术的学习，加强现代办公设备的学习，提高熟练运用计算机、网络等现代技术管理档案的技能水平，真正成为一岗多能、业务精湛的管理能手，以适应新时期新阶段对档案工作的要求。
4.结语:
工程档案资料管理的质量控制是一个系统工程，牵涉单位及部门多、人员杂、时间长，千头万绪，困难诸多。因此，在建设项目档案管理过程中，档案主管部门要按照档案与合同相结合、过程指导与控制相结合、检查与整改相结合的工作思路，注重日常管理，重视关键环节，才能使项目档案管理与工程建设同步。只有真正重视工程建设项目档案资料的集中管理、有序管理、质量管理和安全管理，做好全过程跟踪控制，才能有效地控制工程档案资料的归档质量。
论文作者:李奕昂
论文发表刊物:《基层建设》2017年第14期
论文发表时间:2017/10/10
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