关键词：精细化管理；工程档案；档案整理；人才培养
前言：为全面体现工程类项目建设的全过程，对于工程档案管理的要求不断提高。提升项目管理水平，确保文件终身质量，精细化管理这一理念保证了工程档案的完整性、准确性、安全性，有助于管理体系的稳定进行。加强精细化管理，提升工程档案质量，探索有效的措施和方法，才能推动工程建设不断发展和进步。
一、粗放式管理在工程档案管理中的问题
（一）缺乏规范管理
粗放式管理意识仍存在于部分工程建设单位之中，重建设、轻档案的管理模式影响了对于资料的记录和整理，使得工程档案不够健全，对工程档案的有序性和完整性有着很大的影响。许多企业在验收前对于工程档案进行突击补充和归档，降低了工程档案的质量，在后续保存中没有进行规范的管理造成工程档案的遗失和损坏，使得工程档案失去了原本的功能，不能对项目建设起到有效的作用，也不能对项目监管提供有力的支撑。例如上海某建筑公司在上海某地铁车站建筑工地上因工程档案混乱造成施工方案缺失部分信息，该企业未按照施工方案施工从而引发山体滑坡，以致4人死亡，10余人受伤，造成了难以挽回的后果。
（二）缺乏管理人才
工程档案的记录、整理和监管都需要有相应的管理型人才，随时补充施工表格，合理保存施工资料，归类整理施工图样，科学分类组卷，有效整合归档，管理人员不仅需要把握相关的专业知识，还要及时了解有关机构颁布的各项规定，做出相应的调整和更改。大多数企业缺乏合适的管理人才或者聘用能力欠缺的人员进行管理，造成工程档案管理的混乱，影响工程档案管理的工作。例如A企业长期由负责土建施工质量管理工作的员工兼任工程档案的收集整编工作，缺乏相关的知识经验，未能按卷收编工程档案并有遗漏现象，以至于该省住房城乡建设厅查验时不合格，被通报批评。
二、精细化管理在工程档案管理中应用的有效途径
（一）加强组织管理
加强工程档案组织管理是实现精细化管理的前提，明确管理责任，规范管理流程，加大执行力度，才能将精细化管理切实有效的应用到工程档案组织管理之中，在实际应用中不断改进管理模式，才能高效的完成工程档案管理的工作，实现精细化管理。例如，河南某建筑工程企业在引入精细化管理之后，要求在工程管理和施工过程中对监理单位和承包人提交的报告要按约定时间做出书面答复并进行备份记录，按照诚实守信原则，真实准确的做好工程档案的记录和整理，让工程档案的管理更加规范化。加强组织管理的方法包括以下几点：
第一，加强组织领导。有了正确的领导方向才能保证各部门的积极配合，保证档案的准确、完整、系统和安全。
第二，要强化管理责任。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆确定每个部门需要做什么和应该做什么，为了保证工作的及时和高效，分小组完成各项工作并对档案进行监督和管理，提高工作效率，保证工作质量[1]。
第三，要应用先进的管理技术。由于工程档案涉及范围较广，使用信息技术等可以有效的提高工程档案管理的效率。数字化管理有着准确性和有效性，推广信息化有助于更大范围的档案收集和汇总，符合当今互联网的发展趋势，加强工程档案管理的专业性，促进组织管理方面的发展。
（二）提升人才素质
由于工程项目的专业性和限制性，工程档案管理本身对于管理人员的要求就很高，涉及到的工程档案管理范围较广，缺乏系统工作归档的业务能力会使得工作效率大大降低，这就需要对于管理人员的工作技能进行培训。对于工程档案管理人员的培训分为以下三个方面：
第一，人员素质培养。定期组织工程档案管理人员进行学习，包括档案管理知识、档案储存知识和工程理论知识等。通过不断的学习让管理人员始终处于一个先进的管理思维之中，让人员的基本功更为扎实，对其专业性也起到了巩固加强的作用。有步骤、有层次、有顺序的展开各项培训工作可以确保管理人员的专业技能和工作素养，具备出色的管理能力。例如，北京某企业定期组织员工技能培训，包括书面报告的规范性、归类整理的高效性和先进化管理模式的设备技术培训，聘请专业导师进行当场教学，员工在学习中更深刻的了解自己的工作，大大提高了工程档案的管理效率，该企业也因此成为了本市的模范企业。
第二，确保人员稳定。如何避免企业人才流失一直是各个企业需要面对的问题，尤其是工程档案管理这样专业性很强的工作，员工对于收集整理的习惯各不相同，经常人员变动会造成工程档案管理混乱，这对于工程档案的归档和整理是极为不利的。为应对这一现象，使管理人员工作稳定，企业需设立一定的奖励机制，调动员工的工作热情，并且将热情投入到管理工作之中[2]。
（三）健全管理制度
严格建立工程档案管理的制度是精细化管理的重点。根据国家和有关部门的规定健全工程档案管理制度体系，如《档案保管制度》、《立卷归档制度》、《档案管理人员工作岗位制度》和《档案管理保密制度》等，这样的工作标准给予管理人员一个工作的框架，成为管理人员的重要的工作标准。管理制度的健全分为以下几点：
第一，健全工程档案的管理制度。部分企业由于缺乏完善的工作管理制度，导致工程档案的整理和归纳十分混乱，缺乏条理性和完善性。精细化的管理使得工程档案的管理变得有序和规范，由此可见，拥有一个完整的管理体系在组织管理中有着极为有效的作用。
第二，加强相关设施设备的建设。工程档案管理的现代化离不开各项先进的设备，提高效率就要应用到各种先进的技术，加大归于档案管理的资金投入，更替老旧的工程档案保管模式，例如采用云系统管理的先进技术，对各项数字化设备进行更新，为健全管理制度打下坚实的基础。
结论：综上所述，在工程档案管理中实施精细化管理可以大幅度提高工作效率和管理成效，还能对各项工作进行全面的记录，为工程类项目的查阅提供便利的渠道。在管理中融入精细化管理的理念，贯彻精细化管理的意义，摒弃粗放式的落后的管理模式，提升管理人员的自身素质，树立精细化的管理意识，保障工程档案的完整性和系统性，确保工程档案的规范性和科学性。
参考文献：
[1]王蔚绮.关于进一步加强档案管理的思考[J].中国管理信息化,2016(12):194.
[2]庞新林.浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理[J].科技风,2017(3):211-212.
论文作者:邓艳婷
论文发表刊物:《科技中国》2018年6期
论文发表时间:2018/8/10
标签：工程论文; 档案论文; 档案管理论文; 精细化论文; 管理人员论文; 工作论文; 组织论文; 《科技中国》2018年6期论文;