文件与档案差异之比较研究，本文主要内容关键词为：差异论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
辩证唯物主义的发展观认为由于事物发生部分质的变化，整个事物的发展过程可以区分为若干个不同的阶段。在文件生命周期的全过程中，文件与档案各自所处的发展阶段不同，相互之间在本质上也就必然存在着一定的差异。
一、文件与档案在概念表述上的差异
通过对所掌握的有关资料的分析，笔者发现目前人们对“文件”与“档案”这两个概念在表述上有一定的差异。差异主要在两个关键的词语上，即“现行使用完毕或告一段落”和“具有保存价值”。
“现行使用完毕或告一段落”这一词语揭示了文件与档案之间所处的发展阶段的差异。在文件生命周期的全过程中，有若干个发展阶段。文件处于现行使用阶段，是现行工作的依据或直接的成果，故也被称之为“现行文件”。当文件进入暂时或永久保存阶段后即转化为档案，主要起到工作查考和历史凭证作用，故也被称之为“非现行文件”。所以从所处的发展阶段来看，档案必须是现行使用完毕或告一段落的文件。在实际工作中，我们应对文件与档案进行严格的阶段划分，并分别从它们各自所处发展阶段的实际出发，有效地管理和利用好它们，充分发挥它们应有的效能。人为地将文件当作档案来对待，或将档案当作文件来对待，都是违背文件与档案的发展规律的，必将影响它们应有价值和作用的发挥。
“具有保存价值”主要揭示文件与档案在存在条件方面的差异。文件转化为档案是有前提条件的，这个条件就是文件必须具有保存价值。只有具有保存价值的文件才能转化为档案，反之没有保存价值的文件就不能转化为档案，也就不应当作为档案而存在。正确认识文件与档案在存在条件方面的差异，具有这样两点实际意义。一是有助于增强人们的档案意识，在实际工作中，严格按照《档案法》等法律法规的规定，自觉履行保护档案的义务，把在相关的各项工作和活动中产生和形成的具有保存价值的各种文件及时、妥善地保存起来，为国家积累档案财富。二是在办理文件归档时，应严格按照有关规范的规定，认真做好文件的鉴定工作，准确判定每个文件固有的价值，将具有保存价值的文件及时归档，保证档案的完整与准确。
二、文件与档案在存在形式上的差异
文件与档案在存在形式方面的差异主要在三个方面，即“更改补充”、“制备数量”和“单元组合”三个方面：
在更改补充方面，文件与档案之间有着明显的差异。文件有更改渐全性这一特点，即文件往往需要通过不断的更改才能逐步加以完善。在实际工作中，随着客观事物的发展和人们主观认识的变化，经常需要对文件，特别是科技文件进行更改。一般采用的更改方法是用新的文件更替相应文件，或直接改正相应文件。档案则具有原始性，所以档案的内容决不容许更改。这就要求人们在归档前的文件鉴定中，应对文件的内容准确性进行审核，对内容有舛误的文件，应及时予以处理。即使随着实践的发展，人们所产生的新思想、形成的新成果和采用的新技术手段，与档案所记载内容不一致，甚至相矛盾时，也只能通过补充归档新的文件来解决。正因为档案有这样一个特点，所以它能完整地反映每个不同阶段具有代表性、典型性的思想和成果等。
在制备数量方面，文件与档案之间也有着明显的差异。所谓制备数量即文件与档案的制成份数。就一个具体的立档单位而言，在日常工作中，为了满足各项现行工作和活动的需要，往往一个文件要制备几份、几十份，印发给各有关部门或个人使用。所以文件存在着“多份并存”的现象。档案则并非如此。档案属于“孤本”，一般在归档时每一件档案只保存一份，不需要备份，所以档案不存在“多份并存”的现象（某些档案在某些情况下的“必要重复”例外）。正因为如此，档案才尤为珍贵，必须妥善保存。
在单元组合方面，文件与档案之间也有差异。文件以件为单位，每一个文件都独立存在，构成一个独立的管理和使用单元，所以文件没有单元组合的问题。档案则不同，它是由若干具有内在有机联系的文件组合而成的。通常情况下，档案是以卷（盒、册或袋）为单位，每一卷（盒、册或袋）为一个整理、保管、统计和利用单元。这种“单元”形式是“后天”组合而成的，是在文件的自身因素和组合过程中的人为因素的双重作用下形成的。新推行的《归档文件整理规则》，亦主张将关联性强的“请示与批复”、“报告与批示”、“函与复函”和“通知与报告”等两份或多份文件作为一件来处理，这也就必然涉及到相关文件之间的“组合”问题。总之，单元组合是档案所特有的概念，是在文件转化为档案的过程中，必然要经历的一个过程。
三、文件与档案在作用特点上的差异
文件与档案都具有依据、凭证和参考等基本的功能作用，但由于它们与现实和活动的具体联系有所不同，所以它们各自所发挥作用的侧重点也有差异。相对而言，文件侧重于现行作用，档案侧重于历史作用。
归纳起来，文件的作用主要有：一是执行作用。人们在组织实施任何一项重大工作和活动时，都要经过认真的研究和筹划，形成具体的书面意见、计划、方案、规程和标准，作为组织实施有关工作必须执行的依据。如重大活动的实施意见、技术开发的设计大纲、基本建设的施工方案等文件。这些文件记录和反映了人们对组织实施有关工作和活动的指导思想、具体要求和预期目的等内容，完整、真实地体现了人们的主观意志和意图，起到统一思想、规范行为等作用。这就是文件的执行作用。
二是推动作用。文件的推动作用体现在文件的运动过程中。在实际工作中，发文者通过文件将自己的思想和意图传达给受文者，并以此推动工作和活动的展开。反之因为文件形成和传递方面的问题，导致工作和活动无法正常进行的现象也时有发生。所以每一份文件从它产生、传递到被利用的全过程，客观上就是推动具体工作和活动不断进行的过程。
三是记实作用。文件的记实功能是与生俱来的。因为它实质就是一种信息记录工具，可以用来记录各项工作和活动的过程和结果，反映事物真相，揭示运动规律，所以它必然具有记实作用。在实际工作中，人们用文字、图表或者更具有可比性的数据、更形象生动的照片、录音、录像材料，将有关事物及其发展演变过程真实地、连续完整地记录下来，就系统的形成了各种会议记录、生产记录、施工记录、试验观测记录等文字、图表、数据、音像式记录材料，这些都是具有记实作用的重要文件。
档案的作用主要有：一是资源作用。知识经济学的观点认为信息的产生、传播和利用是经济增长和社会进步的基础，没有长期的信息资源积累，难以出现推动经济发展所需要的创新。档案具有储备各种信息的功能，是一种可被重复使用且不灭的信息资源。人们通过重复使用这一信息资源，不断进行多方面的创新，创造新的财富。如在技术开发中，通过复用原有成果的档案，可以早出成果，减少投入，提高社会生产力，创造更多的社会物质财富。
二是凭证作用。档案记录了实际工作中曾经存在或发生过的某一事物的全过程及最终结果，这些材料是历史的见证，具有凭证作用。如技术成果转让合同完整地记载了一个单位接受其他单位技术成果转让的所有约定，所以它是这个单位合法占有该项成果使用权的具有法律效力的证明材料，具有凭证作用。
三是查考作用。因为许多社会实践活动都存在着在既定的范围内经常性地重复、持续进行的特点，尽管历史条件、客观环境等都会发生一定的变化，但是往往过去的工作与当前的工作仍然保持着一定的连续性，或者具有一定的内在联系，或者存在相同、相近之处。正因为如此，在实际工作中人们经常查阅利用以往工作中形成的原始记录材料作参考，了解情况，启发思路，借鉴经验，保证工作的有效开展，提高工作效率。这就充分说明了企业事业单位档案具有查考作用。
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