（皖南医学院弋矶山医院 安徽芜湖 241001）
【摘要】大学附属医院的档案管理直接影响教学质量和水平，文章采用PDCA工作法对教学档案整个过程进行管理，对提高教学档案管理质量起到了积极的促进作用。
【关键词】PDCA工作法；附属医院；档案管理
【中图分类号】R197.32 【文献标识码】A 【文章编号】1007-8231（2017）14-0255-02
PDCA工作法是一个科学的、现代化的管理方法，具体包括计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、总结（Action）四个质量控制阶段，其核心理念在企业质量管理中取得了巨大成功，近些年也已运用在许多其他的研究领域，并取得了显著的成效。我院作为大学的附属医院，承担了大量的临床教学工作，在医院教学档案管理中我们运用了PDCA工作法的理念，有效地促进了我院教学档案的科学化和规范化。
1.附属医院教学档案的内容与特征
附属医院教学档案是医学院校教学工作的重要内容，承担了医学院校临床教学的全部，事关医学院校学生能力素质的培养和专业培养目标的实现，因此做好教学档案的管理具有重要意义。附属医院教学档案的内容包括从事医疗、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、医院、学校和社会具有保存价值的各种文字、图标、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录[1]。根据教学对象的不同可以划分为：本（专）科生临床教学、本（专）科生临床实习、研究生临床培养、师资培养和继续教育四个方面的材料；根据档案性质可以划分为：文件制度类材料、教学过程形成的材料、教学评价类材料、学籍管理类材料。
附属医院教学档案最鲜明的特征主要有以下几点：一是具有医学院校教学和临床教学双重性，即有单纯的教学内容，也有实践教学环节的临床材料；二是教学档案的多样性，一方面是档案材质体现有文书档案、电子材料等，另一方面是参与人员广，分散在各个科室；三是规律性，教学档案一般是按照学期、学制、课程、学历等方面自然形成。
2.PDCA工作法在附属医院教学档案管理中的运用实例
2.1 PDCA工作法简介
PDCA工作法的四个质量控制阶段是首尾相连周而复始的循环程序，由美国工程师戴明博士于1950年创立，也成PDCA循环[2]。PDCA循环的四个阶段中的每个阶段又可以进行下一层次的PDCA循环，大循环里面小循环，管理中阶梯式上升，循环前进。具体如图1所示。
图1 PDCA工作法流程图
2.2 PDCA工作法运用案例
在医院教学档案管理过程中，PDCA循环的应用对提升管理质量和效益起到了积极作用。本文就教学档案中的本（专）科生的临床教学为例，研究PDCA循环的运用。
（1）P（Plan）计划阶段
P阶段是临床教学档案管理的整体计划阶段。在这个阶段中，要对整个管理流程进行规划，完成管理制度的制定，对临床教学档案的保存内容、形成方式、保存期限、相关责任人等方面进行明确。我院在临床教学档案管理过程中，成立了档案管理领导小组，制定《临床教学档案收集归档规定》等规章制度，制定年度工作计划和档案管理经费预算，确定临床教学档案的收集范围为：规章制度、教学文件、教学工作计划和总结、课程安排、教学课件、考试试卷、考试成绩统计分析、教学活动记录等其它有价值的材料。P阶段是整个档案管理过程中的先决条件，是确保档案质量的基础。
（2）D（Do）执行阶段
D阶段就是执行P阶段的各项制度和计划。医院档案管理领导小组强化领导、整体谋划，年初召开工作会议，明确工作重点。负责临床教学工作的临床教学部，为确保执行阶段工作不偏差、保质量、高效率，对负责档案管理的人员进行集中培训，统一思想，明确工作内容、要求和职责，细化工作任务、建立台账，明确相关责任人和完成时限。D阶段的质量高低直接决定了档案整理的质量和效率。
（3）C（Check）检查阶段
C阶段是依照P阶段制定的计划，检查D阶段工作的情况。在此阶段中，医院档案管理领导小组通过季度、学期，年终考核的方式对临床教学档案进行检查，及时销账，适时检查督促。医院成立临床教学工作督导组，对临床教学工作进行督导和检查，及时发现问题，及时处理。检查内容包括：完成工作计划情况、档案材料齐全程度、档案材料规范程度、档案材料完成质量、计划外需纳入档案保存的材料、档案管理中存在的问题等。
（4）A（Action）处理阶段
A阶段是对C阶段中检查情况进行分析，并采取有效措施确保P阶段计划的高效完成。在A阶段，对P、D、C三个阶段中实际运行的情况分析后，可以根据实际工作需要，在论证充分的基础上，对相关工作进行调整；对工作中存在的问题针对性的制定整改方案、明确整改时限和责任人、整改督查措施；及时通报检查结果、固化工作成果和经验、强化档案人员责任意识等。
（5）PDCA单个阶段的内部循环
PDCA是一个螺旋上升的循环，每个循环一次可以解决一些问题，未解决的问题纳入下一个循环。同时，每个阶段内部也在进行小的PDCA循环。如C阶段的内部PDCA循环：在C阶段工作开始前，同样首先要对检查阶段所要做的工作进行Plan（计划），制定检查阶段的工作计划和方案，随后是Do（执行）工作方案，执行完了之后Check（检查）整个工作流程后分析反思，再Action（处理）调整、改进工作。如图2所示。
图2 PDCA螺旋上升循环图
医院档案管理工作是一个无限循环的不断上升的过程，PDCA循环理论是一个值得探究和推广的好方法，通过不断发现影响档案工作的各类信息并反馈到新工作的开始中去，逐步加以克服和解决，推动档案管理工作不断朝着更加科学、更加合理、更加规范的目标迈进。
【参考文献】
[1]杜鸿、梁萍.做好附属医院教学档案管理工作的思考[J].医院管理论坛，2010，27（6）：42-44.
[2]金广林.全面质量管理实用方法[M].北京：科学普及出版社，1990：35-36.
作者简介：张华英，女，安徽芜湖人，馆员，皖南医学院弋矶山医院医务处，主要研究方向：医院质量管理。
论文作者:张华英
论文发表刊物:《心理医生》2017年14期
论文发表时间:2017/8/8
标签：阶段论文; 档案论文; 档案管理论文; 材料论文; 附属医院论文; 医院论文; 工作论文; 《心理医生》2017年14期论文;