学校档案，是指学校从事教育教学、党政管理以及其他实践活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图声、声像等不同载体的真实记录，是记载学校发展和个人信息的重要载体。中小学档案工作是学校工作的重要组成部分，加强对档案的管理和利用，可以帮助学校总结过去，开创未来，进一步提升教育教学工作质量，推动学校的建设和发展。但在实际工作中，中小学档案管理存在的问题较多，现状不容乐观。
一、中小学档案管理工作存在的较为普遍的问题
1.领导重视不够。档案工作是学校整体工作不可或缺的重要组成部分，学校档案管理和运用得科学与恰当与否，直接关系到学校的整体发展。但在实际工作中，在“升学率”“高分率”指挥棒的驱动下，学校领导和教育行政部门领导将主要精力用于教学和考试上，档案工作成了可有可无、可抓可不抓的事。由于领导重视不够，档案部门所需库房、经费、人员、现代化设备难以落实，无法对档案进行科学管理。
2.责任意识淡薄。一些学校领导和教师对档案工作认识存在误区，认为学校的主要工作是教学，而把档案工作当作保管资料的事务性工作，造成档案意识淡薄，责任意识不强，忽视档案基础工作。重开展活动而忽视活动后的档案收集整理；重文件的落实而忽视落实后文件的及时归档；文件运转不规范，有的文件未经文书登记处理便不见踪影；有的领导将文件长期放在自己的抽屉里或文件夹中，需要利用文件时又向文书（或办公室）索要，出现文件漏归情况，造成档案在内容上的残缺。
3.管理设施落后。对档案工作的不重视，加上有的学校经济条件不好，而仅有的资金又大多数投入到教育教学工作中，对档案工作设施很少投入，造成对档案管理工作必要的物资条件落实不到位。档案室建设落后，档案管理手段就显得有些落后了。学校档案管理没能将现代化的手段普及应用。
4.档案收集整理不全。学校无专职档案管理人员，兼职人员大多数也未经过专业培训，学校各部门也无人管理本部门所形成的档案。档案管理处于孤立分散状态，谁用谁管，一些很有价值的档案随便丢弃。有重要教育教学活动，但活动的经过、结果无记录；有基建工程，但无工程设计图纸、无验收结论；有各类奖杯、锦旗随处可见，但无荣誉档案室专门保管；等等。
二、解决问题的思路与措施
1.加强宣传教育，增强全员档案意识。要组织教职工学习《档案法》《档案法实施办法》以及党和国家领导人关于档案工作的指示，使大家认识到档案是一种重要的信息资源，汇集着大量的知识，记载着丰富的信息。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆凭借档案，过去没有认识的东西，今天可以认识；今天没有认识的东西，将来可以认识。提高大家对档案工作重要性的认识，从而达到对档案工作的理解和支持。在思想观念上要使档案工作的重心由以前的重基础工作向重利用工作转变，真正把档案着重点转移到档案信息资源的开发利用上来，由被动服务转为主动服务，突出利用工作，要改变“重藏轻用”思想，把“死”档案变成“活”信息，把“文件库”变为“信息库”。
2.注重培训学习，提高档案管理人员素质。档案学是一门科学，档案管理是一项专业技术，学校要加强对档案工作人员的培训，提高他们的政治素质和业务素质，使他们懂业务、会管理。档案人员也要树立爱岗敬业的精神，不断钻研业务，进一步提高自身素质，以适应新形势对档案工作者的要求，使学校档案管理工作健康发展。
3.加强组织领导，建立档案管理机制。学校要建立以校长为第一责任人的档案管理工作组织和档案管理领导小组，做到一级抓一级，层层抓管理，确保档案工作落实到位。建立健全一系列规章制度，保障了档案工作有序、规范运转，定期督促档案工作人员将各项资料及时搜集、挑拣、分类、排序、编号、归档，保证档案工作的连续性。
4.高度重视，做好档案管理规划。学校领导特别是主管校长应高度重视档案工作，像抓教学管理那样抓档案管理工作，把档案工作列入学校重要议事日程，制定学校档案工作整体发展规划。建立健全档案收集、整理、鉴定、归档等一系列规章制度。加大对档案经费的投入，加强基础设施建设，设立档案专用库房和展室，改善档案的保管条件。为档案室配备复印机、计算机等设备，完成档案工作由传统的手工管理向现代化管理的转变，推进学校档案工作与整体工作的协调发展。
5.建立健全各类档案，为教育教学工作服务。学校综合档案室要加强学校文书档案、教学档案、教师业务档案、学生档案、科技档案、财会档案、人事档案管理，做好声像档案、实物档案、名人档案的管理利用，为教育教学提供服务。随着科学技术的发展，反映学校德育、教学、体育等各项活动的照片、录像、录相、图片越来越多，这些档案比文字档案更具有直观性、生动性、形象性，是学校精神文明建设的重要教材，应做好这部分档案的收集、整理工作，并定期组织师生观看，以增强师生的集体荣誉感。要建立荣誉档案室，将学校和教职工的获奖证书、奖状、锦旗、证章、铜牌奖杯、科研成果等集中统一管理，建立荣誉档案室。一所中学特别是重点中学，“特级教师”“省市劳模”等在教育教学中积累了丰富的经验，创立了独特的方法，留下了大量的教案、计划、总结、论文等珍贵资料。为弘扬他们良好的道德品质和敬业奉献精神，引导、辅导、指导中青年教师迅速成长，应当为他们建立“荣誉档案”。
只有学校领导和全体教职工、档案管理人员的共同努力，切实解决档案管理工作中存在的问题，不断提升档案管理的条件和现代化水平，才能使中学档案管理工作再上新台阶，更好地为教育教学和培养高素质人才提供有利保障。
论文作者:姜绍峰
论文发表刊物:《素质教育》2018年1月总第259期
论文发表时间:2018/1/19
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