【关键词】基层事业单位;档案管理;信息化管理;建设途径
不同的行业有不同的工作重点，档案管理对于每个行业的工作都有不可或缺的作用。在对档案进行收集、整理及储存的过程中，我国较多基层事业单位沿用了传统的方法，以纸质为载体，工作比较琐碎。在进行档案管理的过程中忽视了信息化管理的重要性，导致工作优势无法体现。因此需要注重信息化建设，寻找实际的工作漏洞，让文件及信息的保存更加安全。
一、档案信息化建设特点及趋势
（一）特点。基层事业单位在对档案进行管理的过程中，经常会利用纸质档案，但是其比较容易受到环境等因素影响而受到损坏。在这种情况下，档案丢失现象时常发生，影响单位整体工作的开展。信息化管理可以从根本上避免这种问题，利用电脑扫描的方式制作电子档案，让人员档案信息更加透明，保存比较安全。档案信息化建设可以不受环境的影响，在利用的过程中比较方便，其具有较强的可复制性。在利用电子档案的过程中，可以不用在查询文档时使用原件。其还具有操作方便的特点，在改动的过程中比较方便，保证档案的整洁性。信息化建设可以使档案资源得到共享，直接利用计算机系统让多人同时使用档案，提高其利用率。
（二）趋势。在我国当前的发展过程中，较多领域都在推行办公自动化，电子档案建设就可以达到这种工作要求。不仅是我国，在国外也有较多人员在管理档案的过程中会利用信息技术，直接利用数字的形式使得档案出现在网络世界中。这样能够使得事业单位在开展相关工作的过程中走向新的高度。基层事业单位需要做好基本工作，就需要保证档案管理的安全性，信息化可以对档案进行加密，建立党务机关使得档案内容更加严密。档案本身是服务大众的，电子档案可以使得大众在查找相关工作的过程中更加便捷，通过档案网站了解相关内容。信息化建设的整体趋势需要逐渐统一标准，使得档案馆的建设更加完善，做好突破。
二、基层事业单位档案信息化建设问题
（一）管理技术不高。管理技术不高是信息化建设的主要问题，虽然在对传统的档案进行管理时，工作人员比较娴熟，但是其在利用信息技术时还是难以掌握技术要点。基层事业单位在用人方面存在问题，管理人员的技能不高，在利用管理设备时，难以体现其优势。管理人员没有及时更新档案信息，并且没有针对实际需求对管理设备进行更替。技术作为信息化建设的基础没有达到要求，就难以将高科技设备引入到实际信息化建设中。在这种情况下，档案信息难以得到有效保护，降低了档案的严密性。特别是随着信息技术的发展，管理人员的技术没有及时跟上时代发展的步伐，这将无法推进档案管理信息化建设，使档案管理停留在原来的旧模式。
（二）离职交接存在缺陷。现代人在生活过程中经常会追求自己喜欢的事业，在工作过程中喜欢尝试。档案管理看起来是一项比较轻松的工作，实际上，其对技术的要求较高，还考验一个人的耐心及细心程度。在进行档案管理时，虽然我国开始推进信息化建设，但是有不少工作人員会在短时间内频繁更换工作。在对电子档案进行管理时，一旦需要进行离职交接，就需要按照相关制度完成工作。但是部分人在进行离职交接的过程中不能完全按照交接程序，无章可循。档案的管理经常会存在缺陷，在缺乏有效的离职交接时，部分档案就成了“弃档”和“死档”，日后难以查询。在产生这个问题之后，基层事业单位会有较大的损失，事后难以追责。
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（三）信息化利用率低。虽然基层事业单位在顺应时代的潮流开展相关工作，但是整体运行机制还是比较老化。其服务方式与手段难以满足大众的需求，在对档案进行管理时，难以提升信息化利用率。电子档案的管理需要由专人负责，在社会高速发展的过程中，服务形式逐渐多样化，对资源的开发也逐渐增多。部分信息机构在提供社会信息与服务的过程中，难以进行实际改革，使得单位的存活率下降。信息化的整体利用率较低，在市场信息不断发展的过程中，其容易被淘汰，进而难以发挥作用。
三、基层事业单位档案信息化建设途径
（一）强化单位档案机构建设。在对基层单位的档案进行信息化处理时，需要做好机构建设工作，领导人员要提高整体重视程度。档案管理工作的开展涉及单位的实际发展，因此需要按照《档案法》相关内容进行宣传，还需要做好人员培训工作。在建设机构的过程中，要根据网络管理要求，按照流程完成各项工作，让工作人员自愿参与相关工作。机构建设需要重视对计算机技术的应用，基层事业单位需要设置档案员与组长，建立综合档案室，使得电子档案的管理与保存符合要求。
（二）规范信息化管理。信息化管理的规范化是基层事业单位的首要任务，相关人员在开展工作的过程（下转第50页）（上接第46页）中需要规范工作行为与思想，做好人员的档案分析。比如，文体旅游服务行业在对档案进行信息化建设与管理的过程中，需要对客户的资料进行明确分析。工作人员不仅需要对客户的旅程进行合理设置，还需要通过对档案的分析明确文体旅游的实际作用。其需要了解不同客户的潜在需求，在对档案进行规范化管理时，利用信息技术对不同客户的喜好与需求进行归类，最后通过整合做好整体服务工作。在实际管理过程中，工作人员需要重视档案管理工作的开展，明确自身的工作任务，有理有据地做好细节工作。
（三）提供信息化服务。信息化服务主要是需要对档案信息资源进行开发与利用，不仅要注重技术上的效用，还需要注重服务态度的改善。信息化档案管理在一定程度上具有教育功能，在开发与利用信息化的过程中，要摒弃传统的以藏为主的档案管理，转化为以开发为主的形式。在提供信息化服务的过程中，需要对档案的检索工具进行强化，让基层事业单位档案管理功能更加全面。
（四）加强管理监督。管理监督在各个行业都需要发挥重要的作用，对于档案管理工作来说，其需要控制人的行为与思想，加强这方面的监督。在开展信息化建设管理的过程中，人作为主要的行为载体，要对档案内容进行分类与保存。一旦工作人员在管理过程中思想行为不端正，就会影响整体管理效用。
四、结语
基层事业单位档案信息化需要从信息技术与管理形式入手，纠正传统管理中的错误。基层事业单位需要对信息化管理进行规范，提供信息化服务，做好管理监督工作。单位要按照社会的发展要求强化电子档案管理手段，优化管理途径，为社会的整体发展提供保障。
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论文作者:鲁成磊1,陈险峰2,
论文发表刊物:《工程管理前沿》2020年3期
论文发表时间:2020/4/3
标签：档案论文; 过程中论文; 事业单位论文; 基层论文; 信息化建设论文; 工作论文; 档案管理论文; 《工程管理前沿》2020年3期论文;