摘要：办公室是企事业单位的综合管理部门，负责企事业单位接待管理工作，包括统筹、协调和指导本单位和所属单位的接待工作。而办公室管理工作水平的高低，能够在一定程度上影响和反映出自身的管理水平、管理效率、管理质量以及协调能力。所以，企事业单位想要树立良好的企业形象和促进自身发展，重要的工作之一便是提升办公室管理工作水平，并将精细化管理的理念和方法充分应用到日常管理工作中，有效解决存在的问题，并确保接待工作高质、高效。
关键词：办公室；精细化；管理
1引言
办公室是一个全方面的管理部门，主要起承接、协调的作用，是辅助领导者实现高效工作的机构。每一个企业的办公室管理都存在着一个相同的共性，与此同时，也会因为每个企业的性质不同，从而具有每个企业的个性特征。在我国新环境下对企业体制的改革，使得企业都在进行自身的完善，从而来提升企业的竞争力。
2办公室工作精细化管理的必要性
办公室的主要职能是为领导决策服务，为基层机关服务。地位是非常重要的，其作用是如何发挥的，在一定程度上决定和影响着单位工作的顺利开展。办公室的特殊功能决定了办公室工作的以下几个方面：第一，任务繁重，事务繁杂。该办公室不仅承担大量文件起草、协调、会议准备、信息反馈、监督检查和日常任务接待等工作，同时还承担许多临时、紧急和额外的任务，经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。第二，工作难度大，要求高。由于在政府工作中，由于办公室工作人员需要在工作中花费大量时间，导致领导及时分担员工助理职能有限。第三，这项工作影响广泛，责任重大。“办公室工作无小事”。办公室有特殊的职位和责任，一旦处理不当，小事情就会发生变化，甚至影响机关的正常运转，影响领导威信，影响单位形象。办公室工作的上述特点决定了办公室工作必须科学化、规范化、精细化。
3办公室工作中存在的问题
3.1岗位职责不明确
办公室的岗位类别较多，各类别岗位没有规定具体的职责，有些岗位职责存在相互重叠的问题，而有些岗位则发生职责悬空，这一现象较易令员工相互推卸责任，影响工作效率。此外，由于管理工作欠缺规范性，导致办公室岗位职责划分不明确，使工作沟通受阻，进一步会影响员工的工作积极性。
3.2办公室管理制度不完善
办公室工作具有繁琐和突发性的特征，但诸多单位的办公室没有完善的管理制度，表现出盲目的工作状态。有些办公室领导遇到事情较易慌乱，遇到问题则会手足无措，甚至连下属也会如此，办公室工作毫无章法，这些都是由于办公室管理制度不完善造成的。
3.3欠缺服务意识与工作热情
这一问题主要源于工作人员在接待工作环节不具备应有的热情，创造性不足，工作比较粗放，很多时候都是应付了事。服务意识在接待工作中极为关键，属于核心部分。判断一名接待人员是否合格，则需要看其是否具有应有的服务意识，而当前很多接待人员并不注重接待工作，服务意识愈发降低，只是忙于解决工作中发生的突发状况。
4精细化管理在办公室工作中的应用策略
4.1加强工作人员的责任感
办公室工作量庞大，诸多工作十分细致。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆精细化管理要求工作人员具有较强的责任感，极力做好所有工作，全身心投入到工作中，保证工作质量，将接待工作做好，减少工作失误率，以此不断提高工作质量。
4.2完善办公室管理制度
精细化管理不能脱离管理制度的支持，只有具备完善的管理制度，才能保障精细化工作流程有效执行。首先，办公室应简化办公室工作的岗位职责体系，并及时处理岗位职责模糊、分工混乱的状况，真正解决办公室工作死角，确保所有工作能够有效执行；其次，办公室应当落实所有岗位的权责，明确考评制度，通过量化解决工作评估的问题，令考评工作可以达到有理有据；再次，办公室要建立完善的办公室工作制度，依照办公室管理的计划和目标制定办公室的制度，办公室工作人员必须依照规范处理相关问题；最后，在工作当中，办公室要建立完善的员工激励制约制度和绩效审核方法制度，令工作人员具有竞争意识，为工作人员营造一个良好的工作氛围。
4.3接待过程中的工作态度
基于办公室部门自身的特点来看，对应的服务质量以及服务态度能够直接影响着企事业单位在社会上的形象，也会在一定程度上影响着接待工作的质量和进度。所以，办公室接待工作人员在接待工作中必须要保持良好的个人形象及较好的服务态度，从而在提升被接待者对企事业单位印象的同时，能有效的开展后续的接待工作。此外，在具体的接待工作中则又分为两种不同的接待方式。其一、公务接待。在公务接待时，办公室的接待人员必须尽到地主之谊，并尽可能的满足被接待者的合理需求，从而展示单位热情好客的企业形象。其二、会议活动。一般来说，随着会议的召开还有相对较多的会务工作，更需要接待相关工作人员细致周到，安排好客人的衣食住行，从而在免去后顾之忧的同时，有效的开展对应的工作。但是，据我国八项规定来看，要求轻车简从、减少陪同、简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。要精简会议活动，切实改进会风。由此可见，企事业单位的办公室接待工作固然要有精细化的管理和良好的接待意识，但更要严格按照“八项规定”相关要求，细致严谨的开展接待工作，展现良好的企业形象和较高的综合管理水平。
4.4明确工作职责，加强沟通
单位一旦未明确所有部门的岗位职责，工作则会紊乱，工作人员相互间会互相推脱，从而影响办公室工作的质量与效率。所以，单位应当明确相关人员的工作职责，将工作具体落实到部门、个人，令办公室接待工作可以有序进行。办公室人员之间还需勤于交流，人员相互间应当充分理解，相互协作完成上级领导指派的任务。而上级领导也需要做好沟通工作，将详细的工作方案和信息采集落实到位，一旦发现问题，则需及时修改，以便为办公室工作打好根基。
4.5提高工作人员的创新意识
要想保障工作的有效实施，工作人员则应当具有创新意识。在工作当中，工作人员应依照工作内容的不同，灵活使用相应的工作方法，从而规避工作过于呆板、缺乏创意；其次，工作人员要及时发现工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法进行完善，注重细微工作方面的创新，从而提高服务质量。
5结束语
总的来说，办公室部门虽然只是企事业单位构成的一个环节，但是其产生的作用却能够影响企事业单位自身的发展和稳定，在工作环节中，更是需要利用精细化管理对其进行的应用情况，来达到完善办公室工作的目的。而且，就办公室工作本身而言，不仅能够彰显企事业单位自身的工作能力，也能够有效的促进合作，从而达到促进企事业单位实现自身发展的目的。
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论文作者:侯波
论文发表刊物:《防护工程》2017年第32期
论文发表时间:2018/3/22
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