未来档案馆的主体形态仍然是复合型而不是数字的，本文主要内容关键词为：档案馆论文,仍然是论文,形态论文,而不是论文,主体论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机出现以后，人类进入了一个网络化的时代，数字化成为信息处理的一种新的手段，档案界以极大的热情参与了关于档案数字化的研究与处理，并企图把未来的档案馆建成数字化的档案馆，为此投入了巨大的人力和物力，并取得了不少实质性的成果。于是，一些从事档案学理论研究的同志得出了这样一个结论，认为传统类型的档案馆将逐步消亡，取而代之的将是数字化的档案馆。但当我们现实地、冷静地面对档案馆的诸多实体档案的时候，这样的结论，显然与我们档案馆的实际情况是有出入的。我们能不能把未来广泛应用计算机和网络技术的档案馆称为数字化的档案馆呢？这显然并不是一个简单的话题。关于未来档案馆的主体形态是一个什么样的形式，笔者认为未来档案馆的主体形态仍然是复合型而不是数字的。
一、真正意义上的“数字化的档案”并不存在
我们现在讲电子文件或者数字化文件的归档，是包括了两个层面的含义，一是数字化的文件被档案数据库所存贮，另一层含义是，把数字化的文件下载下来，形成纸质的文件再对这些下载后的纸质文件进行整理归档。所以我们现在讲的数字化的档案，其形态实际上有两种：一种是以数字的存贮在数据库中，另一种是以纸质存贮在档案室或档案馆的柜架上。从严格的意义上来讲，形成在网络环境中的数字化的文件，目前，我们还难以对它们实现数字化归档，而辅之以传统的作法实现数字文件的非数字化与数字化的“归档”。
从这里我们不难看出，目前真正意义上的“数字化的档案”并不存在，我们所看到的所谓的数字化的档案，实际上是处在一种虚拟的状态下，存在于网络的世界里，人们对它们的利用还受到许多的限制。当然我们目前还不能说，网络档案数据库中所保存的档案不是档案，但档案数据库中的数字化的档案，起码还不是完全意义上的档案，因为，数字化档案的真实性目前还受到人们的质疑。档案和图书本质意义上是有区别的。数字化的图书馆与数字化的档案馆在本质上也是有区别的，我们不能听到人家建设数字化的图书馆，我们也就可以建设一个数字化的档案馆。
二、档案馆在可能预测的将来，其主体不会是数字化的
1.实体档案在档案馆仍具有主导地位
档案之所以不同于图书、资料、情报，在于它是某种原始形态的记录，这种原始性不仅表现在内容上，更突出地反映在载体方面，载体的形式对于图书、资料、情报或许是不重要的，但是对于档案它的意义就不那么简单了，载体的不同形态同样表现出某种价值。因此，作为收藏历史的档案馆，其档案的载体形式一定会是多种多样的，而历史越久远的档案，其载体就越实物化而非虚拟化，这些具有实体形态的档案将会受到人们的珍视，它在档案馆的数量从目前来看，仍然占据着主导的地位（当然在这里我们把纸质形态的档案也作为具有实体形态的档案来看的），而这些档案也不会在档案馆的发展中消失。
2.未来档案馆的利用方式不可能只有一种
人们利用档案的方式是多种多样的，就是在网络化的时代，人们利用档案的方式也不可能只是通过网络。对档案原件的利用尽管会越来越少，但这并不说明，人们不会再利用这些原件了。在某些特定的、甚至是重大的利用活动中，人们可能需要利用档案的原始件而不是虚拟化的数字档案。因此，就是未来的档案馆，人们利用档案的方式也会是多元化的，而不是单一的，这是因为，档案利用目的具有特殊性。人们利用档案多是从获取凭证价值的需要而进行的，而这种凭证的价值只有原件才可能被人们所承认，虚拟的数字化的档案的凭证价值，要让人们承认，显然还有许多工作要做，而且有些工作是需要一个很长的时间才可能完成的。档案馆的馆藏无论我们进入到一个什么样的时代，它都会是多元的，而不是单一的，正是这样的一个现实，我们对档案的利用方式也就不可能是单一数字化的。
3.档案馆内的业务工作不可能被网络或计算机完全替代
当人们集中精力建设网络化、数字化的档案馆的时候，无论我们投入多少财力、人物和物力，我们都不可能实现档案馆内部业务工作的完全网络化，计算机也不可能包办我们馆内的许多非常具体的工作。也就是说，我们不要把计算机、网络的功能无限地夸大，这对我们做好档案馆的工作是非常有意义的。我们应该清醒地认识到，在当前及可预见的未来，传统的实物形态的档案仍将是档案馆藏的最主要的部分，要加强对这些档案的管理、保护。计算机、网络并不是万能的，许多非常具体的工作还是需要用传统的方式来做的。尤其是档案的保护以及库房的日常的管理，大量的工作还是需要用传统的方式来完成，所以，档案馆内的业务工作还将是以多种不同的方式进行。
三、数字档案馆的提法值得推敲
所谓建设数字、网络化的档案馆，这样的提法是不审慎的。如果我们认真地对这一提法进行分析的话就会发现：
首先，数字化、计算机、网络，这些都是一种管理的手段或者说是一种方式，把表达管理的方式或者手段的这样的词汇放在档案馆的前面，从而对档案馆给予定性，这样的表述似欠妥当。档案馆应该如何进行定性，仅用数字化这样的词汇来说明，所表达的是什么呢？好像是说，档案馆保存的档案都是数字的，而我们现实中的档案馆是不是这样的呢？显然这种说法是不贴切的。
其次，数字化的档案馆如果从字面上讲，指的是档案馆的档案是数字的、虚拟的，档案的管理方式是网络化的。也就是说，如果有数字化的档案馆它也只存在于网络的环境之中，那么网络环境中的档案馆，是否能够被人们认可这还需要实践。但有一点是明确的，数字档案馆与我们现实中存在的各级各类档案馆是相互区别的，不能混为一谈，也就是说，档案馆与数字档案馆是相互区别的，一个是实体的，一个是虚拟的。这一点很重要，我们建设数字化档案馆实质上不是把现实中的档案馆变成数字的，而是在实体档案馆的基础上，建设了一个网络的、数字化的、虚拟的“档案馆”，这个档案馆不能同实体的档案馆划等号。所以，我们在建设数字化档案馆的过程中，不能放弃对实体档案馆建设的投入，实体档案馆是所谓“数字档案馆”存在的基础。
第三，关于“数字档案馆”这样的提法是否科学，应该说是值得推敲的，因为，数字档案本身的安全性的、原始性的认定还没有解决好，所以在档案前面冠以数字两个字是有条件的，也就是说，当有充分的证据证明，某一数字的信息具有原始性，我们才可能把此类数字信息称之为数字档案。因此数字档案称谓的条件性，是我们必须重视的，只有如此，讲数字档案才会被人们接受和认可。
四、以数字化的档案馆替代现实中档案馆功能的企图值得警惕
由于人们对数字档案、数字化档案馆理解的片面性，一些人希望对我们现实中的档案馆进行改造，企图以数字化的档案馆替代现实中的档案馆的功能，致使我们的档案数字化工作出现了某些偏差：
一是，盲目地企图将馆藏所有的档案转化成数字化的档案，建成所谓的数字化档案馆，需知这样的数字化档案馆是永远也无法替代我们现实中的档案馆的。而且这样做的投入是很大的，并需要很长的时间。在档案馆的工作中，当方方面面都需要资金投入的情况下，如果我们把档案事业费的有限的资金都投入到了数字化的过程当中，必然影响到档案的保护和其它方面工作的开展，使档案馆的建设得不到健康、协调和全面的发展。每个人都清楚档案数字化及网络系统的建设所需要的资金的投入量是很大的，而且一旦投入，那么今后要维持或者要发展，就需要不断地投入下去，加之目前计算机和网络技术的发展是很快的，要使档案馆的计算机及网络系统始终处在一个先进的水平上，资金的投入量会是很大的，这对档案馆来讲，资金的保障一般都会有困难。
二是，档案数字化建设要在一个正确的指导思想下进行，要认清档案馆的性质。档案馆所保存的档案属历史性的信息，这一类的信息的利用量不会是很大的，例如：我们一个地级的国家综合性的档案馆，每年利用的人次多不会超过1万次，而馆藏档案的利用量也不会很大，而且有相当一部分档案有可能长期不会被利用。因此，要有计划地、逐次地对档案进行数字化处理，并且把档案的数字化工作要放在一个恰当的地位上，也就是，不要把档案数字化看成重中之重的工作，对档案的数字化工作要有—个科学的实施方案。
实际上，目前我们在档案数字化工作上存在着两个方面的片面性，要么不搞档案数字化；要么就搞全面的数字化档案馆建设，这都是指导思想上的问题。其实，我们档案馆内部有许多基础工作需要加强，如历史档案的抢救，如果说，紧迫的话，这项工作是刻不容缓的，很多破损、霉变的档案，如果不及时抢救，很可能就会失去再抢救的机会了。
三是，档案的数字化，目前存在两条线，一是由办公自动化系统形成的，数字形态的档案，这一类档案的归档及下载后形成的纸质档案的整理，也是档案数字化工作的一项重要内容；同时，对馆藏传统实物形态档案的数字化处理也是数字化工作的另一个方面。这两个方面的工作要能够放在一起来考虑，不能分而治之，否则将来档案馆内部的数字化的档案将缺少统一的标准和模式，容易造成混乱。
五、档案馆内部的馆藏形式不会是单一的，而将是复合型的
档案馆藏的主体形式将随着时间的推移可能会出现变化，但由于档案馆的性质的确定性，档案馆馆藏本身的历史性，人们不可能将历史上形成的不同的载体形式的档案销毁掉而仅仅保存数字化的档案。
档案载体的多元性，也是档案馆的一个特征，这个特征有点像博物馆，这是因为，它们都有历史性的特点。博物馆也讲建数字博物馆，但数字的博物馆永远不会是主体形态而应该是客体的。主体形态的博物馆同档案馆一样，由于它们的历史性，它们的主体形态一定是多元的、复合的，并具实物形态的，而非数字化的和网络化的。数字化的和网络化的博物馆、档案馆应该属于一种非实体形态的、处在实体形态之上的一种虚拟的、客体性的档案馆和博物馆，它们是由于人们的某种需要建立起来的，并不具有主体性。当然这种虚拟的、数字化的东西在我们的现实生活中，真实地存在着，我们在办公自动化系统中形成的文件也是数字的，以数字形态存在的事物将会不断地多起来，但作为保存历史记忆的档案馆，它的形态，或者说它的主体始终同历史相关联，正是这一点，档案馆的主体必会是多元的而非单一形态。
认识到这一点是很重要的，这会使我们在建设现代化的档案馆的过程中，明确我们的指导思想，避免犯一些认识上的错误，使我们能够合理地使用和配置人、财、物，减少浪费，并注意档案馆各方面建设的协调，从而促使档案馆得到健康地发展。
简而言之，档案馆需要使用最先进的设备和技术，需要跟上时代的发展步伐，但先进技术和设备的使用，甚至是档案形成方式的改变，从目前看并不能改变档案馆的主体构成的模式，我们关注先进技术和文件形成方式将对档案馆产生的重大影响，然而也要正确地分析和评价这些影响，以正确的指导思想引领档案馆实现现代化。