烟台市福山区门楼镇人民政府
摘要：随着社会的发展，在一些领域档案的重要性逐渐凸显，档案不仅包括文书资料，还包括数字、音频、影像等重要的信息资源，充分保存好这些资源，能帮助相关单位发展提供重要的资料支持。然而，在很多单位中，对档案管理工作不重视，管理方式方法比较落后，严重制约了档案的利用效率和质量。
关键词：档案；管理；问题；对策
一、目前存在的问题
1.档案管理意识不强
在很多单位中，人们的档案管理意识不强，在档案工作管理上也存在一些误区，有人认为档案工作就是对上级和下级以及相关的文书档案的归档，分装在档案盒里按照顺序整理好即可，相当多人都是这种意识和看法，有的认为档案管理岗位非常轻松，是很闲的人来担任工作。这些错误的误区一直影响着很多人。
2.档案人员配备不足
很多单位由于对档案管理工作不重视，更不用说对档案工作配备充足的人员了。随着信息化社会的到来，为了更好的实现档案管理工作的规范化、标准化，需要配备专业化的管理人员才能实现更好的实现这一目标。然而，当前很多单位的情况是，从事档案管理人员很多为后勤人员兼职，文化和专业素质都不高，尤其是对现代化技术手段的运用不充分，档案工作仅限于对简单信息表格的运用或者简单的对资料和文本的整理。
3.档案设施设备落后
为了更好的做好新时期的档案工作，利用现代化的信息手段实现档案管理的现代化是非常有必要的。但是，目前的情况是，因为不重视档案管理工作，导致档案设施设备比较落后成为了普遍存在的一种现象。条件好的单位会留存一间屋子做档案室，条件差的没有独立的档案办公室，档案资料和办公室其他资料混合放在一起，长期下去，档案资料的遗失问题就会不断凸显。由于缺乏先进的技术设备，导致不能及时有效的查阅相关资料，一些资源不能很好的利用，造成了部分工作效率低下。
4.档案基础工作不够
与其他的资料整理工作相比，档案管理更多的是基础性的工作，涉及到的内容广泛，专业性、基础性强。档案整理工作比较细致繁琐，比如对目录的整理，将档案按规定归纳入库，这些都需要大量的时间和精力去完善。很多单位目前档案的基础工作做的不到位，导致卷宗归档的质量比较低下，在检索上会浪费大量的时间，会使得很多资源，甚至是一些有价值的档案资源得不到更好的利用，想要使用材料时，只能靠人工的翻阅和查阅，造成了工作效率低下，档案的利用率水平很低。
5.档案管理的标准化程度低
进行标准化管理是做好档案工作的重要前提，建设标准化、规范化的档案管理是提高档案利用率，提升档案管理质量的重要保证。当前的现实情况是，档案管理工作从上到下没有引起足够的重视，加上从事档案管理工作人员的专业水平很低，一定程度上造成了档案管理的标准化程度低下。各单位要想实现档案管理的标准化，需要全体员工的共同努力，制定规范档案管理的标准，配备专业的档案管理人才，使得标准化的目标尽快的实现。
6.档案资料得到不充分利用
在很多单位中，由于种种因素的限制，导致一些档案资料得不到充分的利用，档案工作的利用率低下。很多档案室长期处于封闭的状态，资料的整理缺乏现代化的手段，使得档案管理的工作逐渐被人们遗忘。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有的单位甚至不知道有档案室的存在，有的档案不能妥善保管，比较明显的是一些电子档案，由于保存不当，导致流失严重，更谈不上充分利用了。
二、档案管理现代化的对策探讨
1.更新档案管理观念
要想实现档案管理工作的现代化，建立现代化的管理理念是关键。长期以来，很多单位受到传统档案管理理念的影响，使得档案管理理念比较陈旧落后。因此，领导阶层首先要从思想上对档案工作引起足够的重视，这样才能使得从上层到基层都能从思想观念上得到根本的改变。更新档案管理理念，要不断的提升专业人员根本的思想素质，建立健全档案管理组织机构，建立科学的管理制度，对传统落后的思想观念及时更新，不断做到档案工作实现科学化和规范化。
2.加强对档案人才的培养
人才是做好工作的核心，档案管理工作也不例外。做好新时期的档案管理工作离不开对新型档案管理人才的培养。第一，优秀的档案管理人员应该是吃苦耐劳，能够耐住寂寞守住清贫，能够不断奉献的高尚品格。第二，优秀档案管理人员的专业技能要过硬，表面上看档案管理工作岗位不涉及什么专业知识，谁都能做好，但实际上要提升工作的质量，离不开高水平的专业业务做支撑，档案工作涉及的内容丰富知识面广泛，例如，在档案管理工作中要做到档案的收集、保管、统计、修补、充分利用等专业知识。第三，优秀的档案管理人员要掌握现代化的信息技术，档案管理工作随着信息社会的到来，不仅仅是传统的手工处理档案，更要充分的学会利用先进的多媒体、网络技术提高档案管理工作的效率。因此，加强对新时期档案管理工作人才的培训，让档案管理更加灵活，档案的价值做到最大程度的开发利用。
3.加强档案室硬件设备的改善
做好档案管理工作，良好的硬件设施也是重要的方面。有的单位档案室办公用品是从其他部门淘汰下来的，主要目的是为了应付上级的检查。这样使得档案的价值得不到充分的开发利用。为了提高档案价值的利用率，要及时更新配备必要的档案硬件设施，例如，电脑、扫描仪、打印设备等等，必要时安装现代化档案管理软件，实现档案管理工作的现代化。
4.档案管理要采取标准化流程
标准化代表着质量和效率。实现档案管理的现代化，必须要采用标准化的流程来管理。一是为档案的归档和提档服务，方便使用者的借阅。二是规范档案的管理，各类资料分门别类存放，规范有序。三是当档案管理人员更换后，可以方便交接，在一些场合，也适合档案之间的交流。
5.手工处理和现代化技术运用的协调
在档案管理中，手工永远是基础，档案资料的整理、编号、验证、入档等等都需要手工一一来完成，即使在信息技术非常先进的今天，纸质的档案仍然占绝大部分，手工处理是非常必要的。档案管理在未来很长一段时间仍然要依靠手工来处理档案。当然对于新的信息技术的出现，要全面的掌握，在处理纸质资料的同时，要做好对电子档案的收集、整理。当前档案的种类在不断增多，需要协同处理好各类资源，音频、视频等都是珍贵的档案，都需要手工与现代手段来保存。
6.档案现代化的实现
档案管理的作用是使文献更有价值。使档案更方便地为查阅者服务，这里面需要做以下几方面的工作。一是档案场馆的建设。纸质的档案存入在档案柜里，整理的清晰明了，当读者可以轻松、方便地查阅相关的资料。二是网络档案的建设。实体的场馆仅仅局限了借阅的时间和空间，要让档案走向开放，具有更大的价值，要发挥当前的网络优势，使档案走向网络化、数字化，以数字的形式来通过网络访问，使一部分可以公开的纸质档案也通过扫描等方式成为电子文档，方便读者远距离的进行资源的共享。
三、结语
总之，在当前信息化高度发展的今天，人们对档案管理工作的的标准要求越来越高，为了更好的实现新时期档案管理工作的标准化、现代化，要多措并举，硬件软件设施都要重视，档案管理人员也要不断的培训学习，提升自身的专业素养，要不断的改革创新迎接挑战，真正把档案管理工作落到实处。
参考文献：
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[3]浅谈如何做好新时期档案管理工作[J].吴晓燕. 办公室业务.2018（19）
[4]试论如何做好新时期档案管理工作[J].张玉红. 办公室业务.2018（20）
论文作者:刘翠芳
论文发表刊物:《建筑细部》2019年第6期
论文发表时间:2019/10/15
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