摘要：企业档案工作是企业生产经营中不可缺少的一部分，对于煤炭企业来讲，其生产经营蕴含很多技术性、经济性的档案资料，传统的档案管理模式已经不能满足新时期企业发展需求，加强企业档案创新管理势在必行。
关键词：煤炭企业；档案管理；煤炭档案；管理创新
引言
煤矿企业档案是建设煤矿工程最原始的记录,是企业进行生产、经营和管理的基础性记载,是煤矿工作者专业的经验总结,是围绕煤矿企业整体工作过程形成的档案,做好档案管理工作能确保煤矿企业日常管理工作的正常开展。但目前煤矿企业档案管理信息化建设落后、档案室软硬件建设不足、声像档案未受到重视、档案信息资源开发欠缺、档案管理人员专业能力较弱,这一系列不利因素均导致档案管理工作效率低下,不利于企业的管理与发展,急需改进和完善。
1煤炭企业档案工作面临的形势
一是“档案强国”对企业档案工作提出新要求。国家档案局提出了“建设与文化强国地位相匹配的档案强国”的目标,这也给企业档案体系建设、档案价值挖掘及服务领域拓展等提出了新的更高要求。二是档案数据资产化管控为企业档案指明了方向。档案数据资产化管控对企业档案工作属性、更好服务企业改革发展大局、促进企业资产保值增值进行了精准定位,为企业档案工作指明了方向。三是档案在企业中的地位及作用日益突显。企业档案承担着企业历史延续、维护企业权益、支撑企业建设、服务企业发展、保障企业核心竞争力的重任,面对企业发展新形势,企业档案工作需要更高的站位、更宽阔的视野、更新颖的理念,谋划、推进新时期档案工作。四是互联网时代给档案工作带来新挑战。“互联网+”“工业4.0”等新形势,对传统档案特性、工作理念、技术方法、管理模式等产生了深刻影响。大数据、云计算、物联网、移动互联网等新兴技术,给档案工作带来信息安全、隐私保护、长久保存等方面的问题和挑战。
2煤炭企业档案创新的重要性
2.1适应时代发展
创新是一个国家发展的不竭动力,企业也是如此。信息化是时代发展的主流,因此要积极引入先进技术,不断改变工作模式,大大提高档案管理的效率和质量,为决策提供科学合理依据,从而制定出科学合理的发展规划。企业日常中面临的经营活动是非常复杂的,要对其进行有效整理才能得出有价值信息,对未来发展做出准确的预测,减少不确定因素的影响。在传统模式下,人力工作方式会出现很多失误,影响到最终结果的正确性,甚至出现资料损坏、丢失的情况,采用计算机技术可以建立档案管理系统,随时随地查找需要的信息,让管理变得更加方便快捷。
2.2为企业生产经营提供依据
企业档案是与企业共同发展和生存的信息资源,是通过企业的产品生产、技术开发、市场拓展、经营管理等逐步形成的,它在企业的运营中发挥着持续性作用的特征,把企业的活动轨迹详细真实地记录下来,这同时离不开企业在社会经济中的紧密活动。企业档案在一方面有很重要的使用意义,表现出企业的现实利益,比如企业档案市场经济活动中的重要武器是营销档案,并且技术档案也是企业在进行物质生产时的必备因素。在另一方面,企业档案在企业产品的研究开发、生产销售中有着密切的联系,具有相当久远的使用价值和重要作用,如果脱离企业档案,企业的生产则无法正常运行,企业档案为企业营造更好的运行模式并且创造出更多的价值,在企业的各方面包括生产经营、技术提高、维护权益等都具有重要的意义。
2.3加强创新有助于档案工作的顺利进行
做好企业档案管理工作需要各种保障条件,其中,加强管理执行力度是档案管理工作的关键。长期以来,企业的档案管理机构、人员编制、经费等问题受到各种因素的制约,如有些基层单位档案部门机构不健全,人员编制数量不足,专业水平也不高等。因此,企业档案管理部门应该加强管理执行力度,在工作过程中建立标准、合法的工作流程,为档案管理部门依法治档顺利进行提供保障。
3煤炭企业管理存在的问题
3.1档案管理法制意识薄弱
目前,社会发展主要以经济效益为评判准则,很多档案管理人员认为档案管理工作就是对企业资料的整理,并不能给企业带来经济效益,这种想法导致很多单位不愿意设立专门的档案管理部门、配备专职档案管理人员,档案管理工作人力、物力匮乏,使基层档案管理工作停留在最基本的档案信息收集等简单的工作层面上,阻碍企业档案管理工作的法制化。
3.2档案管理人员素质有待提高
对于煤矿企业档案管理工作而言,是一项复杂的工作,需要管理人员具备较高的能力和素养。煤矿企业档案管理专业人才匮乏,人员素质水平有待进一步提高,所以导致档案管理水平较低,具体体现在以下几方面:第一,煤矿企业盲目追求经济效益,将人才培养重点放在了经营和生产上,忽视了档案管理人员培养,导致档案管理人员素质无法适应当下需求。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第二,档案管理人员工作积极性不高,主要是没认清档案管理工作重要性,这不仅无法提高档案管理水平,而且还会导致档案管理工作出现极度混乱的现象。第三,信息技术不断发展,煤矿企业档案管理工作逐渐朝着信息化和智能化方向发展,这就需要有相应信息技术人才进行支撑,然而煤矿档案管理人员虽然具备很好的管理经验和能力,对于信息化技术的掌握不到位,无法适应信息化的档案管理需求。
3.3管理设施不完善，管理制度不规范
煤矿生产环境恶劣，条件较差。而在档案管理工作中，环境因素对档案管理会产生较大影响。同时，一些硬件设施的配置不全也给档案管理工作带来很多不便。在信息化背景下，部分煤矿企业仍然采取传统的纸质档案管理模式，档案管理水平落后，影响了档案管理的质量和效率。
目前大部分企业单位档案室还是以储藏柜为主的配置,完全没有与信息化相配套的先进设施。还有部分档案室环境不合格,存在着湿度过大、温度不均、灰尘过多等环境问题。
4煤炭企业档案管理创新的有效途径
4.1开展信息化档案管理工作
在煤矿企业档案管理的过程中,应当充分利用信息化技术,有效减少重复性工作,减少档案管理人员工作量。可利用计算机开展相关工作,减少人为因素对档案收集和归档工作质量的影响,充分发挥计算机在档案管理中的优势,提高档案管理工作的效率,提供更加高效、优质的档案信息服务。开展档案管理工作是为了充分开发和利用档案信息,为企业发展提供决策及技术性服务。因此,档案管理人员应做好档案的编研和深层次加工。在档案管理工作中,档案信息的收集、整理和保管是基础内容,在档案整理工作完成之后,需要完善档案检索工具,开展高效、透明的档案管理工作,深入开发和利用档案信息的价值。煤矿企业档案在利用时,传统方式是查看档案原件,但是档案资料较多,查阅存在诸多不便,借助信息化技术开展档案管理能够有效解决上述问题,提高档案信息的利用率。
4.2加快档案室软硬件建设
档案室硬件设施的优劣关系到煤矿企业能否顺利开展档案管理信息化建设工作,因此必须加快硬件建设。如煤矿企业应适当扩大档案室的面积,分开整理档案、存放档案,方便开展档案管理工作;在档案室添加必需的管理设备,加强防火、防潮、防盗等设施建设,保证档案的安全与完备;配备档案室专用电脑、扫描仪、打印机等设施,保证档案信息化管理的方便与快捷。此外,煤矿企业还应增加软件投入。如煤矿企业要尽早建立数字查询系统、安全密钥系统等,保证档案信息资源的安全性;重视档案管理工作与其他业务活动的结合,使其相互促进,通过计算机技术与信息技术推动档案管理信息化建设。
4.3提高档案管理资金的投入力度
现阶段,我国煤矿企业过分注重经营和生产,在这两方面投入过多,而对于档案管理工作的资金投入较低,导致档案管理无法发挥实质性效果。因此,煤矿企业相关负责人需要加强对档案管理工作的重视力度,提高资金投入,引进先进的技术、人才和设施,为档案管理工作高效开展创造条件。煤矿企业相关部门还需要通过协调,制定有效的管理方案,对档案管理体系进行优化,目的是降低档案管理工作劳动力投入,同时发挥出实质性作用。
4.4因地制宜建章立制促进依法治档
企业档案管理要做到依法治档,强化员工的档案意识,首先,有法可依。企业在管理法制化进程中应加强档案法制建设,因地制宜,通过建章立制促进依法治档。1987年,《档案法》的出台,标志我国档案事业走上依法建设的道路、依法治档切实落实到企业档案管理中,对企业档案工作原则有了明确规定,对档案机构的职责进行了严格规范,依法治档将档案管理形式法制化,强化了国家对企业档案的管理力度。其次,在法制化建设的管理背景下,应依照企业的不同职能,制定相关的规章制度和管理细节,遵守因地制宜、分项管理的档案管理准则。始终围绕着《档案法》为中心的管理准则,使档案管理工作有章可循、有法可依。最后,必须认识到完善法制体系是一个需要长期坚持的工作。由于各个基层单位在档案工作中的具体情况不同,各单位应从自身条件出发,形成具有自身特色的档案管理体系。
4.5加强管理队伍建设
加大对档案收集工作的支持力度给予一定的经费、场所,企业领导也应该通过充分发挥带头模范作用,加强对从业人员的培训,采取“请进来走出去”的方式,扩大员工的对外交流和学习平台,从根本上转变从业人员的思想。另外鉴于档案工作的内容复杂多样且含量大,因此对人员的培训也要从不同角度来进行。企业应该在选拔和任用人才初期,对其思想觉悟和专业知识进行严格的考核和审查,择优录取。
结语
综上所述,对于煤矿企业档案管理工作而言,其工作效率和质量对于企业发展有着重要的制约作用。以往的煤矿企业档案管理工作不容乐观,存在较多的问题,为了应对这些问题,提高档案管理水平,需要煤矿企业结合自身实际情况,加强重视力度,同时在资金和管理制度方面做足准备,最终促进企业的高效发展。
参考文献
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论文作者:张瑞芳
论文发表刊物:《防护工程》2019年第4期
论文发表时间:2019/5/30
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