图书与档案
基于Libsys 5.5 的中文赠书管理研究
岳爱峰
（山东师范大学图书馆，山东 济南 250014）
【摘 要】 本文对赠书工作的现状和问题进行了梳理，结合Libsys 工作流程，从赠书登记、验收和编目三个方面，创造地解决了在赠书查询和统计、Marc 利用、验收经费项目等问题。参照最新国际编目规则RDA，提出了在Marc 中增加7X2 字段，增加捐赠者检索途径。
【关键词】 赠书；Libsys；RDA
1 研究现状和问题
近年来，高校图书馆接收的赠书逐年增多,公开发表的关于赠书研究的论文数量也逐年增多。 笔者在工作中发现捐赠人对自己的捐赠图书很关心， 担心图书馆收不到书， 或者收到书后不及时登记和入藏， 他们通过电话、 邮件、QQ 等各种方式询问赠书情况。 有些图书馆收到赠书后不及时登记，或者使用EXCEL 登记造册， 虽然可以查询赠书信息， 但不方便捐赠人和采访馆员查询。 我校使用汇文Libsys5.5 文献信息服务系统（以下简称Libsys）管理图书馆文献，在Libsys 图书馆业务交流群中， 经常有图书馆同行询问如何统计赠书信息，如怎样将捐赠人或捐赠单位、赠书种数、册数及金额等登记入账，如何对赠书验收等。
笔者利用中国知网，在高级检索中构建检索式，主题词=赠书，并且主题词=libsys 或含汇文，未检索到任何文献。 这说明利用Libsys 进行赠书管理研究还是空白。 本文对我校基于Libsys 的赠书管理进行了总结归纳， 与大家分享， 希望对实践工作有所推动， 亦对Libsys 的升级改进有所裨益。
2 利用Libsys 进行赠书管理的探索
2.1 利用Libsys 进行赠书登记的途径——记载赠书详细信息是首要任务
图书馆接到赠书后，要对赠书进行登记，以便查询和统计。 Libsys 中共有两个入口可以进行赠书登记。
Vessel Scheduling Optimization in Two-Way Traffic Ports
2.1.1 赠送交换功能区
“赠送交换” 功能区是Libsys 专门为图书受赠和赠送而设计的功能模块， 分受赠与换入、 赠送与换出和赠送交换单位文档三个部分。 点击Libsys 采访模块菜单栏”赠送交换”，进入“受赠与换入”，该窗口分上中下三部分。 最上面是业务窗口（工具栏），包括业务类型（受赠、交换入）、处理批次号、赠交单位和相关工具按钮，如查找、新增、删除、验收和打印。 中间部分是受赠图书信息列表，包括题名、责任者、ISBN、出版年等图书详细信息和处理方式，如入藏、转赠、不藏和退回等。 最下面是输入区，可以输入图书详细信息、卷期、册数和处理方式等。 如收到本校老师捐赠的 《多元媒介下的儿童与儿童电视》， 应首先在工具栏中点选业务类型“受赠”，建立处理批次号0621，赠交单位选“本校”（应先在“赠送交换”菜单栏中点击最下方“赠书交换单位文档”，“建立赠交单位代码和名称”）， 然后在输入区录入题名、责任者等详细图书信息，国别、语种可以选填， 处理方式选入藏， 册数根据实际受赠册数录入，点击确定，即完成对该书的登记，中间部分就可以显示受赠图书信息列表（如图1）。
图1
2.1.2 评价
受赠予换入功能区可以集中显示受赠或换入图书的详细信息， 可以以赠交单位为检索途径， 集中揭示该单位的所有赠书， 并可以输出打印， 便于向受赠单位回执所受赠书详单、 种数和册数。 但无法使用本馆馆藏数据、征订数据和外部下载数据生成赠书MARC。无法查询单本受赠书， 只能浏览。 这也意味着赠书接受后， 采访人员无法查找到该书信息， 无法作为图书征订的数据源。 该模块虽然便于统计机构赠书， 以机构为检索途径，但不能利用已有数据，只能手工录入，不是最优选择。
2.2.1 赠送交换功能区登记赠书的验收方法
订单组织是利用书商的征订数据订购后生成的订购清单。 也可以手工录入书目信息， 或利用已有的书目信息， 新增订户后形成订单组织。 无论数据来源是哪里，订单组织的实质是包含书商、订购目录、书目信息、订户信息（订户、经费来源、获得方式和订购套数）等要素的订购清单。
有些馆对赠书的登记不在汇文中做订单组织，而是采用Excel 或Acess 登记，或手工登记入册。 还有的直接在赠送验收下验收图书， 或者在编目模块以回溯形式直接对赠书编目。 以上形式可以压缩工作流程，节省工作时间， 但不方便查询赠书来源和捐赠者信息， 采访人员无法参考赠书信息决定该种赠书的后续购买决策，无法产生新书通报。
利用订单组织进行赠书登记必须要理解的关键词是书商。 任何订单组织必须建立在某个书商下的相应订购目录， 否则无法保存数据生成订单组织， 登记赠书也必须有书商依托。 由于赠书是个人或团体免费赠予，并没有书商，所以要虚拟书商专门登记赠书用。 可以在采访模块中的“系统——书商代码”下新增赠书的书商代码和书商名称。 如名称为“赠送”的书商。 在订单组织处， 选择该书商， 新增订购目录， 即可登记赠书。 书目信息可以利用已有馆藏数据、手工录入数据，也可以使用征订数据，或者利用CALIS 和国图数据。有了书商、订购目录和书目MARC 数据后，点击“新增订户”，弹出“订户信息窗口”，选择订户，经费来源和订购套数， 订购备注记载捐赠者及联系方式。 征订信息小窗获得方式选“国内赠送”。 这样，一种赠书的详细书目信息，册数、捐赠者信息、获得方式等要素登记完成。 做订单组织时，必须选择经费来源，汇文默认的经费是总馆经费和受赠经费， 虽然赠书可以选受赠经费作为经费来源， 但验收时该经费无法自动跳转为经费项目。如果新增一项虚拟经费——捐赠经费，则较好地解决了这个问题。 利用订单组织记载赠书详细信息时， 要在订购记录条中点击征订信息， 备注捐赠人信息（如图2），如此可以准确记载和反映捐赠人及其通联方式， 方便沟通后续事宜。 还可以把备注信息连同赠书详情输出打印，便于存档。
（2）冬小麦和夏玉米籽粒OP、BPA和NP质量分数分别为 0.77~25.33、1.36~543.67和140.39~446.16 μg·kg-1，果蔬 OP、BPA 和 NP 质量分数分别为 11.39~204.53、93.42~893.86和220.33~392.07 μg·kg-1，均以 BPA 和 NP 含量为主。参考欧盟和丹麦提出的人体可耐受每日摄入量，本研究中农产品BPA和NP含量均低于相应参考限值。
图2
（2）评价。
Libsys 中验收后的下一程序是编目。 赠书编目方法同普通订购图书， 分别在采访和编目模块经过订单组织——验收——送编交接——交接批次， 选定批次后即可编目， 但需要区分的是如何在编目MARC 中记载捐赠者信息。 前文已经讲述了如何在采访模块中记载捐赠者详细信息，但编目模块无法查看。编目MRAC 记载捐赠者信息，用户可以从OPAC 中除通过书名、责任者查询所捐图书信息外， 还可以捐赠者作为规范检索点，增加检索途径。 这对揭示、宣传、检索馆藏赠书，展示图书馆的工作和维护良好的公共关系大有裨益。 最新国际编目规则《资源描述与检索(RDA)》介绍了作品单件与责任者之间的关系：当前拥有者、先前拥有者、出售者、储存者和捐赠者。 《RDA 解读》一书认为“单件与责任者之间的拥有者、 管理者、 捐赠者等关系对于古籍编目相对重要， 可在编目该类文献时适当添加7XX 字段” 表达关系。 因此， 中文赠书编目可以增加702,712 字段，分别记载单个或团体捐赠者，关系说明语为捐赠。 如：
2.2 赠书验收——如何选择书商和经费
[83] James Crawford and Donald R. Rothwell, The Law of the Sea in the Asian Pacific Region, Leiden: Martinus Nijhoff Publishers, 1995, pp. 237-242; 赵骏：《全球治理视野下的国际法治与国内法治》，《中国社会科学》2014年第10期，第84-86页。
（1）订单组织功能区。
Libsys 中赠书登记后的下一个程序是验收。 如果不验收直接采用回溯形式编目， 则无法产生新书通报，不能在OPAC（书目检索系统）中揭示报道一段时间内的到馆新书。
C语言是一种面向过程的结构化程序设计语言，而循环结构是三大基本结构(顺序结构、选择结构、循环结构)中最重要、最复杂、最广泛的一种结构。学好循环结构是学好C语言课程的关键，它是学好数组、指针、函数等内容的基础和前提。在日常工作和生活中通过循环结构的应用可以很方便地解决许多问题。例如，求全班学生课程的总成绩和平均成绩；求任意两个正整数的最大公约数和最小公倍数；九九乘法表的打印输出等。本文将结合作者多年教授程序设计语言的教学实践经验，从课程背景、教学对象与教学现状分析、教学组织实施实践等几个方面来对循环结构教学实践进行探讨。
2.2.2 订单组织验收
使用“受赠与换入”窗口登记的赠书验收，应首先在业务类型和处理批次号下调出该批次下的所有图书，选中记录后点“验收”，系统自动跳转到“受赠验收”窗口，但并不能进行“个别登账”产生验收记录，亦不能使用赠送书商，建立新的验收批次号。该跳转仅仅是从“受赠与换入”到“受赠验收”的切换，无任何实际意义。
使用订单组织登记的赠书验收方法，不能使用订购验收，需在“验收——非订购验收——赠送验收”下进行。 选择书商“赠送”，新增批次，在弹出的“验收批次号”小窗中建立批次号，总账类目选“赠书”（总账类目与文献类型不对应，只为统计不同的财产帐目），获得方式选“国内赠送”，经费选择“捐赠经费”，这样即可验收赠书，并自动获取赠书专用财产号（我馆赠书财产号在普通财产号前加Z，以区别于普通订购图书）。
“咦？”唐小果见糖龙变成这样，就壮着胆子把它提了起来，把它的龙须拉得细长。见糖龙没有任何反抗的迹象，唐小果一边将它捏在手里把玩，一边质问道：“你是谁？捉弄我的是不是你？你真的是龙吗？你会腾云驾雾、呼风唤雨吗？为什么来到我房间？”
2.3 赠书编目——以RDA 视角记载捐赠者信息并提供检索点
使用订单组织登记后，采访馆员可以利用ISBN、书名和责任者等途径检索到该书， 若有读者推荐订购或征订目录中有该书， 可以作为是否继续订购的依据。如济南出版社出版的《济南文学大系》，于2015 年5 月19 日举行新书发布暨赠书仪式，我校应邀参加该赠书仪式，并受赠《济南文学大系》4 套。该书共10 卷，编选了包括历代济南作家的优秀作品、 历代济南籍作家的优秀作品、 历代描写和反映济南生活的优秀作品，具有很高的文献性和工具性。 笔者代表学校领到该书后， 第一时间在汇文系统中对我馆订购数据、 征订数据和馆藏数据进行查重， 都没有发现该书， 随后在赠送书商下的批次， 建立了 《济南文学大系》 的订单组织。 赠书不仅可以丰富馆藏， 还可以在第一时间发现新的书目信息。 如果受赠册数不够用， 可以据此再增加复本。 我馆接收《济南文学大系》半年后，书商才开始陆续推出该丛书的征订数据。 采访馆员查重后，发现我馆已经有该书的受赠书， 且复本量能满足读者需要，没有再订购该书。
2.1 观察组与对照组母婴结局对比 观察组新生儿窒息、病死、缺氧缺血性脑病(HIE)、RDS、宫内感染发生率均较对照组高，剖宫产、产褥期感染发生率较对照组高，差异有统计学意义(均P<0.05)。见表1。
200 1_ |a 世纪末夜晚的手写|f 施战军著
701_0 |a 施 战 军|4 著
内部控制缺陷之所以被看作是衡量内部控制是否有效的一个负指标，是因为其本身存在缺陷。公司内部各部门之间相互独立，各自管理各自的业务，这样一来，公司管理层的权力就相对集中，在涉及到利益问题时，权力较大的人员很可能会因私忘公，出现财务造假行为。如果多个部门和人员沆瀣一气，商量并谋划好要实施舞弊行为，内部控制制度很难检测到这些行为，也就谈不上对其进行约束和整改了。因此，公司应该选用恰当的方法对资产收益等进行合理的估算，并通过完善的内部控制体系对内部控制的各个环节进行检测，保证信息的可靠性，避免委托代理双方之间可能出现的矛盾，使会计稳健性得到保障。根据分析提出第二个假设：
702_0 |a 朱 德 发|4 捐 赠
采访模块中的征订信息备注记载了捐赠人详细信息，但编目模块中无法查看。 若要在编目Marc 中记载捐赠人信息，可以在赠书登记时根据捐赠者实际情况选择新增702 或712 字段， 验收和编目需要覆盖原有数据时保留该字段，就可以在馆藏数据中一直保留捐赠者字段， 并可以以捐赠者为检索途径检索图书。
3 结束语
以上重点介绍了在Libsys 中对赠书进行登记、验收和编目的方法， 对不符合馆藏政策的赠书， 笔者认为可以用EXCEL 登记存档, 这样既能建立每种赠书的电子档案，方便有据可查，还避免了在Libsys 中产生冗余数据。 对符合馆藏政策的赠书， 最优化的管理方法是遵从订单组织—赠送验收—编目，做订单组织时Marc中增加7X2 字段， 验收和编目时保留该字段， 这样既可以记载捐赠者，又增加了检索途径。 参照RDA 资源与责任者之间关系的表达， 希望RDA 中文化过程中，对赠书单件和责任者之间的关系和说明语、 适用字段给予明确指导。
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中图分类号： G252
文献标识码： A
文章编号： 2095-2457（2019）26-0164-002
DOI： 10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.26.080
作者简介： 岳爱峰（1976—），女，汉族，山东嘉祥人，山东师范大学图书馆，馆员，硕士，研究方向为信息组织和信息资源建设。
标签：赠书论文; Libsys论文; RDA论文; 山东师范大学图书馆论文;