摘要：文书是一个企业非常重要的位置，是企业的档案建设和信息化建设的关键。近年来，随着科学技术的进步和社会的发展，我国文书的工作也发生了升级和提高。笔者从文书的档案管理工作入手，阐述了信息化建设的一些思考，并给出了一些可行性的建议，希望对企业的发展有所帮助。
关键词：文书档案；信息化；构建
引言
信息化和网络化已经成为了我国不可逆转的大趋势，在任何企业中都是如此，特别是档案的管理工作，通过信息化建设，将文书的工作进行了系统化和精细化的改进，是他们的工作效率有了很大的提高，同时，也有利于档案管理工作的顺利进行。目前，文书档案管理的信息化建设正在有条不紊的进行当中，为企业的建设和管理奠定了坚实的基础。
1.传统文档管理存在的问题
长期以来，我国都是实行传统文档管理的方法，在以往没有条件的时候，传统管理方法尚且可以使用。但是随着科学技术的不断进步，传统档案管理方法已经失去了优势，而且，其劣势也是非常明显的。第一，是文档的查找和使用非常麻烦。由于以往都是使用纸质文档的形式来进行档案的管理，所以，在查阅档案的时候，就必须到文书的档案室，履行繁琐的合同，并在档案架子上寻找档案。如果档案在当地还好，如果是异地查询档案就更加麻烦了。第二，是文档不易长期保存。纸质档案的保存工作一直是一个难题，由于纸质档案容易损坏，不利于长期的保存，特别是一些比较珍贵的文档，一旦被破坏，则后果不堪设想。但是，在文档进行翻阅的时候，又很难避免档案损坏情况的发生，这就给文书的工作带来了很大的麻烦。第三，文档管理工作比较复杂。在传统文档管理工作之中，要借阅档案必须履行一些繁琐的手续，文书要进行详细的登记，同时，在借阅完归还档案的时候，文书也需要对档案进行二次检查，这就导致了文档管理工作十分复杂，工作难度大。传统档案的这些问题十分不利于档案的保存和使用，而随着信息化手段的引入，档案管理工作进入了新纪元。
2.文书档案信息化建设的必要性
对比传统档案管理模式的弊端，信息化的档案管理模式的优势是非常明显的，能够最大限度的提高档案管理的有效性，同时，也给文书的工作和借阅人带来了很大的方便，所以，文书档案的信息化建设是必要的，也是有效的，是我国应当长期坚持的。第一，是档案管理的便捷性。以往，传统的档案管理，文书自己对于档案的存放地点和具体情况有时都把握不全，更别说借阅人了，借阅人在借阅档案的时候，需要经历一个繁琐的过程，同时，如果是异地节约，那就更加麻烦了，但是，将信息化技术手段引入档案管理之后，借阅人可以直接从网络上登陆档案管理系统，按照要求登记信息，随时随地的查阅档案，极大的方便了借阅人，同时，也对文书复杂的工作是一个解放。第二，是提高文书的工作效率。通过信息化的手段，文书可以通过网络系统的帮助来统一的管理档案，而不用一份一份的登记和检查档案，这就极大的提高了文书的工作效率，从而使他们的精力可以放到其他重要的工作上，这就为企业节省了很多的人力和物力，也有助于档案的有序管理。第三，提高了档案的安全性。纸质版档案的安全性一直是我们所关注的重点，通过信息化的建设，可以将纸质版的档案转化为电子版，就完全避免了档案破损的可能性，提高了档案的安全性。需要注意的一点是，虽然信息化的档案管理可以替代纸质档案，但是，原始的纸质档案必须妥善保存，防止电子档案因为病毒等的侵入而出现问题。所以，信息化建设对于文书档案的管理是至关重要的，极大的提高了他们的工作效率，同时，也提高了档案的安全性。
3.文书档案信息化建设的实施策略
文书档案的信息化管理是必要的，也是有效的，同时，也会我国应当长期坚持的。随着信息化管理系统的使用，我国大多数单位的档案已经成功的使用了信息化的管理模式，为提高档案的管理工作效率奠定了有力的基础，同时也极大的提高了文书的工作效率，为企业员工提供了良好的保障。
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3.1树立档案管理意识
我国长期使用传统档案的管理模式，文书已经习惯的传统档案的管理方法，从意识上还没有很好的转变过来，特别是一些老文书，对于信息系统的使用不够了解，老思想，老方法严重。此外，一些企业的职工对于信息化的档案建设也不够理解，认为档案就应当是纸质的。这些意识都是比较落后的。所以，从领导层开始，就要树立档案的信息化管理意识，认清信息化档案管理工作的重要性和有效性。而作为文书来讲，就更要转变思想意识，积极学习新时代的信息化档案管理方法，提高档案管理能力，增强紧迫感和责任感，努力提升自身的素质，完成档案管理工作的有效过渡。
3.2转变档案管理方式
文书档案管理工作传统模式主要是人工搜集、整理、归档等，而文档资料的载体为纸质、录像以及图片等，整个工作程序比较繁琐，并且工作量巨大。想要有效实现文书档案信息化建设，首先要做的就是要转变档案管理方式，以计算机为基础进行文档资料的搜集整理，并建立完善的数据库，实现资源的重复利用和资源共享。另外，单位领导必须要增强信息化建设思想意识，加大人力、物力、财力投入力度，尤其要保证硬件设施的完备，建立完善的档案管理工作体系，加大日常工作管理力度，将档案管理工作逐渐由手工转变为信息化、自动化管理。
3.3提高文书的专业技术能力
文书是直接接触档案管理工作的人，所以，档案管理的信息化建设的关键一环就是文书，企业首先要提高文书的专业技术水平，转变他们的思想观念，做好传统档案管理模式到信息化的档案管理模式的过渡。首先，要做好定期的培训工作，包括信息化系统的使用，以及档案管理工作的相关知识和实践培训，让文书具备较强的专业素质。其次，我们可以使用竞争上岗的模式来激励文书，选择素质过硬，具有档案管理学专业知识的人才来从事档案的管理工作，这样，才能更好的做好档案管理工作，防止出现问题。
3.4建立完善的数据库，并做好档案备份
建立完善的数据库是文书档案资料共享的前提，通过数据库的建立，文书以及借阅人可以随时随地的通过网络来进行档案的查阅，同时，档案管理中心也可以通过数据库来进行档案的管理工作。在建立数据库的时候，一定要保证文档的全面性，不要出现遗漏的状况发生，同时，还要做好档案的备份工作，由于目前网络上的病毒非常泛滥，而档案又是事关员工利益的重要文件，所以，要做好档案的备份工作，防止因为病毒的入侵导致档案的遗失，这样，后果将不堪设想。档案的信息化建设任重而道远，我们要细致全面、科学合理的完成这项工作，为企业的发展奠定基础。
结语
文书档案的管理工作是企业正常运行的重要工作之一，企业要深化信息化的建设，提高档案管理的效率和便捷性，并着力提高文书的专业技术水平，为保障企业员工的切身利益，促进企业的发展做贡献。
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论文作者:唐小燕
论文发表刊物:《基层建设》2017年3期
论文发表时间:2017/5/4
标签：档案论文; 文书论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 纸质论文; 传统论文; 《基层建设》2017年3期论文;