摘要：文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作，随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，它们的关系尤为重要。本文指出二者间存在的主要问题以及对实现现代化文秘与档案管理工作一体化提出了具体的措施。其目的在于帮助文秘与档案管理人员提高认识，实现文秘工作与档案管理一体化，提高文书档案质量。
关键词：文秘工作；档案管理；信息时代
引言
随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作；文秘工作是基础，档案管理便是文秘工作的实际反映和科学应用。文秘和档案工作中，从公文生成制发到归档管理的整个过程中，使用计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都体现出档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，实现文秘工作和档案管理的信息共享，因此文秘工作和档案管理是紧密联系的。
1文秘工作在企事业单位档案管理上的作用
近年来,随着我国企事业单位在经营模式上与国际先进水平的越发接轨,企事业单位对文秘这一岗位进行设计与构建时,更多的是作为整个企事业单位高层管理与基层执行的一种衔接,对整个企事业单位的决策、上下传达以及文件档案管理等发挥着重要的作用,是企事业单位正常运行的一种润滑剂。而单单对于档案的管理工作来说,其一般指的是各部门对部分已经失去效用的文件或者资料进行存档保管与维护,而从实际工作上来讲,档案管理主要属于文秘对工作上所获得相关结果的总结与封存,以便于日后工作上的参考或者核对。
因此,基于信息时代所实现的文秘工作与档案管理一体化模式,不但减少了企事业单位在人力资源方面的投人、降低经营经费的支出,还有利于文秘人员作为企事业单位档案第一经手人进行掌握与管理,避免其他因素造成工作的疏忽。但是,我国目前大部分企事业单位在文秘工作上所执行的档案管理一体化模式,其在实践上缺乏起码的科学性、客观性以及合理性,因此相关的推行工作并不顺利。其主要表现在,在公文的装订上缺乏统一的规范、在归档电脑程序的运用上异常杂乱以及企事业单位内部的模式并不相同等。
2现代文秘工作和档案管理存在的主要问题
在实际工作中，文秘和档案实行的是分块管理制，但是这种体制在某种程度上拉大了文秘工作和档案管理工作的距离，出现了许多脱节之处。比如：
2.1文秘人员档案意识淡薄。
目前，大部分文秘工作人员习惯了现行的手工公文处理模式，在办公过程中引入计算机管理系统，一下子难以改变原有的工作方式和习惯，这样必然会妨碍办公管理系统的应用，使得文档信息化服务很难取得理想的效果，因此要做好宣传工作，提高文秘人员的信息化管理意识，转变观念、统一认识，是推行办公自动化的必要条件。
2.2文书档案不够规范。
在日常档案管理中常常会遇到归档文件版面记录不全、附件不规范、排列混乱、原始稿件不全、编号不规范、纸张不达标，装订不规范、文种使用不当、有涂改痕迹等等不规范现象，从而为正确归档留下了后患，也使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。
2.3管理人员素质有待提高。
目前大量非专业人员从事文秘与档案管理工作，文秘与档案管理人员教育水平普遍较低，素质不高，从而影响了公文的质量和档案管理工作的正常发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆从现有文秘与档案管理工作人员专业训练的情况看，在文秘与档案管理工作岗位上从事的工作人员，真正经过文档专业训练的人员很少。大量文秘与档案管理工作人员都是半路出家，其在业务方面的精度与广度远远跟不上形势发展的需要，这种状况的存在也直接影响了文书与档案的质量，也影响了“文”与“档”工作的规范化管理。
3促进文秘工作与档案管理一体化的途径
3.1强化文秘工作人员管理意识是前提
使文秘人员明晰文秘工作和档案管理工作关系，强化文秘人员档案管理意识是推行档案管理科学化及信息化的基础。在实践中，许多文秘工作人员并不认为档案管理是自己的份内工作之一，缺乏在工作中对重要文件归档的意识就成为了在行政岗实现档案管理高效化的桎梏。针对这点，笔者认为明确文秘工作中档案管理范围及增强文秘工作者管理意识便成为了切实可行之策。文秘工作多涉及公司机密文件及信息，上呈下传的文件材料要经过领导批阅、文件传递、催办及归档等环节，任何环节如何出现纰漏都会影响整个公司及单位的运作。兼任档案管理工作的文秘人员都要对文件和公文形成一定科学化的评估，根据文件的类别和重要程度选择性的归档，树立起档案管理的初步意识。
3.2提供文秘工作人员立卷归档技巧是重要途径
细化文秘人员档案管理技巧是促进公司及单位档案管理高效化的重要途径之一。文秘工作综合性强的特点使得文秘工作者必须是个“杂家”上到公司单位的方针政策小到分发文件和传达信息都在文秘的职责范围之内，工作内容的复杂性也使得公司单位的文件也十分多样明确公司单位各种文件类型，不遗漏、不重复是做好档案管理工作的基础。另外，学会甄别文件价值也是令归档工作成功的重要方式。在日常工作中，每个单位或公司要产出大量的材料及文件且并不是每个文件都需要整理立卷归档的，在一系列文件中甄别出具有存储价值的，在整理是注意将该文件的全部资料搜集齐全，按照从上到下的顺序统一装订成册使资料变为文件。
3.3利用信息技术扎实专业知识提高档案管理效率是关键
高速发展的信息技术为文秘工作人员在管理档案方面提供了理论保障，文秘人员档案管理意识浅薄一直是阻碍公司形成科学档案管理系统的桎梏。目前大多数文秘工作者并没有将自己划分为“管理者”这种管理意识的单薄使得传统文件处理方式一直占主导地位。在利用信息技术方面笔者有两条建议：第一，档案管理电子化。将文秘工作与档案管理工作链接起来的主要是“公文”。传统的档案管理方式集中于纸质管理，但随着信息技术突飞猛进的发展将电子档案管理技术纳入档案管理系统不仅可以弥补纸质档案管理的不足两者还可以在应用中不断相互学习，取长补短。电子档案管理实质上推动了文秘工作与档案管理的一体化进程，文秘工作者可以根据需要，建立档案之间的多维联系，只要在检索软件中表明纸质档案的存放位置就可以方便且高效的找到对应的文档，电子档案管理即使纸质档案管理的有益补充又极大的便捷了文秘工作。第二，引入计算机管理系统。计算机识别技术可以有效的规整文件类型，减少因文件格式不规范而引起的失误。现代化的档案分类、储存及调出手段使得人为因素影响大大降低。另外，计算机管理系统信息化的交流平台可以有效降低新旧文件替换滞后的问题，实现文件的上下统一。
4结语
综上所述，随着社会信息化建设步伐的不断推进，文档工作也要不断发展，文秘与档案管理工作十分重要。信息化虽然成为整个社会的共识，但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，要采取积极有效的措施，通过宣传媒体的宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化，实现文秘工作与档案管理一体化，从源头上来提高文书档案质量。
参考文献
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[2]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界(理论版),2012,(10):78一79
论文作者:耿丹,毕静,王丽敏,刘瑾,王海燕,杜芳
论文发表刊物:《电力设备》2018年第22期
论文发表时间:2018/12/12
标签：文秘论文; 档案管理论文; 工作论文; 档案论文; 文件论文; 管理工作论文; 企事业单位论文; 《电力设备》2018年第22期论文;