摘要：随着社会电子技术的不断进步与发展，大数据、云计算技术已经广泛运用于各个领域，财务会计档案管理也由传统纸质档案也在逐步向数字档案转换。作为大数据信息资源的重要来源之一，其应用服务模式的拓展存有很大的空间。大数据时代，在会计档案管理中充分、有效地发挥数字档案信息资源共享，在使档案管理服务的水平提升，形成良性循环，进而使档案信息资料更好的服务于财务工作。本文从财务共享服务模式下电子会计档案的实施环境入手，建立了大数据时代基于财务共享的电子会计档案管理框架模型，详细阐述了电子会计档案管理的具体处理流程，并分析了财务共享模式下电子会计档案管理给企业带来的价值。
关键词：财务共享；电子会计；档案管理
引 言：财务共享模式是一种区别于传统财务管理的全新模式，其实质是企业在信息技术背景下，将各分公司或子公司的大量财务工作交由财务共享中心来处理，因而这一模式能够提供流程化、标准化的财务管理服务。在财务共享模式下企业会计电子档案管理发生了变化，与传统会计档案管理相比出现了新特点、新问题，笔者就此进行分析，并提出在财务共享模式下加强企业会计电子档案管理的若干对策。
一、财务共享模式下事业单位会计档案管理的特点
财务共享模式下企业档案管理，将会计信息系统、银企直联系统、影像管理系统、资金管理系统等实现串联、集成，并对会计电子档案进行收集、分析、处理、汇总、利用。基于财务共享模式的事业单位会计电子档案管理呈现出便捷性、实时性和高效性的特点。
1.便捷性。通过影像管理系统对收集来的原始会计凭证进行扫描后上传至财务共享云平台，在云平台上企业利用会计信息系统如用友、金蝶、SAP等对原始凭证进行处理生成电子会计凭证，再对电子会计凭证进行处理生成各类账表，如现金日报表、总账、明细账、多栏式明细账等，最后生成资产负债表、利润表、现金流量表等各类报表。此外，在财务共享模式下，企业与银行的联接方式发生变化，企业可直接通过银企直联系统获得完整的银行电子回单，并根据银行电子回单生成会计电子凭证，实现电子对账。
2.实时性。传统的会计档案管理模式不能实现数据的实时更新，而在财务共享模式下原始会计凭证通过扫描上传到云平台，可即时生成会计电子凭证并在系统中生成各类报表，为决策提供服务。以费用报销流程为例，首先，员工在出差时通过信用卡消费产生的费用数据，能够实时传递到企业云平台上。
3.高效性。基于财务共享模式的企业会计电子档案管理，能实现企业会计电子档案收集、处理、分析、利用的一体化，档案管理具有高效性。而传统的会计档案管理要耗费大量的时间与精力，如需要打印大量的电子凭证。
二、事业单位财务共享模式下的会计档案管理工作策略
1.及时录入会计档案信息
首先，会计人员需要结合最新情况将信息录入到共享软件中，对会计档案内容进行扩充。相关负责人需要根据这些最新信息进行会计档案管理工作。其次，对纸质资料与电子原文件进行共享，以便于利用网络进行及时关注。在会计档案内容被扩充以后，可以立即显示出来【2】。需要注意的是，想要使会计档案管理工作变得更加简便，且可以及时发现问题和处理，事业单位需要组建一支对会计档案管理进行专门负责的队伍，并需要通过合理有效的手段提升这些人员的专业素养和能力。最后，事业单位要注重信息化建设，进而确保会计档案管理工作可以顺利进行。在信息化建设中，要注重云处理技术的应用，该技术不仅可以实现在网络中对会计档案信息数据进行完整录入，还可以提升自动化程度，进而使会计档案管理工作的效率得到显著提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外，信息化建设可以减少会计人员的工作强度，提升工作的精准性，在减少人工成本的同时给事业单位带来更多的经济效益。
2.创建统一的会计档案数字化和标准化处理平台
实际上，财务共享服务中心是以信息技术平台为基础的数字化平台，在财务共享服务中心中会计档案管理工作也需要保证数字化与网络化，使档案信息的接收、传递、存储、提供等方面实现一体化，促进档案数据信息的共享效率，提升档案管理的科学性和有效性以及便捷性【3】。事业单位可以在保证寄送、沟通、存储成本平衡的基础上，创建数字化、标准化的统一处理平台，利用规模效应，对相关成本进行平衡。因此，创建财务共享服务中心，需要对当下的会计档案管理相关标准和规定进行完善，进而形成符合信息化环境的会计档案管理制度，其中涉及到电子会计档案的形成和归档、电子会计档案信息资源标识、存储、描述、交换、查询、网上传输、网上管理等内容。但是，这些管理工作需要以网络环境、软件环境、硬件环境为基础。简单来讲，在财务共享模式下，会计档案管理工作对于硬件管理的需求相对较高，因此需要不断提升信息化会计档案的建设水平对会计档案信息网络进行完善，进而使各项工作具备网络化的特点，以提升利用档案的效率。
3.创建系统化的管理制度体系
第一，创建会计档案归档制度。会计信息数据在没有打印成为书面形式之前，要做到妥善保管，并保留好副本。记账凭证、现金日记账、总分类账、银行存款日记账都需要进行打印输出，并根据相关审计、税务部门的需求将相关账簿、报表等内容进行打印输出。第二，创建电算化会计档案存储制度。对优势的磁盘介质进行挑选，对会计档案信息数据进行备份。备用盘和储存盘需要做到存放分离。同时，需要做好防腐蚀、防光、防尘工作，根据分类和顺序，对电子会计档案进行编号，并注明时间与文件内容，以及对档案管理文件卡片进行制作等。第三，创建借用手续制度。如果想要对会计档案进行查阅，需要通过相关负责人的批准，并根据档案管理相关规定办理借阅手续。第四，创建会计档案定期备份制度。定期将会计信息数据进行备份，并创建备查登记簿对备份的细节信息进行记录，其中包括时间、数量、保管方式等。（四）注重关键环节的风险控制和安全防范工作在财务共享模式下，以往的会计稽核岗位被取消了，随之各类会计档案是否真实、和影像资料是否一致受到严重的质疑。因此，事业单位不但需注重会计档案的质量，避免处理偏差，降低因为相关人员操作04／2019．09-‘蓝档t失误带来的风险。而且，事业单位可以从审核环节稽核规则、表单填制规则等方面进行系统固化，进而有效提升流程运转质量和水平，强化风险控制质量【5】。
结束语
计算机网络技术的飞速发展，和大数据技术在会计行业的推广应用，将进一步推动会计行业信息化的高速发展，财务共享模式也就应运而生。随着传统会计档案向电子会计档案的逐步转变，不仅大大提高了会计档案管理质量与效率，更将有效提高财务人员的工作效率，进一步降低财务管理成本，提高单位的运营效益。因此，在现有的财务共享平台基础之上建立电子会计档案管理系统，不仅能减少实际工作中数据传输成本与风险，更能有效地进行财务数据的收集整理、分析研究，大大提高了数据正确性、时效性、安全性。
参考文献：
【1】孟金鹤．财务共享服务中心会计档案管理分析【J】．现代国企研究，201 7（24）：1 77-1 78．
【2】邓引明．探究财务共享模式下的财务管理创新【J】．纳税，201 8，12（54）：89--90．
【5】翁月莹，苑婷，李长娟，等．大数据时代基于财务共享模式的电子会计档案管理【J】．纳税，2018，12（32）：127．
【4】辛士勇．财务共享模式下的管理会计转型研究【J】．中国商论，2018（16）：140-141．
论文作者:闫蕊
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/15
标签：会计论文; 档案论文; 档案管理论文; 财务论文; 电子论文; 数据论文; 凭证论文; 《基层建设》2019年第27期论文;