文书、档案工作一体化的制约因素及对策，本文主要内容关键词为：文书论文,对策论文,制约因素论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文书、档案工作一体化是近年来档案学界的一个热门话题，不少档案学者对一体化的必要性、可行性进行了大量的论证，就一体化的概念、涵义、模式阐明了各自的见解。虽然每位研究者所持的观点以及立论的角度和依据不尽相同，甚至有相互抵触之处，但人们对这一问题的研究目的却是相同的，都是针对长期以来文书工作与档案工作中存在的脱节现象而试图在理论上找寻一条解决问题的根本途径。然而，由于种种原因，研究者们的良苦用心没有得到令人满意的回报，文书、档案工作一体化实践至今仍然步履蹒跚。因此，认真地分析制约一体化发展的主客观因素，积极地帮助有关部门采取克服各种障碍的有效措施，就显得十分迫切和必要。
一、制约因素
文书、档案是同一个事物的两个不同发展阶段，处理完毕的文书经过立卷整理就转化为档案，即文书是档案的前身，档案是文书的归宿。尽管档案学界不断有人对这一观点提出质疑，但有一点却是无法否认的，即绝大部分档案都来源于文书，至少在目前是这样。从全面质量管理的角度来看，高质量的文书工作是做好档案工作的先决条件。所以，为了适应社会快速、准确、全面利用信息的需要，必须消除文书工作与档案工作的离散状态，实现系统的最优化，而一体化正是实现文书、档案工作藕合的最佳方式。它有利于社会对文书、档案信息资源的共享，充分发挥文书、档案的整体功效，避免或减少因各自为政而造成的人力、物力和财力的浪费。著名档案学家吴宝康教授对文书、档案管理一体化的理论和实践给予了很高的评价，认为它与图书、情报、档案管理一体化是“当今信息时代我国档案工作的两个可以预见的未来发展趋势和改革方向”。〔1〕可见，实行文书、 档案工作一体化是档案工作发展的必由之路。那么，为什么许多部门对文书、档案工作一体化一直比较漠视呢？一些比较成功的经验为何未能得到推广运用呢？究其原因，主要有以下几个方面。
（一）思想观念方面的原因。从总体上看，目前无论文书界还是档案界对实行文书、档案工作一体化都还没有给予足够的重视，认识也不一致，在一体化的内涵、管理方式等问题上存在着许多分岐。相对而言，档索界对这一问题的研究时间较早、成果较多，但也是众说纷纭，难成共识，且各研究者大都处于自发研究状态，缺乏组织协调。这种认识上的不统一，极大地阻碍了一体化的运作和进展。从事文书工作、档案工作实践的同志对一体化的认识更为模糊，或者认为一体化是理论界的事，与己无关，或者认为一体化艰难高深，可望而不可及。加之长期以来文书工作、档案工作一直实行分块管理，这也在无形中使实际工作者产生这样一种思想，即文书工作与档案工作关系不大，只要做好本职工作，就算很好地完成了任务。一些文书工作人员甚至把立卷归档也视为份外事，习惯于档案工作者包办代替，而一些档案工作者则认为文书立卷不属于档案工作范畴，因而疏于指导。
（二）管理体制方面的原因。我国档案工作实行统一领导、分级管理的体制，国家档案局及地方各级档案行政管理机关、中央及地方各专业主管机关档案部门负责对全国、本地区、本系统的档案工作进行监督、指导和检查。由于管理体制比较健全，档案工作法律、法规、方针政策、规章制度能够比较顺利地得到贯彻实施。文书工作原则上也是实行集中统一管理。从全国来说，分别由中央办公厅、国务院办公厅和中央军委办公厅领导；从一个机关来说，则由机关秘书长或办公厅（室）主任负责。但由于办公厅（室）是综合管理部门，工作任务繁杂，文书工作很难被其作为一项专门业务而列入主要议事日程，对各部门以及下属机关文书工作的具体指导和检查显得力不从心。迄今为止，我国从中央到地方还没有一个专门的文书工作业务管理机关，文书工作和文书学研究缺乏统一的、经常性的组织领导。鉴于这一情况，有关部门要求档案业务管理机关承接这一职责，但档案工作履行对文书工作进行监督、检查时总觉得有点名不正、言不顺。总之，文书工作和档案工作分别管理的体制人为地拉大了文书工作和档案工作的距离，也给一体化工作的开展增加了许多不必要的困难。
（三）工作业务方面的原因。前文已经提到，文书、档案同出一源，其内容和形式完全一样，档案的质量状况基本上是由它的前身——文书承袭下来的，文书的完整、准确、系统是档案完整、准确、系统的基础。如果文书制作材料质量差，格式不规范，发文字号不统一，主送单位不明确，正文内容含糊，密级划分不当，主题词标引不准确等，所有这些都会给日后的档案工作造成难以想象的麻烦。由于我国文书工作和档案工作原有基础薄弱，标准化起步较晚、发展也较迟缓，而且两个标准化组织之间缺少沟通，致使文书工作、档案工作前后重复、互相拆台。例如，早在1964年国务院秘书厅与国家档案局就联合发布了《关于请勿使用圆珠笔、铅笔拟写文件的通知》，但一些单位至今依然我行我素，用纯蓝墨水、普通圆珠笔甚至铅笔起草、签署文件，这些文件如果保存在不适宜的环境里，很容易发生字迹洇化、扩散等现象，使档案保护工作任务更加繁重。再如，文书部门大都依据《国务院公文主题词表》及各省、市编制的公文主题词表开展文件主题词标引工作，但因为公文主题词表选词量不大，主题含义较为概括，因而文件主题词的标引具有较大的灵活性，规范性、统一性则较差，普遍存在着标引不足、没有检索意义等问题，于是档案部门不得不审阅文件，重新标引，既加重了档案部门的负担，又使得文书部门前功尽弃，造成浪费。
（四）人员素质方面的原因。实行文书档案工作一体化，离不开一支高效、精干的文书、档案工作队伍，它要求从业人员既要精通文书、档案业务，又要熟练掌握电子计算机等现代办公设备的操作技术。然而，现有的文书、档案工作人员素质与这一要求还存在着一定的距离。文书、档案工作一体化首先要从机关文书工作抓起，具体地说要从文件的形成阶段抓起，这是确保一体化顺利完成的基础和前提。可是，目前许多机关（特别是基层机关）工作人员都未经过系统的专业培训，缺少文书工作基本知识，拟制的文件质量不高，要么文件制成材料粗劣，要么错用文种（如将“请示”写成“报告”、将“通知”写成“通告”等），要么发文字号不统一、不规范，要么正文过于概括，语焉不详。许多机关的文书工作人员也大都身兼数职，变动频繁，难以把主要精力放在文书处理和整理立卷上，案卷质量处于失控状态。现在许多单位为了提高工作效率，相继添置了微机、传真机、复印机等现代化设备，但由于缺少熟悉业务的人才，大部分设备都被闲置，计算机变成了打字机。比较而言，机关档案人员接受过专业培训的比例要大一些，其业务素质经过学校教育、自学考试、短期培训、学术交流、档案目标管理考核等轮番灌输有了程度不同的提高，基本上能够胜任本职工作，但既懂业务知识又懂现代化管理知识、动手能力较强的复合型人才依然奇缺。据统计，至1992年底我国各级各类档案部门计算机的装机数已达7000多台（套），估计1995年全国档案部门的装机数已达1万台以上〔2〕。但一些单位由于没有计算机人员，难以开发出适用的软件，影响了计算机功能的发挥，有些系统的计算机“只是做摆设，供参观和上等级用。”〔3 〕文书、档案人员素质不高是制约一体化发展的主要原因。
二、对策
文书、档案工作一体化是信息时代社会发展对文书、档案工作提出的新要求，也是文书工作、档案工作自我发展、自我完善的客观需要，其他一些国家及国内部分地区、单位在这项工作中所取得的成功经验向我们展示了未来信息管理的美好前景。因此，我们必须顺应形势的变化，努力探索解决现存问题的各种办法，使文书、档案工作一体化尽快地在我国得到普及和推广。
（一）加强研究宣传，统一思想认识。这有赖于文书学界和档案学界的共同努力。应该说，学术界在有关文书、档案工作一体化的一些关键性问题上已经作了不少有益的探讨，认识也渐趋一致，这是实行一体化的理论基础。文书学界和档案学界应有计划地开展协作攻关，以求在更多的问题上达成共识。然而，仅此还不够，因为理论研究的主要目的不是为了单纯地构造理论体系，而是为了指导实践，任何理论只有实际工作者的接受并卓有成效地运用于实践，才能凸现其价值和生命力。这就需要文书学界和档案学界加强一体化的宣传工作，使广大文书工作者和档案工作者逐步了解什么是一体化，实行一体化有哪些重要意义，从而消除他们对一体化的模糊认识和神秘感，克服他们的畏难情绪。同时，要向他们宣传一体化在优化机关工作质量，避免重复劳动，提高文件、档案的查全率、查准率等方面发挥作用的典型经验，使他们从中受到启发，进而产生为一体化做好本职工作的责任感和使命感。统一文书工作者和档案工作者对一体化的思想认识，有利于调动两个方面的积极性、主动性和创造性，协调解决在实行一体化过程中可能出现的各种问题。
（二）理顺管理体制，完善组织机构。体制问题说到底就是领导关系问题，而机构问题则是实现战略目标的条件问题。目前文书工作和档案工作分别管理的体制，特别是文书工作不甚严密的管理体制，严重地阻碍了一体化各项工作的组织与实施。鉴些，笔者建议将国家档案局改称国家档案与文件局，统管全国的文书、档案工作事务，负责起草制定文书、档案工作法律法规、方针政策，解决文书、档案工作中带有普遍性的重大问题，使文件的形成、处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一的监督、指导下有机地衔接在一起。其实，按照西方国家的“文件生命周期理论”，文件从产生到使用直至永久保存（或销毁）是一个完整的不可分割的运动过程，设立统一的机构协调管理文书工作和档案工作完全符合档案文件的自然发展规律。吴宝康教授也主张把国家档案局改称为国家文件与档案局，并指出档案事务本身就包括文书工作，“至少可以说包括了同档案事务管理密切相关的那部分文书工作或文书处理工作。”〔4〕将文书工作和档案工作管理体制合二为一， 由统一的机构负责领导，有利于统筹兼顾，合理安排工作任务，使二者互相参与、互相渗透，从而避免顾此失彼、相互重复、相互脱节等现象。
（三）加快标准化建设，提高基础业务水平。标准化是实现管理科学化、现代化的重要基础，是国家的一项重要技术经济政策，没有标准化，就没有专业化，就没有高质量、高速度。文书、档案工作一体化也必须借助于文书、档案工作标准化才能实现，没有统一的标准，文书与档案信息的综合管理网络就很难建立起来，文档一体化管理软件也就不可能具有通用性。我国文书工作、档案工作标准化建设均开始于八十年代，十几年来，两个标准化组织经过艰苦努力，取得了一定的成绩，先后制定了《中国档案主题词表》、《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《文书档案案卷格式》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》等标准及其他业务规范。但是，总的来看，我国文书、档案工作标准化建设还很不完善，在实际工作中还有许多标准化空白点，无章可循的现象还比较普遍；部分标准不统一；实施效果也不理想。特别是一些文书工作标准未能与档案工作标准接轨，如文件著录标准与档案著录标准就有许多不相协调之处。因此，有关部门应从一体化发展的要求出发，加快标准化建设速度，尽快建立、健全文书、档案工作标准化体系，尤其要注意文书工作标准与档案工作标准的衔接。
（四）大力培养与一体化相适应的人才。事业兴衰，关键在人。文书、档案工作是一项融文书学、档案学、管理学、计算机讲述等多学科知识、技术于一体的科学劳动，它对从业人员的素质要求较高，传统意义上的文书工作者或档案工作者是很难驾驭它的。因此，各有关部门应通力合作，多层次、多渠道地开展教育培训工作、逐步建立一支高素质的一专多能的文书、档案干部队伍，这是实现一体化的关键之所在。具体办法有：1.学校教育。高校档案专业、文书专业、秘书专业应根据社会信息一体化发展的需要，改革现有的课程设置，本着“厚基础，宽口径，强能力”的原则，实行综合教学，加强基础知识训练，增设情报学、办公自动化、计算机技术等相关课程，提高学生的动手能力和操作技术。2.在职培训。各级档案行政管理机关和各专业主管部门应结合文书、档案工作人员的实际情况，定期或不定期地举办不同层次的业务培训，理论联系实际，避免“一锅煮”和“满堂灌”。3.鼓励在岗人员报考函大、夜大、电大等，使其学中干，干中学，边干边学，这是改善文书、档案工作者知识结构、提高其业务素质的主要途径。
注释：
〔1〕〔4〕吴宝康《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993.1。
〔2〕孙淑扬《档案自动化管理的现状与发展》， 《档案学通讯》1996.4。
〔3〕刘国能《档案工作改革问题研究》，《档案学研究》1994.1。