完善高校人事档案管理的若干举措，本文主要内容关键词为：档案管理论文,举措论文,人事论文,高校论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-4730(2004)01-0109-03
高校人事档案管理存在的突出问题有：
材料内容陈旧、空洞、片面、雷同。档案里空洞的政治术语多，前后表格重复内容多，单位领导鉴定评语简单、重复现象多。[1](P59)缺少对个人“德”、“能”、“勤”、“绩”的记载。即使有记载，也是反映“德”的材料多，反映“能”、“勤”、“绩”的材料少。而反映“德”方面的材料又偏重于家庭情况、社会关系政治和历史问题。真正反映个人思想品德、品质的内容又很少。许多人事档案材料中对教职工的政策水平、业务能力、教学科研能力、创新能力、创造的业绩、工作表现方面的材料只是一笔带过，甚是简单，不足以反映一个人的全面实际情况，这与现代人事制度改革是极不相符的。
材料的准确性、完整性难以保证。例如许多人的学历材料不齐全，尤其是接受成人教育的材料不完整。部分教职工参加继续教育后的材料不能及时归档。许多人事档案材料内容是经本人或有关业务人员手工填写，干部履历表中诸如出生年月、参加工作时间、入党时间、文化程度等记载许多前后不一致，甚至出现了“年龄越填越小”、“参加工作时间越填越长”、“学历越填越高”等现象，这些问题的存在给工资调级、职称评定、选拔干部、离退休等工作带来了许多障碍。同时，由于对人们对人事档案重视不够，使得档案材料的收集渠道很不顺畅，本该及时归档的材料没有在规定的时间内归档，造成了档案材料的不完整。
管理手段落后，管理水平低。当前，不少人事档案部门基本上处于手工操作阶段。大多数材料还是靠手工填写、拆装，不仅劳动强度大，而且效率又低。缺乏基本的管理设备，许多人事档案室连最基本的缝纫机、去湿机、打孔机和温湿计都没有，更谈不上空调、电脑及与之相配套的人事档案管理系统软件了。随着高校招生规模的扩大，教职工在不断的增加，人事档案材料也在不断增加，人事档案管理工作日趋繁重。
目前市场上有许多种人事档案管理系统软件。很多单位使用的软件不是统一的，不能相互兼容。现在比较流行的软件大都是用VFP编的软件，这种软件优点是能够录入大量的数据，界面友好，检索方便，但是FOX系列软件字段结构定长度，即使使用同一软件系统由于定义结构的不同，使得此机上调出的数据在彼机上不能显示，这就给管理流动人员的档案造成了障碍。
人事档案信息资源开发利用不充分。人事档案管理应该是为利用服务的，它的任何工作都应该围绕利用来开展。然而在日常工作中却有许多材料被“束之高阁”。只有在组织需要考察某个人或是组织人事部门需要某个信息时才会到人事档案室翻阅。教职工利用得更少，未能充分发挥人事档案资源本应该发挥的作用。另外，由于人事档案材料不完整、造成了人事档案利用价值贬值，加之人事档案具有很强的政治性和保密性、其利用范围小、这又在一定程度上影响了人事档案的利用，导致了大部分档案常年尘封在库房里。
人事档案管理队伍建设不力，人员更换频繁，不稳定。一些单位的领导在人事档案管理队伍建设认识上模糊不清，认为随便安排一个人去应付这项工作就可以了，因而将非党员，学历较低或根本不懂得档案管理知识的人安排进了人事档案室[2](P14)。还有些单位认为档案室是养老之所，将一些退居二线的职工安排进人事档案室。这样的队伍本身在管理上就存在着一定的问题，更谈不上创新了。人事档案室是清水衙门，人事档案管理工作者在发展上受到某种程度限制，一些年青人不愿意在这里工作。多数年青人只不过将这里作为跳板，干了几年就转岗或通过其它途径离开了这里。人员的不稳定直接影响了档案人员的专业素质，降低了人事档案的管理水平。
人事档案管理由收集、鉴定、整理、立卷、利用、转递、保管等一系列环节构成。部分高校领导不重视人事档案管理工作，他们认为人事档案不经常使用，难以产生直接的经济效益和社会效益，又要耗费一定的人力、物力、财力，因而不愿意对人事档案管理工作进行投入，不注重档案管理队伍的建设和培养。高校人事档案管理是高校人事工作的重要组成部分，是学校组织人事、科研、教学等各项工作不可缺少的一环节。高校人事档案管理水平的高低直接反映高校人事工作的状况。解决高校人事档案管理工作面临问题不仅需要提高认识，转变观念，还应采取以下几个方面的举措：
1.严把送交材料质量关，建立畅通的收集渠道，丰富、充实人事档案的内容。
人事档案材料内容的重点要转换，要收集、筛选、鉴定、整理教职工的“德”、“能”、“勤”、“绩”方面的材料，把原来作为人事档案内容重点的政审材料转换到反映个人发展变化的业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料；反映业绩的考核、考察材料；学历和专业培训材料；任兔、工资待遇、职称晋升、出国考察学习等材料上来，从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。
档案材料的真实性是人事档案的关键所在，是发挥其参考价值的基础和前提。因此，高校人事档案管理工作者，要坚持原则，认真审核，严格把关，做到不经审查的材料不归档，手续不全的材料不归档，内容不实的材料不归档，填写不符合规定的材料不归档，国家不承认的不归档、与政策不符的不归档。做到这些对保证档案材料的真实性有着决定性的意义。同时，为了保证人事档案材料完整、及时归档、必须在高校实行档案材料送交制度，即让各个系、所、部、中心明确一个兼职档案员，负责收集、送交本部门的各类档案材料，使新材料能及时、主动地被送交归档。人事档案管理人员还要善于捕捉档案材料形成的信息，摸索人事档案材料的形成规律，进行跟踪收集。总之，要做到多层次、多途径、多角度收集档案材料。
2.人事档案管理工作要规范化、现代化。
随着我国人事制度的改革，人才流动将更加频繁。为了使档案信息资源能够共享，便于流动人员档案的管理，人事档案工作领域应该制定统一的软件使用标准，用以规范人事档案管理工作，使得各个部门工作能够互相配合，共同促进和发展。
人事档案管理的规范化首先要做到档案管理人员从思想上深刻理解科学的档案管理规范。人事档案管理工作是一门综合的边缘科学，具有自身的理论和发展规律。从事人事档案管理工作的人员应该加强理论和业务能力的学习，摈弃旧观念，用规范来约束、指导自己的管理行为，在实践工作中不断研究探索新的管理方法。21世纪是信息时代，面对着信息对各个领域的冲击，人事档案的管理也应该积极去应对。要充分发挥计算机在档案管理现代化中的作用，利用计算机管理人事档案，以节约人力、物力，减轻体力劳动量，节省劳动时间，提高管理效率。
3.加大人事档案管理工作宣传力度，争取各级领导对人事档案管理工作的支持。
人事档案管理人员应该改变传统模式下“皇帝女儿不愁嫁”的想法，多方加强人事档案工作的宣传力度，使社会普遍关注人事档案管理工作，形成社会档案意识[2](P15)。学校领导的档案意识提高了，才能争取他们对档案工作的重视和支持，将人事档案管理工作纳入整个工作计划中，并拨给经费。兼职档案员档案意识提高了，就会在人事档案材料形成过程中，严肃认真，避免错漏。而一般教职工档案意识的提高会使他们自觉将档案材料主动送到人事档案部门，积极配合人事档案管理工作。专职档案员档案意识的提高，则能进一步增强其责任心，提高工作积极性，开拓创新，使人事档案工作上一个新台阶。
4.积极开发人事档案信息资源，为领导班子决策服务，为教职工学习、工作服务。
人事档案工作服务于人事工作，同时也促进了人事工作的发展，它为人员的考核、奖惩、任免、培训、录用、工资调整、调动、专业技术职务评聘、退休等工作提供依据。高校人事档案管理的任务应该立足于高校教学、科研等各项工作，为社会和师生服务。因此，充分挖掘高校人事档案信息资源，是高校人事档案管理的目的。
人事档案中贮藏着丰富而全面的信息。组织人事部门研究干部队伍、师资队伍的年龄结构、学历结构、学缘结构、职称结构及在职学习进修等各种数据都来源于人事档案。人事档案部门应根据干部管理工作及学科建设需要，对档案中的各项信息进行统计分析，将分析的结果提供给领导班子作为决策的参考依据。另外，还可直接通过档案信息，主动了解和关心拔尖人才的家庭生活情况，解除他们的后顾之忧，确保他们集中精力开展工作，带动学科的建设和发展。由此可见，人事档案工作为干部及师资队伍的建设提供了重要的参考信息和决策依据。因此，人事档案部门应通过多种途径充分挖掘人事档案信息资源。
5.加强人事档案管理队伍的建设，提高待遇、关心人事档案管理人员，稳定队伍。
首先、领导要足够重视建设一支结构合理的人事档案管理队伍。人事档案管理队伍中既要有经验丰富的中年管理者，又要有富有创新意识的年青管理者。其次、要加大对人事档案管理人员培训力度，使他们不仅掌握本门学科的理论知识，还要求他们掌握历史、文学、外语、计算机信息科学知识。再次，要坚持以人为本，感情留人、待遇留人，关心人事档案管理工作者的生活。人事档案工作是一项细致、繁琐的工作，只有提高了待遇，解决了人事档案工作者的后顾之忧，才能使他们静下心来，潜心于人事档案管理工作。最后，要加大对人事档案管理工作的投入力度，增添现代化管理设备，创造一个良好的工作环境，让管理工作者感到有用武之地。