用友ERP-U8财务软件总账系统常见问题解析
徐丹飞 四川职业技术学院
摘要： 总账系统是用友财务软件的核心，它接收薪资管理系统、固定资产系统、应收应付款系统等传递过来的凭证，记录企业经营活动的所有业务内容，并最终通过报表系统反映企业的经营状况与财务成果。本文通过提出总账系统在运行过程中可能遇到的各个问题，分析其可能出现的原因，并提出建议和意见，以促进教学过程的顺利开展。
关键词： 总账；凭证；用友
总账系统的业务操作分为总账系统初始化和日常业务处理两大模块，从系统参数设置、期初余额录入、日常凭证的填制及最后期末的记账结账，都是日常教学过程中学生容易出现问题的地方。现将教学过程中遇到的部分问题进行梳理分析：
一、录入期初余额出现金额错误
例如：系统要求录入“应收账款”金额为10000元，操作员在总账系统直接录入一笔应收账款业务10000元，系统保存后显示金额却为20000元。当删除该笔操作，退出后，期初余额依旧能看到金额为10000元。
分析：首先，“应收账款”在基础设置时已经被设置为“客户往来”辅助核算，该类辅助核算科目在期初余额录入页面单元格显示为黄色，需要双击进入录入明细，保存退出时才能显示余额。但根据题目情况，在删除应收账款业务后依旧能看到10000元的余额，则说明在黄色单元格下面应该是隐藏了一个10000的数字，为当初在未将应收账款设置为客户往来时就已录入，故后期将“应收账款”设置为“客户往来”，原先已被录入的金额就被覆盖了。
在高校践行教育资源共享这个目标时，一定要尽可能减少非正确的观点和理念，以免产生妨碍共享的压力，同时还必须注意维护本校利益在实现共享过程中不受侵害。高校教育资源最头等的发展方向是为本校师生服务，因此，高校本身必须加强对”共享”含义的认识：遵循规章制度是理性且恰当收费的根本，不合理收取共享费用最终会导致“名利两空”的后果。那么怎样才能确保被共享的资源服务本校师生的时间和让其他学校使用两不误呢？笔者建议，建立分级、分类共享监督和评价机制，同时把握该机制运行的重点，确定监督和评价主体。比如按照来源不同把评价主体分为三种：国家、地方政府和市场。
解决的方法和建议：以账套主管的身份进入企业应用平台，点击“基础设置”—“基础档案”—“财务”—“会计科目”，找到“应收账款”科目并修改其辅助核算属性为空，退出后会发现期初余额录入中“应收账款”一栏变为白色，并显现出原先输入错误的金额10000元，将其删除，再重复修改会计科目的操作，重新将“应收账款”设置为“客户往来”辅助核算，再按资料要求录入即可。
二、填制凭证时提示“不能使用[应收系统]的受控科目”
分析：根据要求，出纳员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金及银行存款科目的凭证进行检查核对，而出纳签字需要满足以下几个条件：1.总账系统“选项”中勾选“出纳凭证必须由出纳签字”；2.会计科目中进行了“指定科目”的操作，库存现金具有“日记账”辅助核算，银行存款具有“日记账”、“银行账”辅助核算；3.在系统管理中已赋予出纳“出纳签字”的权限。
例如：制单员已在系统填制收、付款凭证，但是由出纳人员签字时，系统提示“没有符合条件的凭证”。
例如：制单员已在系统填制凭证，但是审核人员审核时，发现没有符合条件的凭证。
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当然，预测或推测不会百分百准确，但预测可以减少做题时的盲目性，提高对材料理解的准确度。Nunan指出,“预测有助于听者预料将要发生的事情,并帮助听者对即将听到的材料作做好充分的准备,从而促成更有效的听力理解”。[3]
三、出纳签字，提示“没有符合条件的凭证”
分析：在基础设置中，“应收账款”等被设置为客户、供应商辅助核算科目的会计科目，其受控科目会被设置为对应的“应收系统受控科目”和“应付系统受控科目”。案例中的“应收账款”为“客户往来”辅助核算科目，其受控系统为“应收系统”，故如果使用这个科目填写凭证，应该在应收款管理系统填制，而不能直接在总账系统填写。
例如：制单员在总账系统填制凭证，当使用到“应收账款”科目时，系统提示“不能使用[应收系统]的受控科目”。
分析：审核凭证是审核员按照会计制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等信息，在保证会计凭证的正确性、真实性和合法性上具有重要意义，在进行凭证审核时出现问题主要考虑的是审核人员的权限。
解决方法和建议：1.若需要由制单员直接在总账系统填制该凭证，登录企业应用平台，点击“业务工作”—“总账”—“设置”—“选项”，勾选“可以使用应收受控科目”，退出后即可在总账直接录入该凭证；2.如果不需要由应收系统受控，可直接在会计科目设置页面对“应收账款”科目进行修改，对其不指定受控系统，这样也可以通过总账系统正常填写凭证。
四、无法审核凭证
在实际进行新型农村景观规划和设计的过程中，应该把自然环境和生态环境密切的结合在一起。这也成为了乡村建设的重要趋势，在对当地的环境生态发展进行重点保护的情况下，更好的实现景观建设，为新农村建设提供有力支持。习近平总书记指出，我们必须坚持遵循乡村发展规律，做好各项重点工作。所以，在建设的过程中，要展现出生态性，设计人员就应该结合当地的景观特色，对新颖的景观模式进行改进。其中，具有的形式主要是对原有的景观状态和大小进行改变，随之形成分散或者聚集的景观构造。在这样的情况下，就要对农村景观规划制定出合理的基础，把地质和自然气候视为根基。在其中融入人文因素，就会更好的展现出生活和谐发展的模式。
解决方法和建议：根据上述分析，如果在进行出纳签字时没有符合条件凭证，需要通过以下几个方面进行解决：1.登录企业应用平台，点击“业务工作”—“总账”—“设置”—“选项”，勾选“出纳凭证必经由出纳签字”；2.登录企业应用平台，点击“基础设置”—“会计科目”—“编辑”—“指定科目”，将库存现金指定为现金科目，将银行存款指定为银行科目；3.以系统管理员身份登录系统管理，点击“权限”—“权限”，进入“操作员权限”页面，在页面左侧选中该出纳，在页面右侧勾选“出纳签字”权限。
解决方法和建议：1.确保审核人员与制单人员不是同一人；2.以系统管理员身份进入系统管理，点击“权限”—“权限”，在左侧选中该审核员，同时，查看右上角的账套是否为审核凭证所属账套，右侧权限栏是否有勾选“审核凭证”；3.查看总账参数设置中是否有勾选“凭证审核控制到操作员”，如果已经勾选，取消勾选后就可继续审核；若不取消勾选，则需通过数据权限设置，对该审核员赋予审核特定对象凭证的权限。
五、凭证填制错误，但已记账
例如：制单员在系统填制一张收款凭证，但发现会计科目填写错误，该凭证已经审核并记账，未结账。
部分食品包装不规范性。这一类型的问题主要有未标明生产日期或者只标注在外包装箱上，没有做好单包装产品的标注。该问题的存在会对销售者以及消费者造成误导，当他们购买到过期的食品时，容易发生安全事件，更为严重的是造成食物中毒，严重损害他们的身体健康。
分析：针对已经记账但尚未结账的凭证，一般采用的是有痕迹修改方式，即红字冲销法或补充更正法；在学生操作过程中，凭证填写错误但一经记账现象较为常见，可采用取消记账的方法，对凭证进行无痕迹修改，方便学生的上机练习。
解决方法和建议：1.以制单员身份登录企业应用平台，点击“业务工作”选项卡，单击“财务会计”—“总账”—“凭证”—“填制凭证”，选择“冲销凭证”按钮，在弹出的“冲销凭证”对话框中选择原错误凭证对应的月份、凭证类别及凭证号，系统会自动生成一张红字凭证，该红字凭证与原先填制错误凭证内容相同，保存后再重新填制一张正确凭证即可。2.由账套主管登录企业应用平台，点击“业务工作”选项卡，单击“总账”—“期末”—“对账”，在对账的页面同时按下“ctrl+h”两个键，弹出对话框“恢复记账前状态功能已被激活”，点击“确定”后进入页面按要求取消记账，该错误凭证只需再取消审核就可以进行修改。
参考文献：
[1]杨镇,巨岩.用友ERPU8.61院校专版财务软件教学中常见问题解析[J].消费导刊,2013(8)：190.
[2]何静涛,张煜.用友财务软件应用的若干常见问题及其解决方案[J].中国管理信息化,2008,11(14)：15-17.
[3]王新玲,汪刚.会计信息系统实验教程[M].北京：清华大学出版社,2009.
中图分类号： F232
文献识别码： A
文章编号： 1001-828X(2019)030-0215-01
标签：总账论文; 凭证论文; 用友论文; 四川职业技术学院论文;