加强出生医学证明档案数字化工作实践分析
杨玉荣，韦新花，刘婷
（商河县中医医院，山东 济南 251600）
摘 要： 出生医学证明是代表一个人出生的凭证，也为个人之后获得国籍提供依据，而且在进行人口登记时，也会使用医学证明。鉴于出生医学证明重要性显著，所以要求对出生医学证明加强管理。目前在临床医疗工作中，数字化工作实施效果较好，而且可以进行长期、有效信息保护，确保档案的真实性、完整性和信息安全，更好的为人民群众服务，使其具有更好的现实意义。
关键词： 档案数字化；出生医学证明；备份
0 引言
出生医学证明是由医疗机构出具的新生儿学信息证明，在我国具有重要的法律意义和作用。出生医学证明在我国的作用较多，包括申报户籍、移民以及申请儿童保健服务等[1]。近年来随着出生医学证明作用和范围的扩展，其已成为重要的法律证件，也是国家医学档案的重要组成部分。
（四）宣传周推广。在都江堰市文广局的指导和都江堰市图书馆自身的不断创新与研究下，都江堰市图书馆连续几年在壹街区人工湖开展图书馆宣传周活动。在活动中开展“我是阅读小状元”“悦读伴我健康成长”、现场读书快乐感言及以阅读为主题的朗诵与征文活动，对表现优秀的青少年儿童发放杂志千余册，并向都江堰市壹街社区儿童之家赠送儿童图书。对促进青少年儿童综合素质的提高起到了促进作用。
1 出生医学证明档案数字化
由于不同的医疗机构在储存出生医学证明时的方法具有一定差异，导致部分出生医学证明出现流失或损坏，对国家民生普查造成诸多不便。而且目前很多医疗机构出示出生医学证明仍以纸质档案为基础，并且采用最为原始的检索功能，不利于工作中对出生医学证明的利用[2]。
目前省内外各地公安局对本地妇幼保健院等医疗机构进行婴儿出生医学证明核查，确保每名产妇都能够提交《出生医学证明》，并且每份《出生医学证明》都真实有效，方便人民群众及时办理新生儿出生登记户口。在我国各地不完全统计中，山东、福建等地《出生医学证明》工作效率较低，与其他地区相比，这些地区无法出示法律规定《出生医学证明》相对较多，在日后工作中有待提高。
当下社会信息技术发展较好，而且电子档案技术进入医疗机构，确保医疗档案能够更好保存。对于部分有条件的医疗机构，可以依照国家标准建立出生医学证明电子档案，并进行数字化加工，运用计算机进行档案管理，采用互联网手段进行高效传递，使人民能更方便的利用出生医学证明，尽最大限度的能力使公众对档案信息有一定程度了解[3]。
传统知识服务商基本都有数据接口，以供机构用户开发整合平台使用，或与其他服务商进行数据合作使用。接口需要有数据接入/接出功能，提供数据能进行整合检索、二次筛选、详情展示、全文定位。
2 出生医学证明数字化标准
以某省妇保院为例，2004 年开始保存出生医学证明，两年保存期间未规定申领表纸张大小，档案数量约16000 份。从2007 年起，每年出生医学证明约7000 份，随后逐年增多。直到2013 年，共有70000 多份出生医学证明档案。由于未进行出生医学档案管理制度，部分出生医学证明档案不完整，导致后期整理归档时，部分出生医学证明档案出现内容不全、缺项漏项以及和记录不符等情况，使检索过程出现较大困难，并且查准率低下，因此在整理过程中要区别对待。由于出生医学证明档案具有一定特殊性、专业性和复杂性，所有在进行归档过程中，可以要求本地档案局专家进行全面工作指导，并且还可以安排档案管理工作人员定期去档案局进行进修学习，向专家进行请教。
出生医学证明的归档包括以下材料：《出生医学证明》的存根、申领表以及其他文件材料，派出所出具的证明、亲子鉴定以及《出生医学证明》签发登记本等。
3 出生医学证明档案数字化方法
有研究表明，大型组织由于员工素质较高，灵活性更强，更可能应用已经被其他组织实施并规范化的制度。为此，制度扩散的内部决定模型认为经济和组织特征也能预测制度扩散和创新过程，城镇化程度高、经济规模大和发展速率高的政府更倾向于创新。相比于一般城市和三线城市，直辖市和副省级城市、一线和二线城市的经济实力更强，声誉更佳，可调配资源更多，创新意识和能力更强，进行人才政策创新的概率也更高。综合上述分析，可以推断经济规模越大、速度越快、第三产业比例越高和财政收入越多的城市，其人才政策创新的倾向会越强。这个观点得到了Damanpour和 Schneider、Towns等人研究的部分佐证。⑯据此，提出假设如下:
在10 年前，我国部分发达地区已经出台相应电子档案政策，其中规范电子文档的安全保存、集中管理和有效利用，之后几年内，不断完善该政策，并明确了签发出生医学证明的医疗机构和管理机构，详细说明了出生医学证明的签发、换发、补发及印章管理。同时根据科学的方法对出生医学证明进行保存、传递、销毁等操作。该法律政策的出台，使出生医学证明的管理更加科学化、规范化，为出生医学证明档案数字化和互联网化提供了有利基础。
想要更好的完成出生医学证明数字化工作，需要预先做好档案的优化[5]：①首先将传统档案目录进行数字化管理，不仅需要将传统档案目录进行编目，还需要将目录信息输入进计算机中，从而建立目录数据库，是出生医学证明档案数字化的首要工作。②完成目录编目后，根据目录将传统档案内容进行数字化输入计算机并一一对应，包括文本、图片等信息，再结合当地医疗机构出生医学证明的录入情况，将档案数字化。
当下数字化执行标准有以下几点[6]：①出生医学证明档案目录数据库中需要有档号、责任者、年度、出生医学证明编号、母亲、父亲、新生儿、出生日期、发证日期、页号、保管期限、密级、附件、备注等。日期等均采用八位数字进行标注，保管期限永久用代码Y 表示，责任者为出生证明签发单位。②对于档案进行彩色模式扫描，分辨率要求超过300 dpi，图纸类信息扫描分辨率要求超过200dpi，照片信息扫描分辨率要求超过300dpi。③纸质类文档多采用TIFF 格式储存，照片类文档采用JPEG 格式储存。④建立全文数据库，将数字化和档案文件级目录数据进行衔接，图像和纸质文件信息保持一致，建立对应关系实现档案目录数据与图像文件数据一致。
4 出生医学证明档案数字化成果备份
在完成出生医学证明数字化后，为确保档案安全，要及时前往当地市档案局进行备份，并且另做两套备份存放于医疗机构中。为了切实保障电子档案安全，国家或地区也先后颁布法律法规，要求将存放一定时间的出生医学证明档案存入档案馆，确保历史资料不流失，从而不断提升档案服务全省卫生工作水平。多个地区响应国家号召，将存放期满5 年的出生医学证明移交至同级别国家综合档案馆，进行妥善保管，方便之后进行历史资料检索。
5 结论
综上所述，将传统的出生医学证明档案信息通过一定规律排列，形成地区性出生医学证明档案数字化管理，并且依靠网络平台实现各地区数据库连通，才是完成各地民生档案数据的共享。
参考文献
[1]朱丹平,徐敏,陈晓敏等.数字化《出生医学证明》档案管理的应用[J].医院管理论坛,2016,24(2)：71-72,38.
[2]赖庆梅.新形势下《出生医学证明》档案的管理[J].城建档案,2014,31(9)：79-81.
[3]高茵茵,陈曲,樊延军,等.《出生医学证明》档案管理的现状及加强管理的对策[J].中国妇幼保健,2015,30(16)：2481-2482.
[4]朱丹平.落实新政策做好医院《出生医学证明》档案管理工作[J].办公室业务,2014,47(23)：186.
[5]王占伟,管先海,宋朝存,等.出生医学证明档案的归档范围与整理方法——以南乐县档案馆为例[J].档案管理,2016,15(1)：52-54.
[6]江燕芝.加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J].浙江档案,2018,18(2)：64.
中图分类号： R197.324
文献标识码： B
DOI： 10.19613/j.cnki.1671-3141.2019.90.144
本文引用格式： 杨玉荣,韦新花,刘婷.加强出生医学证明档案数字化工作实践分析[J].世界最新医学信息文摘,2019,19(90)：219+375.