——学校档案管理探索
◆ 刘琳琳 山东省莱西市实验中学 266600
一、明确档案管理要求
学校档案是学校集体或个人在管理、教育教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映各项工作活动的特点和规律的历史记录，是学校一切工作的综合反映，是体现全校教职工劳动和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。档案整理是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。
二、理解上级检查的目的和意义
我们的主要工作成绩都是用档案来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中体现。上级部门对学校各项工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校管理，改革教学内容和方法，全面提高办学水平和质量，为国家培养建设者和接班人，使学校实现可持续发展战略目标；引导社会、家长用正确的标准评价学校，关心和支持学校工作；促进学校事业和改革健康发展，推进和谐校园建设。
三、扎扎实实把工作做在平时
1.加强领导，把档案工作纳入日程。各部门高度重视本部门日常档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名兼职档案员，负责本部门日常档案工作。
2.认真组织学习，提高档案管理业务水平。学校档案室档案员定期对各处室、各专业部的兼职档案员召开业务学习会，学习有关档案管理办法和归档文件整理规则，增强工作人员的档案意识，提高素质；根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范地做好学校的档案工作打下基础。
3.抓住重点，细致收集各种资料。真实、完整地收集学校在教育教学过程中形成的各种文件资料。平时各处室人员注重对文件资料、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注或跟踪，及时收集纸质、音像等各种载体的信息资料，并不定期地向各级领导收集材料，努力将真实、完整的资料“尽收囊中”，做细做实“收集”这一环节。
4.克服难点，认真系统进行整理。对教育教学工作、管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的有机联系，把同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理。
5.注重细节，高质完成归档工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序、著录等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量高低。因此，各处室工作人员都非常注意各个细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷，整理一卷的好习惯。
四、加强常规档案整理
1.计划总结类。开学初，各处室和各专业部均按学校的整体工作制定了各自的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。
2.教育教学活动类。学期中间，在学校教育教学工作中，常常开展多项活动，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：
（1）教学活动类。①优质课、公开课评比：收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单、音像资料、宣传报道等。②教案检查：收集检查标准、结果统计表、评选等次等。③学校运动会：收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖情况、照片、总结、新闻报道等。
（2）政教、团委活动类。①学生安全知识竞赛：收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。②升旗仪式：收集开学初的安排、记录的每次升旗时间、升旗手、主持人，参加人员、国旗下讲话稿以及相关照片及新闻报道等。③团日活动：收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。
（3）工会活动。①学校大事评选：收集评选通知、各部门上报的材料、评选结果通报、奖励情况及新闻报道等。②教职工各类比赛：收集竞赛方案、比赛日程安排、比赛成绩记录、表彰决定、奖励情况、新闻报道等。③读书交流表彰会：收集活动方案、议程、表彰文件、交流稿件、新闻报道等。
“常规档案资料是学校工作的历史脚印”，我们的档案资料管理人员以高度负责态度，积极、主动、科学地做好档案资料的收集、整理与管理工作。在平时的资料收集方面我们做到：制度化、部门化和条理化；在档案的装订方面科学规范。由于我们留心日常工作中的档案材料，并及时收集、整理、立卷、归档，无论遇到什么检查，我们只是按照检查内容要求，把各部门日常工作中与检查内容相关的档案收集上来，按照各项检查的评估标准、评分细则分类即可。同时还把每次各级领导检查后的反馈建议记下来，作为以后重点整改的地方，这样不断完善，逐步提高。
总之，真正认识到档案工作的重要性，把工作做在平时，加强常规工作中资料的收集与管理，检查时就会从容应对。
论文作者:刘琳琳
论文发表刊物:《教育学文摘》2018年7月总第269期
论文发表时间:2018/7/10
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