浅谈信息时代档案管理工作面临的问题及对策
文/ 张代娟
摘 要： 随着时代的发展和社会的进步，在当前的环境下，有必要增强对人力资源和社会保障档案的管控，改变传统繁琐的档案管控和监督方式，运用先进的信息技术对人力资源和社会保障档案进行管控。充分施展档案的作用，经过对人力资源和社会保障的监测和管控，提升档案质量，促进人力资源开发和社会保障监督。在当今信息时代，人力资源和社会保障部档案管控必要经过信息化建设来提升办公效率和质量。充分了解信息技术时代带来的变革和社会需求，全盘开展信息化建设，优化信息管控，优化社会个人以及企事业单元和国度防汛档案管控服务体系。管控质量正文的主要目的是研究信息时代档案管控面对的困难，并提出有效的解决策略，为中国档案信息管控提供有意义的参考和鉴戒，进而推动中国档案管控的信息化进程。
关键词： 信息时代 档案管控 问题 对策
档案包括国家机关、社会机构和社会活动。传统的档案材料基本上是由文字、图片和视听材料组成的。随着中国信息时代的持续到来，信息技术的逐步更新和发展，以及信息资源的深度开发和遍及操纵，逐渐变成鞭策全球化和当代化的重要途径。随着社会的持续发展，信息技术在中国各行各业得到了遍及的应用。在人力资源档案管控和社会保障监督中，信息技术的发展更为普遍。文件信息化是指将档案管控模式由以文档实体为中心转变为以文档信息为中心的过程。这是一个长期的发展过程。在这一过程中，应持续操纵当代信息技术设备和档案部门，大大提升档案管控和操纵的当代化水准。经过信息管控，不仅可以提升管控效率，而且可以保证档案管控的质量。在信息时代，为了减少传统档案管控模式的弊端，必须重视信息技术在具体管控办公中的应用，以更好地达到降低成本、提升效率的目的。
还有，要充分开展岗前实习，做好从课堂到家庭的过渡。在完成课堂基本学习之后，阿姨如果直接上户服务，还是很容易失败，因为没有上户经验。如果这时候能够安排新学员跟着老学员去客户家实习几天，师傅带徒弟，会让学员有一个很好的过渡。也可以安排学员去一些有需要的家庭做志愿者，从打扫卫生、做饭开始做起，让学员在这个过程中体会入户服务的技巧，体会如何和雇主打交道。
一、信息化时代人力资源和社会保障档案管控的作用
（一）有效减少档案损毁
对于人力资源和社会保障管控职员来说，档案管控信息中包含着大量的信息以及数据，非常重要。传统的文档管控方法增加了办公量，不能有效地提升办公效率。此外，由于传统的档案管控通常是基于纸张的，在管控过程中可能会出现文件丢失或损坏。经过信息管控模式，在文件输入后，操纵计算机技术对文件进行永久保存，从而减少了文件损坏的现象。
（二）提升部门办公效率
随着互联网的出现，我们深刻地感受到档案管控的社会环境出现了深刻的变革。传统的档案管控模式过程复杂、效率低、成本高，已不能满足互联网时代的所需。操纵信息技术改进档案管控方法，更新档案管控流程势在必行。信息管控提升了办公效率，彻底改变了以往的档案管控办公，改变了传统繁琐的办公，大大提升了档案管控的效率，提升了办公质量。信息时代，新的档案管理，制定了标准化和正规化的电子文件格式[1]。正是因为这些文件的格式、大小和类型已经标准化，管控职员可以查询信息状态，随时能够进行操作，例如智能查询、跟踪预约，以及查看流程等。
不过，蒋介石在这一时期虽然在党义阐释问题上并不拥有垄断地位，但仍然有一些关于党义问题的讲话，从中可以体认其对于意识形态建设的认识。
（三）档案管理的未来趋势
随着信息时代的到来，信息技术在档案管控中的应用改变了传统的档案管控模式。这就要求档案管控职员跟上时代的步伐，拥有苏联的计算机操作能力，并具有处置和解决一些技术困难的能力。档案管理人员在档案管控中具有异常重要作用。选择优秀的档案管控职员可以使档案管控的效果得到提升。目前，中国正处于由传统档案管控模式向信息档案管控模式转变的时期。然而，事实上，很多员工并不具备这些技能，他们的自主学习意识薄弱，自主学习热情不高[3]。同时，还有一些“老人”，即在档案管理的岗位上工作很久的人，他们熟悉当时的档案管控规则和程序。然而，由于时代的限制，他们没有掌握计算机技术和网络技能。在信息素质方面，他们虽然具有档案管控的正规常识，但他们的综合素质与当今时代的要求不符合。事实上，这不利于档案管控的发展，这是造成档案管控信息管控中出现的一些困难的主要因素之一。
二、信息时代档案管控办公面对的困难
（一）管理者思想意识淡薄
在具体的动工过程中，许多部门都出现信息管控和运行不到位的困难。它们还没有建立一个比较完整的管控和运行体系，它们的具体应用缺乏有效性。例如，目前县级安全监管文件大多是记录、监控文件，但没有有效的档案应用监控管控系统。具体应用往往只是具有“查询”功能，如监控分析和决策功能没有得到有效的开发和运用。
（二）信息化模式较为单一
为了更好地监测信息时代的档案管控，管理人员必要对档案管控的发展给予足够的重视。然而，档案管控现状监测中出现的主要困难是办公职员对档案信息化管理理念的重视不够。一些办公职员甚至领导对信息档案的管控只有一些基本的常识，但在实际办公中，往往出现信息不能更好地运用的现象[2]。一些监管机构没有跟踪辅助软硬件设施。缺乏对监测档案信息管控的重视，可能导致档案信息化建设进展缓慢，制约了信息管控的发展和档案监督管控的效率。
（三）正规人才性对缺乏
信息化是高度应用信息技术和深入共享信息资源的理想状态。它充分利用人的智力潜能以及社会物质资源的潜力，使个体行为、机构决策和社会运作趋向于合理化。随着大数据社会的持续发展，运用信息模型进行档案管控是未来档案管控的发展趋势。
三、信息时代档案管控办公的优化对策
（一）增强管理人员重视力度
人力资源和社会保障部档案管控办公，只有相关领导加强重视力度，才能有效地实施信息化建设，为人力资源、资金、物资和信息化建设支应更多的支撑。人力资源和社会保障部信息化建设的有关规划和管控体系的建立以及软硬件条件的改善，将使信息化建设的顺利进行和应用，充分施展信息管控的实际作用。档案管控信息化时代的发展趋势，全盘信息化建设给管控和办公带来的便利，以及外部社会对信息化建设的要求，都是引起领导注重的主要因素。
（二）健全档案信息化制度
在当前发展的时代，人力资源和社会保障部档案信息管控的规范化发展，必须以完善档案管控制度为重点，确保档案管控符合制度要求，规避风险。其次，要重视信息平台系统的应用安全，幸免文件信息的丢失和损坏，做好安全管控办公。档案管控体系的建立还必须从培养正规人才的角度来考虑，以保证档案信息管控职员能够满足实际应用的必要。随着中国信息时代的逐步加速，数据信息逐渐变成中国档案的基本形式。数据信息主要经过计算机网络的数字传输平台传输，逐步落实文件信息的高速处置。数据库是用来存储数据信息的特殊区域。它的质量是数据安全的重要保证和保证档案管控效率的关键[4]。在中国现阶段，档案资源的有效共享也是档案信息管控的首要目标。因此，必须充分施展档案的价值和作用。为了尽快落实这一目标，我们必须逐步提升档案资源的信息化建设水准。
（三）增强人才培养与引进
在信息时代，信息技术和网络技术持续发展，在档案管控中的应用也越来越遍及。档案管控过程中出现一些非常重要的困难，例如档案管控职员对自己的办公了解不够，无法及时完成归档办公，影响了档案的及时使用。这种办公环境不能满足当今社会的发展必要，导致在某些情况下无法披露有效的信息。因此，档案并没有施展实际作用。为了提升档案管控的效率，档案管理人员必须持续丰富文化常识，积淀实践经历，自主学习先进的信息技术和网络技术。因此，有必要增强职员档案质量管控的培训，使他们熟悉计算机的基本操作、了解数据库管控、网络管控等常识，培养开发档案信息资源的能力，最终落实档案管控的当代化，以保证档案的有效利用[5]。同时，作为档案管控的领导者，应该持续充实自己，提升自己，在培训内部人才的同时，积极引进外部的优秀人才。为了防止档案信息资源的人为破坏，确保档案管控的顺利发展，必须具备较高的职业素质和责任感。
本文中以设计桩长为10 m的灰土挤密桩为例，分析其试验成果。根据室内土工试验得出，桩体平均压实系数为0.98，桩间土平均挤密系数为0.937，湿陷性系数及自重湿陷系数均小于0.015，处理深度范围内桩间土湿陷性已消除，满足设计要求。
四、结语
在信息时代，档案管控必须经过计算机设备从传统的管控模式向信息管控模式转变。一个简单、恰当、功能强大的人力资源和社会保障监测信息系统，对于人力资源和社会保障的监测，增强人力资源和社会保障档案的管控具有重要意义。希望本研究能够对人力资源和社会保障监控信息软件的开发起到一定的参考，对中国的档案管理事业提供一定的借鉴，进而提升中国档案管理的水平。
参考文献：
[1]谢达辉.探讨信息化时代人力资源和社会保障监察档案管控[J].办公室业务,2017,(13):85-85.
[2]张在奎，王丰霞.信息时代档案管控办公面对的困难及对策[J].中国集体经济,2017,(12):31-32.
[3]杨琳.浅议信息时代档案管控办公面对的困难及对策[J].办公室业务,2018,(08):102-102.
[4]李爱英.信息时代下档案管控办公面对的困难及对策[J].城建档案,2017,(06):67-68.
[5]韩晓维.信息时代档案管控办公出现的困难及对策[J].绿色环保建材,2017,(01):253-253.
（作者单位：济宁市嘉祥县人力资源和社会保障局）
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