新“走出去”战略下境外国有企业档案监管工作探略，本文主要内容关键词为：走出去论文,境外论文,国有企业论文,战略论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
党的十六大报告提出：“坚持‘引进来’和‘走出去’相结合，全面提高对外开放水平。”这是邓小平对外开放思想在新时期的重要发展，是我们党总结改革开放二十多年成功经验，面对国内外形势做出的重大决策和战略部署。加快我国国有企业“走出去”战略，是改革开放发展到新阶段、全面实施国际化战略的必然选择。特别是十六届五中全会胡锦涛总书记又进一步指出：“支持有条件的企业‘走出去’，实施互利共赢的开放战略。”国有企业实施“走出去”战略后，境外国有企业档案工作面对国内外经济形势应如何进行调整与构建，又如何进行监管，是一个值得探讨的新课题。
一、实施“走出去”战略，境外国有企业档案监管工作的问题
实施“走出去”战略，我国企业扩大了对国外资源的利用，引进了国外先进技术和管理方法，培养和锻炼了一大批跨国经营人才，开拓了国际市场，拉动了产品的出口，并为国家取得了良好的经济效益和社会效益。而这些境外国有企业在创办和发展过程中形成了大量珍贵的档案资料，他们记录了企业自身初创、发展、壮大的过程，客观反映了企业各项经营管理活动，是企业宝贵的国有资产，也是国家改革开放重大国策付诸实践的镜子。因此，加强对境外国有企业档案的监管工作，是一项政治性非常强的工作，也是国家政策研究及经济战略发展的重要资源。但是，我们也应该看到，在实施“走出去”战略的过程中，我国境外国有企业档案监管工作存在着许多急需解决的问题。如管理层档案意识不够强，档案管理涣散，档案制度建设不规范，档案管理人员的综合素质偏低等现象。这里特别应该强调，这些问题的存在极大地影响了我国企业“走出去”战略的实施，必须引起有关部门的高度重视，应该把解决好这些问题作为实施“走出去”战略的必不可少的重要环节来抓。
1.企业“走出去”战略实施后，境外国有企业档案的监管缺少明确的法律法规。我国的档案法规中涉及到关于境外国有企业档案管理的条款太少，且规定不甚明确。
2.企业“走出去”战略实施后，由于中西方文化的差异，部分企业决策者不重视构建企业档案管理制度，致使企业档案管理涣散，档案文件的流失、销毁严重。企业走出国门，在境外发展、打拼，企业在经营管理过程中，基本按照国外企业或国际通行的企业管理模式运行，国家对境外国有企业的政策与国内企业的监管采用不同的方式，因此在管理体制、架构和日常管理方面与国内企业有较大的差异，正是由于管理体制的差异产生档案管理意识的差异，导致档案管理工作上的差异。境外国有企业的决策者普遍认为企业经营和管理内外有别，在境外可以按国外企业自由管理档案，无须对档案进行特别的管理，或者认为国家对国内企业档案监管的法律规范不适用于境外国有企业。且一些境外国有企业推行部门分别管理的做法，将公司重要档案的原件长期保存在部门之中，使境外国有企业的档案基本处于分散管理状态。随着时间的推移和有关人员的变动，导致档案文件的流失，使国有资产造成损失，甚至有价值的档案资料被销毁的情况也时有出现。在境外，有些境外国有企业在中方人员少、外方人员多的情况下(某集团公司美国公司中方5人，美国400人)，档案被外方人员控制，出现收集不起来，有去无回的流失现象。有些境外国有企业为了作假账，任意将会计档案在一定的时候销毁的情况也时有发生。中航油新加坡分公司损失达5.5亿美元，不得不向当地法院申请破产保护时，其在一定程度也是档案工作缺乏监控，个人权力凌驾于集团公司之上造成的。
3.企业“走出去”战略实施后，境外国有企业档案工作缺乏国家档案行政部门指导与监管，致使企业档案管理流于形式。档案实行集中统一管理既是我国档案工作的基本原则，也是企业档案资料得到安全保管的最佳方法，但是由于档案行政管理部门缺乏针对境外国有企业档案管理的专门法规，企业走出国门，总公司档案部门的档案人员以及国家档案行政管理部门的业务指导人员、监督指导和提供服务的人员，赴境外指导监督办证难、经费紧张等原因，导致档案行政管理部门无法及时对境外国有企业进行监督，而企业本身对档案管理又了解不深，境外企业档案信息资料不能及时地反馈给集团总公司。只能按当地流行的企业经营管理方法来管理档案，造成境外国有企业档案管理整体水平普遍较低，档案管理现状比较混乱。比如中国水利电力对外公司，尽管早在1984年就在其境外的国际承包工程中建立起了档案工作，并且在初建档案工作制度时，就提出了“由项目负责人负责，将所形成的技术档案文件资料收集齐全，核对准确并加以系统整理，向档案室移交”的要求，但直到2002年该公司档案人员应邀到国外对项目工程进行实地考察时，才对境外工程项目如何运作、产生的资料如何管理等有了进一步认识，才知道其境外工程管理是比较规范的，各种资料也都是比较齐全的。而这，恰恰反映了我国境外企业档案工作的一种现象：天各一方，信息交流不畅。
二、“走出去”战略实施后，境外国有企业档案监管工作的对策
党的十六届五中全会通过的“十一五”规划建议中提出“支持有条件的企业‘走出去’，按照国际通行规则到境外投资，鼓励境外工程承包和劳务输出，扩大互利合作和共同开发。完善对境外投资的协调机制和风险管理，加强对海外国有资产的监管。”正是基于此，企业在实施“走出去”战略后，境外国有企业必须加强对本企业档案工作的监管。国家档案部门也应与时俱进，依据《档案法》制定我国境外国有企业档案管理办法或相关文件已势在必行。
1.境外国有企业档案管理的立法工作。目前，国家档案行政管理部门要做好监管工作，一个重要的举措就是加强立法，使监管纳入法制轨道。但是，立法工作是一个系统工程，不是一朝一夕可以完成的。因此，要分阶段进行，就起步阶段而言，档案行政管理部门应加强调研，研究新情况、新问题，搞好规划，先行试点，制定地方关于境外国有企业档案方面的规章制度。现在，一些省市已经开始了这方面的工作，并取得了可喜成绩。2002年8月26日，广东省人民政府办公厅印发了《广东省驻境外及港澳地区国有企业档案管理办法》，对境外及港澳地区国有企业档案管理进行规范。将《办法》与《档案法》和《企业档案管理规定》结合起来对境外国有企业档案工作实行档案行政管理部门监管的职责，对境外国有企业档案的归档范围及违法处罚都做了详尽的规定，很值得借鉴和推广。在总结各地经验的基础上，国家档案局于2003年12月24日召开的“驻外机构档案工作座谈会”就显得非常及时，这标志着我国境外国有企业的档案工作将在积极、稳妥的基础上全面启动。有关国家机关和国家档案行政管理部门要进一步推动档案法律、法规和规章的完善，全面填补境外国有企业档案工作监管方面的空白。
2.树立“大档案”的理念，提高境外国有企业档案意识。企业“走出去”后，在国际贸易中，企业应放弃急功近利的思想，不断增强档案意识。凡是机构、组织相对独立的，其活动必然产生文件记录，凡是想长久发展的境外国有企业都要有档案和档案工作。企业要实施跨国公司战略，要想在不远的将来成为国际著名跨国公司的战略远景，就必须在思想上形成“大档案”概念，应当建立起档案及档案工作意识，把这种理念贯彻到企业的生产、经营、销售的始终，贯彻到企业的档案工作中，建立起境外国有企业档案管理体系。境外国有企业档案管理体系既是对已经发生过的企业工作的总结，又能指导今后企业工作的开展，是境外国有企业工作的重要组成部分，也是国内企业集团公司档案管理的基础及来源之一。因此，搞好境外国有企业档案管理工作，对境外企业工作的开展和国内企业集团公司档案建设都有着巨大的促进作用。只有这样，才能使我国境外国有企业与国际相接轨，增强我国现代企业的国际竞争力，提高现代企业在国际贸易中应对复杂形势的综合能力。
首先，境外国有企业决策层要亲自抓。要把档案管理放到与企业经营管理工作、环保工作、营销工作同等重要的位置上，在思想观念上予以充分认识。要设立境外国有企业档案管理机构，境外国有企业档案工作应由国内企业总部分管档案工作的领导分管，并由国内企业总部综合档案室派员进行业务指导监管。企业总部要给业务指导人员创造指导的条件，使他们能切实履行业务指导职能。并配备档案管理必备的基本设施，利用计算机联网进行管理，将有关数据文件备份传送给国内企业集团存档。中国水利电力对外公司制定的“项目负责人负责”的办法就收到了良好的效果。由于责任明确，所以各项目负责人一般都会根据工作的具体情况指定专人或兼职人员管理，档案部门只要与境外的项目经理联系即可，非常便于指导和监督。2003年，他们新出台的《中水电公司档案管理规定》又进一步将档案工作与干部考评结合起来，进一步促进了其境外工程的档案工作。其次，建立健全境外国有企业档案管理的各项制度，如：归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、销毁制度、岗位责任制、奖罚制度等。再次，对境外国有企业兼职档案管理人员进行必要的培训，学习有关档案业务知识、WTO知识及绿色壁垒等相关知识，使每一个人都熟悉档案业务及相关归档知识。
3.境外国有企业档案管理信息中心的监管工作。境外国有企业档案管理信息中心是指境外国有企业在经营、生产、管理、治理、监测、科研等各项活动中形成的有关文件、图表、文字材料、声像材料和实物资料等的管理机构。该中心的构建应遵循企业管理国际化、现代化的规律，建立符合境外国有企业运作规律和管理特色的档案工作。企业档案是企业重要资产，是资信的凭证，它完整、真实、全面地记载着企业在生产经营和管理工作中形成的各种凭证、报表、台账等原始数据。它的原始凭证性、数据真实性，是企业进行知识产权保护、反倾销诉讼、应对绿色壁垒等的有力依据。在此基础上，企业才能够真正形成长期的全球经营意识，并因此制定有步骤、有重点的国际发展战略。
我国《档案法》规定，档案管理的基本原则是集中统一管理，“一个单位的档案工作实行统一领导，统一制度，统一人员，集中统一管理各种门类和载体的档案。”境外国有企业应建立起档案信息资料中心，统一、动态地管理本企业的文件信息，密切关注本企业产品的发展，同时，监测国际同一品牌产品的运行，且应定期传送给境内企业集团总部，以便总部的监督。该中心主要任务是：利用计算机网络及时收集、认真整理境外国有企业相关工作中形成的资料，建立起企业数据信息库。及时地为企业管理服务，为企业经济贸易发展服务。境外国有企业档案资料很多，在归档过程中重点包含下列十四个方面的存贮信息。(1)企业资产：包括各种物业(如楼宇、房产、土地)的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料；(2)注册登记：包括企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料(包括企业的章程及与各方签订的合同)；(3)行政管理：包括董事会、监事会形成的会议记录、纪要、决议等材料，文秘工作、劳动工资、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料；(4)经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计等工作形成的文件材料，各种合同、协议及公证书，企业内部管理与整顿形成的文件材料；(5)生产技术管理：包括生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、科技管理、计量工作、标准化工作等形成的文件材料，企业各种资质证书及相关材料；(6)社团工作：包括党、团组织、工会、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料；(7)投资开发：包括境内外投资项目中的项目建议(申请)书、意向书，可行性研究报告、项目评估、项目批准文件，合同、章程、协议等及其审批文件、批准证书，项目勘察设计、施工、竣工验收等活动形成的文件材料。承包工程、设计咨询项目中的招投标、中标、签订合同、施工准备、施工、竣工验收、工程移交等活动形成的文件材料。科技经贸合作项目中的合同、协议，及实施合作过程中形成的主要文件材料。劳务合作项目中的合同、协议、人事管理、财务管理等活动形成的文件材料；(8)基本建设：包括本企业各种基建工程形成的依据性、基础性材料，设计文件、施工文件、监理文件和竣工文件材料；(9)设备仪器：包括各种自制、外购设备及安装调试文件材料；(10)产品生产：包括每种产品从开发、设计到工艺、工程安装、加工制造、检验、包装、商标、广告等方面形成的文件材料；(11)科学研究：包括从开题到实验、总结报告、技术鉴定、成果推广应用及转让等系列活动中形成的文件材料；(12)声像实物：包括各种活动形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘、证书、奖状、奖章、奖杯、奖牌、锦旗、书画等；(13)境外上市公司除上述内容外，还应收集申请上市的请示和同意上市的批准文件，上市公司招股书，董事会、监事会、股东大会形成的各种文件材料，上市公司对外发布的各种公告、消息的正本与定稿等；(14)国际上已签订的多边环境协议；发达国家在空气、噪音、电磁波、废弃物等污染防治，化学品和农药管理，自然资源和动植物保护等方面制定的法律、法规，产品的环境标准等。国际标准化组织1996年制定并实施了的ISO14000环境管理体系等。包装和标签要求、加工和生产方法(PPMS)、检验和检疫要求、环境成本内在化要求等。企业还应将这些档案信息进行编研分类加以管理。企业档案管理的最终目的是做到及时、准确、完整、系统、安全、有效利用，使企业在境外能顺利地发展。中国中化集团公司的档案工作者在这方面就走在了前面。他们在集团公司IT部的支持下，通过全集团的局域网，在NOTES平台上建立了“档案专栏”，内容包括：档案工作制度、档案工作行业标准、交流园地、档案局文件、档案基础知识、信息发布、档案员管理等模块，通过大量的扫描工作将相关内容编辑后导入模块，使境内外机构的档案人员不但很方便地通过NOTES就可以了解到档案工作的政策法规、行业标准、档案知识等方面的内容，还可通过NOTES中“档案专栏”的交流园地模块与集团公司档案部门进行业务交流，档案部门也可通过信息发布将有关信息迅速、快捷地传递给有关人员，有效地提高了工作效率。
4.境外国有企业的知识产权保护、绿色壁垒、反倾销档案等的安全监管工作。国际贸易中的技术壁垒、知识产权保护、绿色壁垒、反倾销等将是多数境外国有企业面临的问题，境外国有企业档案部门的职责就是要加强对企业外部相关信息的搜寻与保存，监管好此类档案，为更好地应对国际市场竞争提供优质服务。特别需要对境外国有企业的专业技术、商业秘密、商标、著作权等自主知识产权、自主品牌的商品档案，财务账簿、凭证、文件等侵权证据档案的安全监管。这部分档案涉及到企业的生死存亡，具有保存价值。国内总公司要重视对这部分档案的监管，必要时可将其及时送回国内保管。
境外国有企业档案工作正处于起步阶段，任重而道远。国家档案行政管理部门应对其加大监督指导力度，从业务上协助境外国有企业完善档案工作机制，防止国有档案资产流失，使实施“走出去”战略的国有企业在境外能顺利地发展。