岗位说明书的编写误区及其修正，本文主要内容关键词为：说明书论文,误区论文,岗位论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
岗位说明书具有明确工作职责、工作权限、工作目标、工作特点、任职人员资格等作用，并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据，因此它越来越受到企业的重视，并成为现代企业管理的基础工作之一。但是，目前许多企业在建立岗位说明书之后，并没有发挥其应有的作用。究其原因，并非岗位说明书本身的局限，更多是企业走进了岗位说明书编写的误区，降低了其在管理中的应用性。
岗位说明书编写的误区
1.功能错位
在谈及岗位描述时，很多企业都能捧出厚厚一叠的文案，但细读后就会发现，他们并不是岗位说明书，而仅仅是岗位职责制。企业的岗位职责制并不是岗位说明书，岗位职责制侧重于岗位任职者应该完成的职责，并不能全面反映岗位的信息，并没有其行为或工作活动的结果，但是岗位说明书则可以全面反映岗位及其任职者的全面信息。
2.职责交叉
为适应外部竞争环境，许多企业以团队形式来设计工作任务，即同一项工作任务需要几个部门或几个岗位共同完成，这就出现了职责交叉问题。正确地处理职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短，提高工作效率。但很多企业在撰写岗位说明书时，对这些职责交叉的工作没有明确各岗位的职责权限，以及对工作结果应承担的责任，反而导致工作中岗位职责不清、多头领导，工作中出现问题后各部门间极易互相推诿，降低了工作效率。例如某企业，其员工福利工作在人力资源部由薪酬及福利主管负责，在后勤部由福利管理员负责，那么，当新员工对公司福利制度不了解时，他究竟应该找人力资源部薪酬及福利主管还是后勤部的福利管理员咨询呢？
3.职责重叠
在企业的实际中，对于工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，有的岗位不可避免地会出现“一岗多人”的现象。在岗位描述时，是否只需编制一份岗位说明书呢？很多企业在描述此类岗位时，采取了简单的“一刀切”的方法，归纳出该岗位的共同特征，定义出岗位的共同要求，但却忽视了该岗位的不同任职者之间工作任务的差别，以及由此导致的对任职者资格的差异，这显然是不可取的。如果是对岗位进行描述，应该采取“一岗一份”描述书的方式，每个任职者持有一份。目前不少企业在开展工作分析时，却混淆了“工作”和“岗位”这两个概念。
4.闭门造车
目前，不少企业已经认识到岗位说明书的作用，纷纷开展了工作分析，但编写出来的岗位说明书却并未真正发挥作用。有的企业对工作分析缺乏正确的认识，盲目随大流，要求各个岗位上的任职者都自己编写岗位说明书；有的企业由人力资源部闭门造车，使岗位描述脱离了企业实际，尤其是对任职者资格的界定缺乏客观的标准，结果使岗位说明书无法在实际工作中应用，成为案头摆设。
5.不成体系
岗位说明书编写的过程，是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的岗位说明书，能对企业的各项工作特别是人力资源管理工作提供依据。但是，不少企业的岗位描述都存在不完整、夸大职责或缩小职责、任职资格主观性强等问题。有的企业为了节约成本，甚至只对关键岗位或部门进行岗位描述，导致后续的岗位评价、招聘等工作缺乏客观统一的尺度。
岗位说明书编写误区的成因
在岗位说明书编写工作中，为什么会出现这样或那样的误区？原因主要有以下几点：
1.为编写而编写
在一些企业中，由于管理流程不规范或管理者行为不规范，导致职责不清、任务随意性大、互相推诿等问题频发。不少企业只关注岗位说明书的结果或形式，使得岗位说明书成为现实工作流程的“再现”。从某种意义上讲，企业岗位说明书编写工作的开展，应该侧重于工作分析的过程，把编写岗位说明书作为企业现有岗位的一次大盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程，以实现科学管理的目的。
2.缺乏专业的技术或培训
岗位说明书的编写是人力资源管理工作的一项专门技术。不少企业由于缺乏岗位说明书编写的专业技能或培训，所以存在着描述不规范、用语不准确等现象。尤其是在岗位职责的描述上，它应该是关于一项工作最终要取得的结果的陈述，因此，应清晰地界定岗位任职者应承担的责任、所具有的权限和工作必须达到的目标，以规范权责利的关系。但不少企业的岗位说明书在描述用语的选择上，笼统地使用“负责、管理”等词语，导致岗位职责的描述“千岗一面”，使岗位职责描述过小或者过大。
3.宣传不到位
岗位说明书的编写应是一个由上而下的过程，涉及到企业各个层面。编写岗位说明书的目的是要使员工明确自己的工作责任及基本要求等，所以在编制过程中应得到全体员工的支持和参与。但是，不少企业却把该项工作作为“作业”来应付，并没有与员工充分交流，甚至在岗位说明书形成之后，忽视任职者的“反馈”或“确认”环节，所以作用不大；有的企业由于宣传不到位，员工不知道岗位说明书的作用，误认为岗位说明书编写就是要“定员、定编”，这对员工显然是一种威胁，由此出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。例如，按照行业通行的标准对岗位任职者资格进行界定，很多老员工的学历或技能达不到企业要求，因此他们就会认为岗位说明书是企业给他们设置的障碍，由此产生敌对情绪。
4.编写工作定位不明晰
不少企业把编写岗位说明书定位于优化企业的工作流程，解决多头领导现象，改善现有的职责划分等。但是在实际工作中常常会面临两难的选择：是对企业各个岗位工作现状的描述还是对目标状态的描述，即“是什么”和“应是什么”的问题。若选择后者“应是什么”，则在界定各个岗位职责时必须对现存的职责交叉、职权不明的现象进行调整，这将导致一部分员工的工作职责和权限的变动，可能招致抵制，形成阻力。因此，编写工作必须得到管理高层的认同或支持。同时，我国一些企业特别是一些民营企业管理极不规范，工作任务的分配通常取决于员工个人的工作能力和领导者意志，使得基层员工疲于应付上级的命令，“忙的忙死、闲的闲死”，造成“工作无计划、管理打乱仗”的现象。
5.对岗位说明书的管理不及时
随着企业的发展及经营环境的变化，企业业务流程也在不断变化，由此部门职责及岗位工作内容及要求也会不断地发生变化，尤其是一些新兴行业更是如此。一般而言，岗位说明书应不断修改，修改的频率应根据行业发展和职责变化的情况灵活掌握。当企业发生重大组织变革和战略调整时，企业应及时修订岗位说明书。然而，一些企业的岗位说明书并没有随着企业的发展而变化，使得原有岗位说明书在新形势下失去价值，岗位说明书的规范和指导作用也就难以发挥。
如何科学规范地编写岗位说明书
1.高层的支持和认可
在开展岗位说明书编写工作之前，人力资源经理一定要和相关的高层领导进行讨论，明确规范岗位职责的意义，正确定位岗位说明书的编写工作，取得领导对岗位职责“变革”的理解和支持，并保证在岗位说明书的实施过程中，高层领导能率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变原来自由随意的管理风格。
2.员工的参与和配合
企业在编写岗位说明书时，各部门领导及员工应该积极参与，特别是人力资源部要为各个部门进行编写技术的培训、指导和审核，做好充分的编写准备工作，给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求的现象，企业应向员工解释其原因，打消他们的各种思想疑虑，保证企业的稳定发展。
3.逐步分层实施
在编制岗位说明书之前，必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外联系、任职资格等因素。在实际操作中，可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，取得具体的资料。岗位职责应是部门职责的分解，部门各项职责应在岗位职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此界定岗位职责的第一步是界定部门的职责。另外，要将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对“一岗多人”的情况，要运用规范的语言，明晰地确定各岗位在此项工作中应承担的责任。
4.使用规范用语
规范岗位说明书的描述方式和用语，关系到岗位说明书的质量，因此不容小觑。标准的岗位职责描述格式应是“动词＋宾语＋结果”。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如，人力资源部部长负责人力资源战略工作，可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。
5.建立动态管理机制
岗位说明书的管理十分重要，行业的发展、企业的变革都会给岗位提出不同的要求。因此，企业在编写出规范的岗位说明书后，人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。目前，我国很多企业已开始重视这项工作，如联想集团规定每半年对岗位说明书修正一次。