摘要：新时期，随着高校基建档案管理的推进，信息化时代的降临，基建档案的信息化之路也愈发明朗。信息化不仅是时代的必然产物，也是工程展开和信息查找所必须的载体。在计算机时代，数据的庞大和信息的宏伟促使管理者需要用宏观的思维来思考档案的整理和归档问题，因为一个越来越民主法治的国家，其内部对于规章制度的遵循原则也日渐完善，档案的重要性和实用性日渐增强，推进档案信息化管理是当务之急。综观我国高校基建档案管理，目前尚处在起步阶段，存在很多不可控因素，信息化管理推进过程中必然也存在诸多阻碍，本文拟从信息化管理的内容、条件、意义、途径等四方面出发，探讨高校基建档案信息化管理的方式，以更好地促进新时期高校发展。
关键词：高校；基建档案；信息化管理；途径探讨
一、高校基建档案概述
在我国，高等教育的持续发展对高校整体建设提出了新的发展要求，在多方位因素的制约下，高校的基础工程建设也日趋完善，这些基础工程建设牵涉到的档案整理问题也日渐重要。一般而言，高校基建档案工作是真实记录基建工作的档案资料，这一资料涵盖范围广，主要是从提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工验收等几个顺序链接而成，这一档案资料是研究工作开展时期重要的第一手资料。[1]这些资料如何保存？又是如何运用到现代建设中的？在查询与归档过程需要遵循何种规则？这些都是我们在进行高校基建档案工作中需要注意的问题。在计算机时代，现代信息技术的完善需要加快基建档案信息化的步伐，推进档案管理人员职业素养的提升，从而更好地促进现代化的发展。
高校基建档案的信息化进程与档案数字化关系密切。一般而言，档案的数字化是指利用计算机技术、投影扫描技术、图像拍摄技术来对基建所产生的档案进行归档处理，产生电子化档案的一个过程。在这个过程中，计算机是主要的载体，其科学化的运作和云储存功能都有利于建立健全最完善的档案信息库。目前，我国高校基建档案尚处于起步阶段，其受传统档案管理思想的影响较大，且高校基建档案保存主要是纸质材料，容易受天气、灾害等外在因素的影响而造成自然受损，这样的保存材料方式所对应的保存模式也是传统意义上的管理方式。高校基建档案的信息化之路漫长且严峻，基建档案信息化的内容可表现为：基建档案数字化设施建设、档案目录信息数字化建设，档案目录数据库建设、载体档案数字化建设、档案影像数据库或者多媒体数据库建设、高校基建档案数字化鉴定建设等诸多方面。
二、基建档案信息化所需条件
因为高校档案信息化涉及到很多方面的内容，因此其信息化进程也需要诸多方面的条件来配合。从发展起步阶段的现状来看，主要有以下几方面的条件。
1.计算机设备为其提供提供数据支撑
在信息化技术进程中，办公软件自动化与网络化计算机设备的使用成为普遍的现象，在数字化时代各类电子信息设备也日趋完善，这里面牵涉到的电子信息设备主要包括电子邮件、电子报表、电子图纸、电子音频等众多电子化产品。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆[2]随着电子产品的出现，这类产品所提供的数据信息恰能为高校基建档案信息化进程提供数据支撑。
2.数字化技术的革新为其提供技术支撑
现代企事业发展过程中必然会牵涉到档案专业管理、办公信息化等基础信息，在收文、发文、传真等过程中，需要一步步把纸质文件变成电子稿件加以保存，这些一系列的数据转换单靠人力是极其困难的，在革新过的数字化技术运用于其中，可以为其提供技术支撑，此外，一些参与到基建档案信息化整理的计算机软件或大型硬件设备也需要加以改造，用全新技术武装基建档案数字化建设项目。
3.健全的网络安全建设为其运作保驾护航
随着十八大的召开，对网络安全的管控愈发重视，这有利于我国高校基建项目的开展。中国的网络构架已完全形成，并且具备了网络条件。在信息化管理阶段，融信息处理于一身，在网络覆盖范围内实现资源的共享和传递，且校园网络环境较为纯净，可以保证信息的有效共享和资源的整合利用，在储存过程中也进行信息甄别和安全防控，更好地构建高校基建工作档案管理信息化体系。
三、高效基建档案信息化的有效途径
综合而言，高校基建项目的信息化构建途径主要是根据已有的做法和流程（保密文件除外）放在网络平台上，以增强其自主性和开放性，更好地管理现代基建档案数据。从这个角度出发，主要有以下几种途径。
1.主体工程质量验收数据信息化
在主体工程验收过程中，验收的信息化进程主要包括以下四大阶段。其一，基础工程。其二，梁板工程。其三，柱子工程。其四，墙体工程。在基础工程阶段，需要从施工方、监理方、设计方三方出发，核算基础数据的真实价值量。此后，主要是根据工期验收顺序给予施工方准备资料完善的时间。[3]从验收流程上讲，按照分部工程验收程序组织验收，施工方完善工程资料，按分部分项工程进行归类，其主要操作方式如表1所示：
表1 主体工程验收信息化规划表
1.水电工程质量验收信息化
水电工程主要是从排水和供电两方面切入。在供电规划中，需要衡量出应有原则，如坚持不污染视觉，不影响景观，不破坏环境的原则；坚持一次性到位的原则；坚持合理布局、就近利用、节省投资的原则等。在安保措施方面也需要对相关设备进行记录衡量，将单体建筑防雷接地、保护接地、弱电设备工作接地皆合用联合接地体，即利用建筑物桩基等情况充分考虑进去。在排水方面，供水压力指数和热水供应设置空气能热水器与太阳能热水系统联动供应。项目区域总污水量接接待量人均量计算。污水管是否设专用通气管井、排水体制是否采用雨污分流制系统、生活污水收集后是否经二级生化处理、屋面及地面雨水如何处理等问题都需要考虑进，从而确保验收成果准确有效，基建工程档案管理数字化。
2.坚持信息化原则，完善数字校园
在高校基建档案信息化管理的推进过程中需要坚持以下几大原则。其一，规范性原则。规范管理是关系着项目完成情况的重要指标之一，在规范化管理中，第一需要确保信息畅通，在信息完备情况下进行消息传递与收集。第二需要确保信息的层次性，在进行综合归档时候要有依据、有类别地进行操作。[4]其二，科学化原则。在信息传递过程中需要秉承着实事求是的原则并进行项目的科学管理，在校园实际建设的基础上，将先进的发展理念贯彻其中，更好地指导基建项目管理。其三，风险最优化原则。在工程项目规划中，安全问题时最为关键的一项，其不仅关系着校园建设的好坏，也关系着学生老师的安全，在档案归档中，摆在首位的是安全问题，降低最小风险，确保基建项目顺利完成。
四、结论
总的来说，我国高校办学水平和能力的逐步提升，必然带来高校基建工程的扩大和深化，基建项目的人力、物力、财力的投资也日渐增多，因此对高校基建档案管理的重视程度也会进一步加强。在新思想的指导下，更好地促进高校的发展，采用信息化的途径完善档案整理是大势所趋。笔者认为，在实际开展过程中，要坚守高校基建档案信息化的各大原则，并充分与当前院校实际相结合，构建出真正适合高校发展之路。此外，高校基建项目的档案信息化管理模式也与众多影响因素息息相关，在实际开展过程中，要因时而异，与时俱进，求同存异，共同进步。
参考文献：
[2]万高明，李修泉.多元管理模式下高校基建档案管理研究[J].成都大学学报（社科版），2011（03）：109-110
[2]朱斌.高校基建项目管理信息化实施策略研究[D].山东：山东大学，2010年
[3]李君，陈建群.高校基建档案管理中存在的问题与措施[J].湖南医科大学学报（社科版），2011（04）：159-160
[4]王玲.论高校基建档案数字化的必要性和紧迫性[J].赤峰学院学报（自然科学版），2012（09）：2-4
论文作者:李静
论文发表刊物:《基层建设》2016年14期
论文发表时间:2016/11/7
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