荷兰地区档案的联合管理，本文主要内容关键词为：荷兰论文,档案论文,地区论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
吴双英编译
原则上，政府机构负有管理自身的职责。大多数国家、省、市机构都会产生许多重要的历史文件，因此，它们必须设立相应的由档案专职人员进行管理的档案机构。在荷兰，国家、省、市级都设有档案机构，而且在荷兰，对地方政府的档案文件还有一种独特的、相对型的管理形式，即地市级档案的联合管理。这种档案管理形式在北布拉邦特省发展得尤其突出，已在全省范围加以推广，该省的所有城市均已加入了档案的联合管理系统。事实证明，发展地区性档案馆对档案进行联合管理，是小型城市管理档案的一个有效途径。
一、地区档案馆的起源与发展
1948年，洛曼担任了北布拉邦特南荷兰省的奥斯特豪特市的文件官员。他除了负责本市的文件、档案管理外，还兼管邻市的档案工作。因为当时战争刚刚结束，修复战争创伤和启用城市设施的财政经费非常有限，因此，城市间就有必要进行联合管理。后来的实践证明，这是行之有效的办法。次年，颁布了“联合计划法案”，它为城市实行特定目的（比如城市垃圾处理，救护工作和档案服务等等）的联合管理提供了法律基础。同样，这一法案也为城市间的档案联合管理奠定了法律基础。鉴于文件官员洛曼所做的工作，奥斯特豪特市市长提议任命他为这两座城市的档案管理员。人们认为这是一项临时性措施，洛曼将在几年时间里完成档案的联合管理。
与此同时，北布拉邦特省的领导也意识到通过设立省档案监察员的职位，来实现档案联合管理的合法性，他们决定在全省推动档案联合管理体系的建立。省档案监察员只负有促进城市间合作的职责，而不能对他们施加压力，各城市可自主决定是否加入档案联合体系。尽管如此，这一鼓励城市自愿加入联合体系的运动仍获得了成功。1955-1956年，在省档案监察员的领导下，起草并实现了关于建立首家地区性档案馆的计划，建立了克林·奥斯特豪特——纳索·布拉邦特地区档案馆。
北布拉邦特省的领导同意在第一个五年计划时间里，为那些加入地区档案馆的城市资助10%的启动经费。许多城市受省政府资助的鼓励，同时也意识到档案的联合管理能够有效地节约资金，因此纷纷效仿建立首家地区档案馆的做法，也建立了城市联合档案馆。省档案馆和地区档案馆在七、八十年代得到了发展和巩固。这时仅只有一座城市仍固执己见，既无档案管理人员，也不加入档案联合管理体系。经过多次协商，这个城市终于于1990年1月1日加入了档案联合管理系统。这样，就在全省建立了综合档案馆网络，这一网络包括11个城市档案馆和9个包括120座城市在内的地区档案馆。
二、地区档案联合管理的组织形式——集中式与分散式
地区档案的联合管理可以采用以下两种组织形式：一是建立集中式地区档案馆，即将参加市所产生的档案文件集中汇聚到一个设有办公室、阅览室和档案存贮设施的中心。二是建立分散式地区档案管理体系，即允许产生档案文件的城市仍将档案保存在该市，根据制定的计划配备阅览室工作人员，并设一名档案管理人员进行巡回指导。上述两种组织管理方式，正如人们所想象的那样，都各有优越性。
（一）集中式地区档案馆
集中式地区档案馆有许多优点，主要在于：（1）能对档案进行较好的和长期的监督。（2）提高档案接收、整理、编目和借阅的效率。（3）节约城市建造、修建和改建档案库房的费用。（4）档案人员不必花费差旅费和旅途时间。（5）档案人员不必花时间去熟悉每一座城市。（6）行政人员和公众可以长期利用。（7）训练有素的档案人员可以有效地提供服务。（8）地区的所有档案文件都集中在同一地点，为地区的历史研究提供了更多的方便。（9）拥有更全面的参考资料和辅助设施，如复印机、地图册、计算机、缩微阅读器、录音机等。（10）对档案人员和自愿者进行更好地协调和监督。
集中式地区档案馆也有一些不足之处，主要表现在：（1）档案人员与管理半现行文件的人员联系较少。（2）市政机关查阅保存在地区档案馆中的原始文件较为困难。（3）那些研究课题仅限于当地的研究人员必须到地区档案馆去查阅档案。（4）参加的城市必须负担建造集中的档案管理办公室和档案库的投资费用。
地区档案馆建筑必须达到一系列条件才能作为集中式档案馆使用：它必须座落在该地区的中心位置，交通便利；档案馆必须具有宽敞的空间，能修建公共区、办公室、库房、暗室、隔离区、档案修复室等；馆的一切设施必须能满足未来多年档案数量的增长；档案馆设施还必须便于残疾人使用。
（二）分散式地区档案馆
分散式档案馆最大的优点是，档案人员可以与形成文件的市政机关保持经常的联系，这样，文件从现行期过渡到半现行期时，档案人员就能对其进行监督。分散式的管理也易于从地方俱乐部和私人处获得文件。在分散式地区档案馆体系，由于文件都保存在每一参加该体系的城市档案馆库房中，因此，不必将文件移交到地区档案馆库房中便能开展地区性档案活动。然而，每一个加入地区档案馆体系的城市必须制定一系列措施，积极支持地区档案人员的工作。每一个城市必须为地区档案人员提供宽敞的工作环境和食宿条件，必须将非现行文件和半现行文件分类，以提高档案人员的工作效率。同时，在分散式档案管理体系内，还必须配置一台手提式电脑以便开展工作，研究人员也必须有一个设施完美的工作环境。
三、建立地区档案馆应考虑的因素
政府当局在计划建立地区档案馆时，必须考虑以下两个问题：（1）地区档案馆在逻辑上和情理上的界线是什么？（2）愿意参加的城市有哪些？这一界线常常随着地区档案馆的发展而不断扩大，同时它反映了城市间不断变化的关系。在地区档案馆的形成过程中，城市间的现代行政关系已超越了历史的界线和关系。而一座城市是否愿意加入地区档案馆，则往往取决于该城市的规模和历史。一般来说，历史悠久而规模较大的城市愿意开展独立的档案业务。就规模而言，在荷兰，至少应具有5万居民才能达到一个城市的规模。近年来，一些大城市也纷纷要求加入到地区档案的联合管理系统中来。
建立地区性档案馆，还有一个需要考虑的因素，这就是参加城市所拥有的文件数量和档案管理的水平。各城市拥有的文件数量和加工处理档案文件的水平各不相同，因此，希望工作开展得较好的档案馆来分担对那些工作不积极的城市中的文件进行鉴定和处理所花去的费用是不现实的。鉴于这种情况，可以先拟定一个过渡期，比如三年时间，让那些工作不积极的档案馆完成所存放文件的鉴定和处理。那些其文件已被处理、仅留有目录的城市可以仅承担部分管理开支和购买设备的费用。这样，所有参加城市的档案馆就处于同一水平了。过渡期结束后，一切费用可以由所有加入的城市按比例分摊。
地区档案的联合管理还必须确定这一工作的法律地位，地区档案馆的一切工作必须遵循现行的国家法律。只有这样，才能建立起以相互服务为宗旨的地区档案馆体系。参加这一联合体系的城市必须共同制订出工作计划，并做好人员安排。北布拉邦特地区档案馆通常雇有2-4名工作人员。此外，还必须确定地区档案管理的全部费用，以及评估各城市应摊派的费用的办法。北布拉邦特省现行的财政援助有助于地区档案的联合管理，它对一些城市决定是否参加地区档案馆起到决定性作用。所有参加城市的文件情况各不相同，因此地方政府希望根据自己的文件情况来分摊费用支出，而各市各不相同的文件情况，使地区档案的管理更为复杂。
可以采用三种基本的费用分配模式：（1）费用以人均数计算。如果档案馆实行集中管理体制，可采用这一简单方法。（2）费用可依据档案人员对每一座城市的档案进行管理所花费的时间来计算。（3）费用可根据为每座城市所管理的数量来进行分摊，如城市的非现行档案较多，就应承担较多的费用。此外，还可以综合上述三种模式来进行费用分摊。
在进行地区档案的联合管理时，确定每座城市一定的领导权限是很重要的。必须明确规定每座城市在地区档案馆的管理上所拥有的权力职责。对大多数地区档案馆来说，档案管理人员只有具体管理非现行档案和监督尚未移交的现行或半现行文件的管理的权利。城市委员会可保留管理城市文件的职责，但城市委员会把管理非现行档案的权利移交给地区档案馆的档案管理人员，这样可提高工作效率。
地区档案馆还必须明确规定档案人员的具体工作任务。多年来，档案人员的工作内容和档案馆的服务范围在不断变化和发展，因此，工作的重点再也不能局限在对非现行文件进行目录登记和查阅上，档案人员的工作还应包括对破损文件的修复，对所有档案文件的贮存和保护以及向研究人员开放档案并提供各类服务。同时，档案人员还必须进行历史或与档案有关方面的研究。
荷兰法规定，联合性机构必须设立管理委员会，因此，地区性档案馆也应设立管理委员会。管理委员会通常由参加城市的市长或城市委员会成员组成，并推选一名熟悉历史和档案专业之人担任领导。可以任命地区档案馆的档案人员担任管理委员会的秘书或财务主管。省档案监察员可以作为独立顾问来履行其职责。
总之，在荷兰，地区档案馆对城市文件进行联合管理取得了极大成功，它使小型城市的文件得到有效保存、处理和利用。
编译自《美国档案工作者》1993年冬季版第56卷。