文档一体化与文件中心的研究，本文主要内容关键词为：化与论文,文档论文,文件论文,中心论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化，就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理，统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。国内学者一致认为，它的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段。由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一，各执一词。笔者认为，比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆祦的四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调，文件从始至终都是一个完整、动态、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置，将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题，必须实现文档一体化，将文件和档案即将原来分离的二、三阶段糅合起来。这种糅合是符合文件运动的特点的。这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段，都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点，都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上讲，四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同。因此文档一体化主要是对二、三阶段文件一体化管理。
依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。其中暂时保存阶段文件尤为特殊。这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然后再销毁，有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一，但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据，在理论上是成立的。在实践中是否切实可行，是否确有必要呢？回答是肯定的。文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的具有重要价值的账外文件。档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好地发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展，文件、档案的计算机管理提上了议事日程。文件、档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想，在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广，至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广。只要注意适用范围，它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
二、文档一体化与文件中心的区别
文档一体化与文件中心是有区别的，对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路。同时二者又是有联系的，但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。
1.文档一体化与文件中心的区别。从文件生命周期理论角度来分析文档一体化，是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、二阶段统一起来，将以前分离的两个工作环节作为一个整体，系统有序地结合起来，使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内，有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法，有统一的控制中心。把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系，将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系糅合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路，不仅适合于纸质等载体形式的实体档案，也适应电子时代信息化的需要。就现在而言，机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研、利用等八个环节来说都有其实际工作内容。实行文档一体化以后，档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制，它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。
而文件中心的建立，是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理。从文件生命运动的整体性来说，它使文书处理和档案管理更加分散独立。近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩，但有些作法也值得进一步研究和完善。其中有两个很明显的问题：一是文件中心人员没有深入各机关工作，独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷，势必影响案卷质量。本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节，而致使文档一体化迫在眉睫，而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外，这势必对文档一体化提出更高的要求。这也要求研究者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究，在研究文件中心管理方式的时候，要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。其次可能增加更多的账外文件。一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件。当档案集中到文件中心后，由于交通、距离、通讯等方面条件的限制，机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。由于文档的分散，文件中心又对各机关具体工作不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况，会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失，造成国家档案财富的损失。
通过分析，我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序，强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一，将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来，关注档案工作的提前介入。而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式，二者是有区别的。只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候，文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段，与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较，文件中心只是文档一体化的一枚棋子。文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时，选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择，它不能取代文档一体化，也不是其一种模式，简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题，文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行，不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心，要注意联系文件的第一、二阶段，研究文件中心如何与机关文书工作相结合，避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。
2.文档一体化与文件中心的适用范围。对文档一体化与文件中心如何衔接，文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题，笔者认为，文档一体化是总趋势，是全方位无范围限制的，是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行。
现行大中型机关具有健全的档案管理机构，当务之急是进行文档一体化。内部档案机构健全规模较大，人员和管理条件、管理设施等配备齐全，档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位，机关档案室工作稳定成熟日趋完善，没有必要撤销重建文件中心，当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革。同时研究使用成熟的文档一体化软件，使档案工作及时介入文件形成之始，并且在网络化电子文件方面，深入研究文件档案的连续性和一体化管理，以迎接非传统载体形式——虚拟档案对文件管理的挑战。
中小型企事业机关单位可从经济节约的角度出发建立文件中心。分为两种情况：一是大中城市中一些新兴的中小型企事业单位，可采用文件中心的形式，就近建立文件中心；二是地县级以下的一些规模小、档案工作不健全的单位和工作性质大体相同或同一系统的机关，集中起来建立文件中心。
在以上特定范围建立文件中心的时候，要始终贯彻文档一体化思想。为避免简单建立文件中心而造成文件生命运动中第二、三阶段文件更大范围的分离，避免文件中心对档案质量、档案价值造成负面影响，必须加强文件中心与各机关文件工作各环节的紧密联系。必须强化文书部门立卷制度使之制度化、法规化，并可以考虑将现有档案室的职能分解。各文件形成机关要负责原档案的分类、组卷、整理、案卷排列、鉴定等职能工作，以充分发挥各机关文书处理人员熟悉文件形成过程的优势确保档案案卷质量即将原机关档案室的职能一分为二，一部分由机关负责，一部分由文件中心负责，真正保证案卷质量，保证形成案卷的环节仍在原机关，而文件中心更多的是一个保管和日常利用的场所。因此，这就要求参联机关仍需保证，至少有兼职的文件管理人员负责接受文件中心或档案馆的业务培训和业务指导，在文件的管理、平时归卷、分类、排列等业务工作方面，与文件中心及档案部门协调将文档一体化的思想，贯彻到参联机关和文件中心之中。建立文件中心并不意味着参联机关不再有文件管理和档案管理的职责，而是对其提出了更高的要求和更严格、更规范、更标准的工作内容。