再论档案的本质属性，本文主要内容关键词为：属性论文,本质论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在过去的十余年间，笔者一直十分关注档案本质属性的讨论，也曾提出过档案本质属性是备以查考性（注：伍振华、禾木：档案定义新探、《成都档案》1988年第2期，第4页。）（注：伍振华：《档案的本质属性是什么》，《四川档案》1992年第6期，第13页。）（注：伍振华：《传统档案定义方式并没有陷入困境》，《档案学研究》1996年第2期，第14页。）的观点。档案本质属性的研究意义重大，彼此交流、各抒己见，有助于认识的深化和达成共识。这里本人在原有认识的基础上再略陈管见，希望其中谬误能够得以指正。
一、原始记录性不是档案的本质属性
所谓档案的本质属性，是指决定档案这类事物之所以成其为档案，并区别于它的属类之下的其他事物所具有的属性。因此要认识档案的本质属性必须首先要确定它的属类。笔者觉得档案就是备以查考的文献，选用“文献”作档案的属概念具有显著的综合优势，其理由在以前的拙文中有所简要说明（注：伍振华、禾木：档案定义新探、《成都档案》1988年第2期，第4页。）（注：伍振华：《传统档案定义方式并没有陷入困境》，《档案学研究》1996年第2期，第14页。），下面让我们从不同的角度说明档案的本质属性不是“原始记录性”。
首先，仅仅讲“原始记录性”，至少无法划清档案与文件这两类文献的界限。关于这一点，即使一些认定档案的本质属性是“原始记录性”的同志在其专论文章中也是这样认为的。例如，他们在文章中指出：“档案与文件材料都是一种原始记录”，“文件材料的原始性、记录性也就是档案的本质属性”（注：黄子林：《关于档案属性问题的几点认识》《档案学研究》1999年第4期，第38页。）；“现行文件和档案有着共同的本质规定，即‘原始记录’。它们之间由于没有质的飞跃才使文件可以成为档案定义中的属概念。”（注：王英玮：《关于档案定义及档案本质研究本质的思考》《档案管理》1996年第4期，第13页。）显然，他们至少并没有把档案与文件区分开来。
其次，只讲传统意义下的“原始记录性”，涵盖不了有些已经或基本上已经得以公认的档案。换言之，现实中有部分档案实际上不具备传统意义下的“原始记录性”。例如，在特定的条件下，有的事后补记、回忆录、文献汇编，乃至书报杂志等都可能成为档案。即便在《中华人民共和国档案法》中也有“图书资料也是档案的”之说。
对档案的原始记录性的内涵，实际上存在着不同的理解。仅就作为名词的“记录”而言，笔者和许多同志的理解是应当限定在人类用文字符号、图表声像等形成的、含义明确的记载物范围之内；一些同志则认为“记录”应该泛指自然界和人类社会范围内存在的含有信息的一切记载物，也就是外延包括“实物”的文献。对于“原始”的理解，不妨暂且分别称之为绝对的、传统的和广义的三类。其一，绝对原始性；含有最为初始之意，是手稿、定稿和原稿之类所具有的品质。反映在档案定义上，这种“原始”观就是极个别同志持有的“档案是原始记录物，即是原稿、原件、文件的定稿，而不是复制品，不是文件”（注：刘东斌：《档案实体是什么》《中国档案》1999年第6期，第37页。）这类的认识。其二，传统的原始性：也强调“直接形成的”、“第一手的”记录所包含的性质，不过除了定稿和原稿等外，正式印刷的文件等都可以看成是原始的，只是事后补记（如：回忆录）、汇编等二次文献和图书资料之类被视为不具有原始性。因此，前者是档案，后者不是档案。这是众多同志对“原始性”的解释。所有的档案都具有原始记录性，结合现有公认档案的实际构成来看，“传统原始性”的认识明显比“绝对原始性”更符合客观情况，也更为科学合理。然而，从更为广阔的角度去认识，所有的档案也罢，事后补记或二次文献也罢，报刊图书资料也罢，笔者认为任何一份文献，无论具体内容和存在形式如何，都具有原始记录性，也就是文献的广义原始性。
“只有档案及其前身——现行文件，才具有形成过程和记录人类社会实践活动的原始性特点，其他的文献，只具有知识的记录性而不具有原始性的特点。”（注：王英玮：《关于档案定义及档案本质研究本质的思考》《档案管理》1996年第4期，第13页。）这种认识是不够全面的。我们认为，每一份文献都是特定时空环境下某一社会活动的产物，不论是有意而为之、无意而为之或两者兼而有之，其生成的过程便赋予了它特有的原始记录性，因而能够证明或反映与形成活动过程相关的事实，可以起到证据或依据的作用。以事后补记为例，对于补记活动本身，它无疑具有原始记录性。当然，即使这种补记可能与当时当事的记录内容完全一致，但是毕竟是补记，对于前事而言，并不具备传统意义下的“原始性”。同理，前事活动中所形成的原始记录也不能替代事后补记。所以，当事后补记有查考保存价值时，也需要、也可以转化成档案。
树立并正确运用广义的原始性观念，有助于我们站在一个新的高度，在整个文献而不是局限于文件或狭义的档案范围内，全方位审视和充分发挥文献原始记录性作用。若看不见文献的广义原始性，往往会把档案看成是只能由文件转化而来，不恰当地一概否认口述档案、缩微档案、电子档案和在特定的情况下部分书报刊、内部资料等可以转化为档案。陈兆祦教授在谈到20世纪50至60年代我国区分“档案”与“资料”、“技术档案”与“技术资料”的讨论的局限性时指出：这种讨论“影响了人们对‘档案’与‘资料’的深入认识。其中最大的一个问题，就是人们往往将图书、报纸、杂志一律归入‘资料’，而未能将一部份具有档案价值的图书、报纸、杂志和其他印刷品归入档案。”“这种严格划分‘档案’与‘资料’的后果，就有可能使一部分具有永久价值的公文、文字材料、图纸、图片、录音带、录像带、照片、影片等未能作为档案保存在档案馆里。因此，我主张除了本单位订购的图书、报纸、杂志以外，不易区分‘档案’与‘资料’的其他各种记录有信息的材料，主要看它是否具有永久保存价值，有永久保存价值的看作档案；否则可作‘资料’。这样，从整个国家、社会来说，能保证有永久价值的历史记录作为档案永久保存。”（注：陈兆祦：《从中央电视台的“资料”说起》《兰台档案》1998年第4期，第8页。）陈教授的这番话是极有见地、值得深思的。
另外，从档案定义和档案鉴定工作的实践也可以看出，提档案的本质属性是原始记录性是不够妥当的。
由“被定义的种概念＝种差+邻近的属概念”的定义模式可知，被定义概念的本质属性是通过种差表示的。尽管人们在档案概念的认识上存在着分歧，但是绝大多数档案定义，包括认同档案本质属性是原始记录性的同志所下的定义在内，其种差所包含的内容都超出了“原始记录性”的范畴。例如，许多种差中都提到了“具有保存价值的”、“收藏起来”或“保存备查”等方面的内容。至于那些用“原始记录”或“历史记录”作档案属概念的定义其种差就更是清楚、直观地表明档案只是原始记录或历史记录的一部分，并非所有具有原始记录性的文献或只要具有原始记录性的文献都是档案。仅凭原始记录性本身不能构成档案的充要条件。
档案鉴定关键是查考保存价值的认定，其鉴定标准绝不是由原始记录性能概括得了的。具有原始记录性的档案的前身（如，文件）和过期失去保存价值、需要销毁的“档案”都不是严格、科学意义下的档案。
许多同志坚持档案的本质属性是原始记录性这一提法，主要原因可能来自两个方面：一是现实语言习惯中时有将“本质属性”中的“本质”与“根本”或“最重要”等词语混用的情况（或者说“本质属性”有两种不同的含义），受其影响，人们自觉不自觉地把档案界最为重视的属性——文献或档案的原始记录性——当成了具有区别档案与非档案意义的档案本质属性。二是对有的“图书资料同时是档案”这一类档案与非档案文献之间存在着相互交叉的过渡带现象缺乏较为深刻的认识。
综上所述，原始记录性虽然是档案最重要的属性，却不是所有档案文献共同具有的、区别于包括文件等在内的一切非档案文献的属性，不宜简单地讲它是档案的本质属性。
二、档案的本质属性是“备以查考性”
档案是备以查考的文献。档案的本质属性就是“备以查考性”。
档案是在其特定的形成过程、特定的形式和满足特定的需要三位一体意义上根本区别于非档案文献的，“备以查考性”的基本含义可以由此来加以认识（注：伍振华：《档案的本质属性是什么》，《四川档案》1992年第6期，第13页。）。或者说“备以查考性”包括前提、动机和行为三个方面：作为证据或依据而具有保存价值，为了要实现这种价值和保存起来且形成了档案这类文献的外表特征。（注：伍振华：《传统档案定义方式并没有陷入困境》，《档案学研究》1996年第2期，第14页。）。
与“原始记录性”相比，“备以查考性”有四个显著特点：第一，以文献所具有的广义原始记录性为基础，拓宽了档案的外延。第二，突出了原始记录性的查考价值。第三，一个“备”字，强调了档案属性中档案形成者或收藏者的主观能动性因素，与档案工作把查考价值放在第一位来加以考察、保护和利用以及赋予了档案具有“身份”，确认标记性质与管理作用的档案外表特征等实际情况相吻合。第四，内涵更为丰富，适用性更加广泛而长远。
辞书中“查考”一词的定义为“调查考究，弄清事实”。查考的内涵与查阅不同。一般图书资料的利用，我们通常讲“查阅”，侧重于利用文献内容的知识性、教育宣传意义、参考借鉴或欣赏消遣价值。而富有档案特色的利用，往往讲“查考”，侧重把档案作为客观的历史物证来利用。
每一文献个体都存在是否具有查考保存价值和是否已经备以查考之分，这种区别正是划分档案与非档案的重要尺度。人类之所以要把档案与其他文献区分开来，国家之所以要建立起专门的档案事业，其不可缺少的考虑就是要让具有查考保存价值的文献更好地发挥保存社会记忆的功能——查考作用。每一种文献都负有不可缺少的基本使命，对档案而言，最富有特色的属性表现为它的首要作用在于满足查考需要；文件则是作为组织（广义）履行职能、处理（管理）事务的具有现行效用的工具；而其他种类的文献是供传播知识、宣传教育、信息交流、参考借鉴或娱乐消遣等使用。几乎所有的出版物都是供一般宣传、交流、教育或消遣等等使用而未被称作档案；而作为样本保留的部份，由出版单位、档案部门或作者等收藏以备查考则视之为档案。文献工作实践中这种性质的现象从一个侧面清楚地表明：“备以查考性”就是档案的本质属性。
总而言之，所有完备意义下的档案无一例外具有“备以查考性”；凡是具有“备以查考性”的文献都是档案。“备以查考性”是区分档案与非档案文献的充分必要的条件。
有些同志对“档案是备以查考文献”。这个定义提出各种各样的质疑：保存在档案馆（室）里的那些根本没有查考价值的文献是不是档案？定义中只强调查考价值会不会埋没了文献的其他价值？有查考价值而没有“备”的文献是不是档案《中华人民共和国档案法》中对档案的界定不是没有“备”的限定因素吗？定义中的“备”是否有含义不明之嫌？
笔者认为，任何一个定义所起的正面作用都是以理性的理解和使用为前提。定义者需要努力使定义简洁明了，却不能杜绝被误解或误用。不存在对任何人、任何事或在任何时候都绝对没有任何查考价值的文献，只有没有保存价值的或不再需要备以查考的“档案”。这种“档案”不是具有科学意义下的档案，所以需要对超过保管期的部分进行鉴定，需要销毁那些名存实亡、实质上已是废物的“档案”。
档案定义不可能同时揭示文献的多种价值，否则档案的本质属性便得不到突出，定义也将失去应有的作用。档案的其他价值并不会因为强调档案的特征而被否定——定义写得分明：档案是一种文献，具有文献的共性和作用是档案应有之义。
对客观上确有档案价值的文献，在“备”之前，宜另有专有名称，如可以称之为档案材料。笔者不赞成像许多同志主张的那样，一概不加区分地把它归入档案范围。因为档案材料与科学完备意义下的档案存在着重要的区别：第一，在一般情况下，由于没有经过鉴定，未“备”的文献的查考价值未经确认，不被认可。第二，未“备”的文献往往处于文献之间彼此历史联系不明和形成背景不清、无管理或管理不善状态，不利于文献的安全和充分发挥查考价值的作用。第三，档案由非档案文献直接转化而来，与其他文献有着广泛而又密切的联系；若无任何整理留下的档案外表标识，则难以直观、便捷地使确有档案价值的文献与其他非档案文献区分开来。例如，没有“备”，我们何以区分出版物中作为档案保存使用的样本与作为非档案保存使用的普通出版物之间的界线呢？“备”的意义是巨大的。从宏观上来说，否认“备”，在很大程度上意味着对档案工作的否定，就不可能有科学意义下的档案。区别档案材料与档案两个概念的主要目的在于将档案材料及时归档，并非是为了把它们排斥在外。当然，话说回来，并非所有场合都有必要严格区分档案与档案材料的界线。关于《中华人民共和国档案法》中有关档案范围的规定，并不是在给一般档案概念下定义。这个规定无疑是正确的，符合国情的。一切被认定为对国家和社会有保存价值历史文献，都属于“备以查考”的对象，无论是档案还是档案材料都应该纳入法律的保护之下。顺便提及，有人提出，对出土的文献或新发现的陈旧资料，有的不知其“备”否，难以断定是否为档案。在这种情况下，笔者觉得只需判定有无档案价值，问题就可得到解决。若有，至少属于档案材料；如果再作为档案保存起来，就成为完备意义的档案。
的确，“档案是备以查考的文献”中的“备”内涵较浅，这是给一般档案概念下定义的需要。把一般档案概念定义妥当后，对各种其他档案概念进行定义、赋予“备”更深的内涵就方便了。
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