自然资源部第二海洋研究所,浙江省杭州市,310012。
摘要:OA系统是在多项技术融合的基础上发展而来,涉及到信息技术、网络技术及工作流技术等。OA系统凭借自身强大的优势应用于信息化建设当中,不仅提升了工作效率与工作质量,还有效的改善了办公成本居高不下的问题。为此,文章对OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用进行了分析,科研院所办公信息化建设对OA系统的应用主要体现在审批管理、公文管理及档案管理等几个方面,真正做到了无纸化办公,使得办公流程更加规范,达成了信息共享的目标。因此,应用OA系统进行办公信息化建设势在必行。
关键词:OA系统;科研院所;信息化建设
如今,计算机技术的发展速度不断加快,网络技术也在原有基础上取得了长足的进步,这些都给办公信息化建设带来了一定的冲击,使其朝向自动化的方向发展。科研院所的工作任务繁杂,涉及科研、产业化及教学等诸多内容,要想提高科研院所的办公效率,必须强化电子政务,引进先进的技术与手段完成信息传递及收集等诸多繁琐的内容,在保障办公水平的基础上,提升工作效率。OA系统正是在这种背景下,应用于科研院所办公信息化建设当中,起到了不可忽视的作用。
一、OA系统的作用和价值
(一)优化工作流程
效率过低的问题普遍存在于各行各业行政管理工作当中,科研院所也同样如此。因审批流程过于繁琐,长时间无法提升工作效率,虽然不能完全避免上下级之间进行的审批,但可做到并联审批,也就是说利用并发的方式优化同一级别中的审批流程与审批环节,省略繁琐的审批程序。另外,可结合OA系统的提醒、催办等功能,利用系统的约束作用,给予审批环节限定的时间,做好监督与管理,从而提升工作效率,优化工作流程。科研院所使用OA系统后,明显改善了审批程序过于繁琐的问题,避免了重复性的工作,不仅有利于提升工作效率,还可节约工作时间,避免人力资源浪费。
(二)远程移动办公
任何文件下达前,都需要得到领导审批,而领导经常会因为开会、出差等原因无法及时审批,长此以往,诸多文件被积压下来,严重影响工作进度。OA系统不仅打破了传统办公业务中的瓶颈问题,也突破了时间与空间上的限制,为行政审批工作提供了更大的便利。除使用手机、平板电脑、笔记本电脑等移动终端通过互联网直接登录OA系统进行审批的方式外,考虑到科研院所工作的特殊性,还可利用VPN加密通道远程与内部局域网连接的方式,在保障信息安全的同时,及时审批文件,最大限度提升工作效率。
(三)信息的公开与共享
相对于其他工作来说,公文管理较为繁琐,涉及到拟稿、审批、制文、传阅、归档等细节性的工作。以往的公文管理中,只有经办人员才可了解到公文的内容,信息相对闭塞,各个部门之间很少有沟通和联系,协调性较差。使用OA系统进行办公信息化建设后,科研院所真正做到了信息透明、公开共享。不涉密的文件可在内部流通,接受相关人员的监督,搭建了信息共享平台,省略了很多繁琐的环节。各个部门之间的联系日渐加深,有助于形成合力,为科研院所办公信息化建设助力。
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二、OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用
科研院所应用OA系统后,有效简化了繁琐的工作环节,构建了全新的工作体系,改善了办公质量与办公效率低下的问题。科研院所行政管理工作主要涉及到审批管理、公文管理及档案管理等几方面内容。基于此,科研院所应用OA系统时,应综合考虑行政管理的各项内容,使其贯穿于各个细节当中[1]。
(一)在审批管理中的应用
科研院所审批管理包括盖章用印审批、各类资质证书的使用申请审批、劳务派遣、临时用工审批、仪器设备购置审批等涉及各个管理部门的各类审批。部分审批工作不只涉及到一个部门,可能需要与其他管理部门之间共同完成,因此,需要多个部门共同审批,如重大事项,还需单位分管领导或主管领导审批同意后才能执行。以仪器设备购置审批为例,申请人通过OA系统填写完申请表后,系统根据申请人身份信息自动将申请表发送给其部门领导,经部门领导审批同意后,系统将该申请表同步发送给仪器设备管理部门和财务管理部门审批,最后再交单位分管领导审批。相较于以往纸质审批,OA系统省去了科研人员拿着申请表挨家挨户找领导签字的麻烦,真正做到了让科研人员从繁琐的行政审批事务中解放出来,把更多的时间、精力投入到科研工作中去。
(二)在公文管理中的应用
相对于其他工作内容来说,公文管理应用OA系统的频率更高,是OA系统的重要功能。传统的公文管理,通过纸质文件制作公文,手写拟稿,经由送文、取文、审核等多个程序,每个程序均需相关人员签字确认,公文制作完成后,还需人工传阅,一层层,一级级,整个过程繁琐且复杂,耗费了大量的人力和时间。在长时间的运转过程中,会出现多种不可预测的因素,办公人员很难全面把控公文流转的各个环节,遇到不可控的因素后,极有可能停滞不前。OA系统的出现,很好的弥补了上述不足,先进的互联网技术使公文管理实现了无纸化的移动办公,相关人员利用互联网及移动终端即可在线修改、审批公文。然后根据传阅流程,实时监督公文的流转环节,管理人员利用互联网即可监督文件的动态传阅,催促公文办理,不仅节省了人力与物力,还有效提高了工作效率[2]。
(三)在档案管理中的应用
档案管理是科研院所的重要组成部分之一,准确记录了科研院所进行的各项科研项目和行政管理事务活动,因此,档案管理的重要性不言而喻。科研院所始终高度重视档案管理工作,但管理质量有待提升。通过引进OA系统,搭建数字化的管理平台,使得档案管理朝向科学化、规范化的方向发展。如今,档案不仅局限在纸质文件中,还可利用相应的扫描仪器完成录入和识别,最终储存于计算机设备当中。另外,计算机设备也可代替人工的方式完成编目、排序及检索等内容,省略了传统档案管理中繁琐的整理环节,收集与归类工作的效率大幅提升[3]。
通过OA系统创建的电子档案以及其精细化的检索功能,只要输入相应的关键词,即可完成电子档案的查阅与处理。此外,OA系统还能根据办公对象给予适当的权限,可利用技术上的优势,明确划分操作范围,最大限度保护数据,以免数据丢失或泄露后引发严重的后果,使得整个科研院所的信息化建设更加平稳、可靠。
总得来说,OA系统办公系统基于成熟的办公技术打造出了全新的办公模式,融合电子签章技术、文档批注技术及工作流技术等,做到了优势互补,给用户带来全新的体验,达成信息公开、流程规范的目标,并在工作效率及办公成本上弥补了传统办公模式中的不足。在OA系统大力应用的背景下,科研院所的工作人员也发生了较大的转变,逐步摆脱了传统理念带来的束缚,转而在信息化建设上投入更大的精力,不断提升应用水平,使得OA系统发挥自身的利用价值,为科研院所办公信息化建设做出应有的贡献。
参考文献:
[1]李晓艳.企业信息化建设中OA协同办公系统的应用[J].电子测试,2018,No.395(14):132-133.
[2]王晓妮.移动OA系统在高校信息化建设中的应用与实践[J].办公自动化,2016,21(15):52-53.
[3]崔娟.浅析OA协同办公系统在企业中的应用[J].信息通信,2018(3):181-182.
作者简介:吴炜杰(1985-),男,汉族,大学本科,工程师,籍贯:浙江省杭州市,研究方向为安全、保密、办公信息化等综合行政管理。
论文作者:吴炜杰
论文发表刊物:《科技新时代》2019年7期
论文发表时间:2019/9/9
标签:系统论文; 科研院所论文; 公文论文; 繁琐论文; 工作效率论文; 信息化建设论文; 工作论文; 《科技新时代》2019年7期论文;