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摘要：随着当前社会科技技术的发展，信息化已经成为当下的主流。对于一个企业来讲，做好文书工作以及档案管理是非常重要的。信息技术的发展也对办公室档案管理的模式产生了一些深远的影响。关于办公室文书档案管理这一工作也即将发生颠覆性的改革。本文章从办公室文书档案管理的现状入手，结合文书档案管理工作本身的特质，分析目前档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出改善的措施，希望可以更好的解决办公室文书档案管理的相关问题。
关键词：文书；档案管理；办公室
为了在根本上全面提升办公室文书档案管理工作的效率，使工作过程中各项工作都有效展开与运转，需要有效的记录各项管理工作，而办公室的文书档案一般就充当着保存相关行政、党务管理资料的职责，因此，要想在办公环境中全面实现文书档案管理效率，就需要在文书档案管理这个管理环节中，更加专业地收集文件信息，并进行整合和分类。
1.当前办公室文书档案管理中存在的缺点
1.1缺乏对办公室文书档案管理工作的重视
一个工作项目要想顺利开展，最重要的是要先得到领导的重视。在当前大部分企业的档案管理工作中，缺乏对于文书档案管理工作的宣传，其中很大一部分原因主要是因为有一些领导认为文书档案管理只要有人在管理就可以，没有从思想上意识到档案管理对于一个公司运行的重要性，在队伍人员建设方面没有专业性.这也就最终导致文书管理工作人员在工作过程中无法认清自己的职责，档案工作人员的日常工作量中本身就已经很大了，一旦再加上对档案管理工作认知不透彻，就会不愿意浪费时间和精力去做指导工作，最后导致所负责的档案信息管理工作发生滞后现象。还有就是办公室文书档案的相关设施不够完善。大多数企业都会把档案库建在公司库房的最底部，这些地方因为常年见不到阳光，缺乏通风，导致空气粘腻发霉。大部分非常陈旧的纸质档案容易因此损坏，造成数据的丢失，对办公室文书档案的管理工作的正常开展非常不利，所以迫切需要提高对于办公室文书档案管理的建设力度。
1.2办公室文书档案管理人员缺乏职业素养
因为现在的大部分办公室文书档案管理都无法得到所在企业的领导重视，所以在很多企业中并没有设置专门的人员来管理办公室文书档案，因为没有专业对口的管理人员，所以这些工作通常就是由办公室的办公室秘书或者办公室的其他非相关工作人员兼任。这样不仅增加了其他职员的工作内容，而且也并不能保证办公室文书档案管理的效果，在这种情况下，办公室文书档案对一个企业的发展自然是不能发挥其原本应该发挥的作用。甚至有些企业都没有正式的档案存放地点，只是随便找一个无人使用的废弃办公室存放。在公共区域存放，又没有特意安排相关管理人员，这就导致并没有人真正的清楚档案管理的工作职责，最终，就会导致档案管理工作得不到发展和进步。
1.3缺乏专业的办公室文书档案管理规则条例
办公室文书档案管理并不是简简单单对资料和数据进行收集、记录和整理，档案管理需要对已有的纸质的书面材料进行整合、分类，可以是为企业后续的发展和规划提供借鉴价值为目的是工作，严格来讲，这是一个非常复杂且精细、需要十足耐心的工作。所以，办公室文书档案资料管理的规范化尤其重要。有一些办公室的文书档案整理工作只是将所有的纸质材料胡乱的装订在一起，并没有形成统一的格式，也没有规范化的流程，很难区分每一个文书档案属于哪个类别，所以当有人需要查阅这些相关文档时，就会面临相当大的困难。由此可见，制定科学有条理的办公室文书档案管理条例是非常有必要的。
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2办公室文书档案管理工作的相关解决办法
2.1加强对办公室文书档案管理工作的重视
针对当前大部分企业对办公室文书档案管理工作缺乏重视度的情况，首先，应该加强领导对办公室文书档案管理工作存在的必要性的认可，相关领导和负责人必须首先认可办公室文书档案管理在整个企业的发展过程中所占据的重要地位，从内心深处转变思想，对办公室文书档案管理工作的发展和建设给予资金的支持。通过这些外在的措施，使办公室的其他相关工作人员也意识到办公室文书档案管理工作的重要性，提高工作的责任感。把办公室文书档案管理工作摆在和其他工作同等重要的位置上，付出同等的精力一起协调管理。并且针对不同的岗位招聘专业的工作人员，每个人有自己的工作，每个人负责好自己应该负责的工作。还有很重要的一点就是，要建立专门的文书档案保存室。这样才能更好地确保文书档案的完整性和可用性，并且档案室需要建立在通风、干燥、且照明条件良好的环境中。
2.2培养相关档案管理人员的专业性
首先，领导或人事专员在招聘时，就应该加强对于招聘人员专业知识和技能的要求，选出综合素质比较高的入职人员。其次，对于已经入职的工作人员，应该经常进行专业素质的培养和进阶，由公司提供专业的人员对其加强理论和实践指导，培养办公室文书档案管理人员建立较强的档案意识，抛弃固有观念中对于档案管理的理解，提高自己对于管理工作的热忱，提升自己的专业技能，最终提升整体工作团队的专业性。最后，需要制定明确的遵守细则，规范相关的规章制度，更好的检查和督促档案整理工作的进行。在具体的档案管理过程当中，将责任细分到每一个人，激发工作人员的责任感和事业观，并且制定一些相关的奖励规则，当办公室文书档案工作稳定发展时，给予相关工作人员一些适当的奖励，使相关工作人员更加积极的参与到以后的档案管理工作当中。
2.3规范办公室文书档案管理工作
对于办公室的文书档案管理人员来讲，需要相对规范的进行相关文书档案的管理工作，在工作的过程中，需要根据每一个文书的具体内容对其进行分类规划，从各个方面各个角度全面而且详细的进行分解、整合，使档案读起来更加清晰明了，找起来更加方便快捷，科学化的对文书档案进行管理。如果是采用电子方法记录时，应该注意格式方面的统一性，符合现代化文书管理的一些具体的基本要求，最大可能的保证办公室文书档案的完整性和可查性。利用先进的计算机科技技术，更加科学先进的管理办公室文书档案，规范化操作流程，给企业的不断发展贡献一份力量。
结束语
一个企业要想有效的提高自己的市场竞争力，需要频繁的查询企业的相关文书档案，总结经验和教训做出更好的决策。所以办公室文书档案管理工作在一个企业的发展过程中有着至关重要的作用。在办公室文书档案管理中，不仅要重视档案管理的相关工作，而且还要加强档案管理工作人员的专业素质。利用不断发展的现代化科技手段，适应时代变化，不断更新办公室文书档案管理的工作方式，最大化的利用企业的现有资源，全面优化事业单位的历史信息，推动企业全面发展。
参考文献
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论文作者:苏妮
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/9/2
标签：文书论文; 档案论文; 办公室论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 工作论文; 企业论文; 《基层建设》2019年第11期论文;