从保管角度谈档案的安全和长期效益问题——十年前“生产日报单案”的讨论及启示，本文主要内容关键词为：十年前论文,启示论文,效益论文,角度论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1995年《山西档案》组织了一场关于“生产日报单失窃案”的讨论。十年之后，我们重读这组文章时，感触颇深。我们认为，对于生产日报单是否属于档案的讨论，《档案法》是否不够完善尚需改进的讨论，都是对这起盗窃事件所带来的关于档案学以及《档案法》中一些问题的探讨，而引起所有这些事件的根源，则在于生产日报单的失窃。我们姑且放下生产日报单是否是档案不说，该企业对于生产日报单这些文件资料保管工作的薄弱是令人深思的。
在当今社会主义市场经济体制不断完善的情况下，企业内部档案工作的重要性日益凸现出来。档案工作虽然不直接创造经济效益，却对企业的长期效益和长远发展有着至关重要的作用，其中，保管工作占据着重要的地位。十年光阴转眼即逝，但我们认为这起事件以及后来的影响带给我们关于档案安全保管的问题是有诸多启示的。
一、档案的安全和效益问题必须从文件做起
对于保管工作来说，首先就涉及意识的转变，不能只关心档案本身或狭义档案的管理工作，对立卷归档之前的工作一概不问；而是应当清醒地认识到，文件和档案只是同一种事物在不同发展阶段的不同称谓，两者在本质上并没有区别。非要强行地在“文件”和“档案”之间清晰地划出一条分界线，并以此来规定自己的工作范围及工作任务，从发展的眼光看，是不可取的。
有人会认为，档案工作者只要管好自己的档案就行了，为什么还要去管文件工作？其实这部分人的思想就停留在以前“狭义文件”或“狭义档案”的观念上，没有及时转变，没有认识到“大文件”概念相对于这些狭义观念的进步和超越之处。当前在档案学界比较有影响力的文件生命周期理论从理论角度解决了文件和档案之间的关系问题。该理论是描述文件运动过程及其特点的科学理论，主张将文件的运动过程划分为现行阶段、半现行阶段和非现行阶段；而我国曾三同志所提出的“档案价值形成规律”，亦是主张将文件(档案)运动过程划分为文书部门、档案室和档案馆三个阶段。这两种理论表面上不一样，但其内在本质却是一致的，都是对文件运动过程和规律正确而又深刻的认识，即文件由形成到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，文件的整体运动过程因价值形态的变化可分为若干阶段，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间具有内在的对应关系。[1]这两种理论都摒弃了传统的“文件”与“档案”的狭义思想，放眼于文件的整个运动过程，对文件运动进行了本质揭示，因而较好地解决了文件与档案的关系问题。由此看来，文件生命周期理论与“档案价值形成规律”有异曲同工之妙，完全可以作为我们处理档案保管工作意识转变的理论依据。
建立在这样的理论基础上，我们在实际档案工作中可以实行文档一体化管理，即从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。[2]文件生命周期理论告诉我们，文件到档案的运动过程是一个前后衔接、相互影响、不可分割的整体，前者质量的高低对后者有直接影响，后者又对前者有直接的继承关系。文档一体化就是要使档案工作者将眼光放远，不再只在立卷归档的环节上做文章，而是实行前端控制。前端控制，是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件生成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。[3]这样就会使最终转化为档案的文件在现行阶段就逐步走向规范化、合理化，保证以后进馆档案的质量。
需要说明的是，文档一体化和前端控制的理念，不仅适用于办公信息和电子文件的处理，而且可以扩展到不同门类、不同载体的文件档案的处理。另外，实行前端控制，档案部门就必须根据实际情况扩展自己的职能，使各类文件管理系统都能与档案管理系统通过接口紧密衔接，实现真正意义的一体化。
二、加强安全意识
无论什么事情，安全总是第一位的。企业文档的安全工作，是直接与企业经济效益相联系的。除却人为泄密，企业文档保管好了，企业的商业秘密就不会泄露；保管不好，则后果不堪设想。
从10年前生产日报单被人偷盗一案中，我们不禁惊讶：对关系企业技术秘密的生产日报单，只是随随便便地放在生产车间，也没有任何的防盗措施，以至于花个上厕所的时间便可以让偷盗者轻易窃取。
深入分析，出现这种局面的重要原因就是企业缺乏对文档保管的安全意识。企业文档，特别是企业技术秘密文档，一旦泄密，将会给企业产品生产、销售带来巨大威胁，而企业文档的安全，一方面包括档案实体的安全，另一方面则包括档案信息内容的安全。文档实体的安全是文档信息内容安全的载体保障，文档信息内容安全则是文档安全工作的核心内容，两者相互依存。因此，两方面的安全都不能放松，而且要“两手抓两手都要硬”。
文档实体的安全保管，一定要有科学的、规范的、现代化的库房，既要有实用、经济、美观的外在保管建筑或是保管场所，库房内部又要符合“八防”[4]要求，同时还要有严格的岗位责任制和库房管理规章制度，不能随便将文档堆砌在生产车间或是公众场合。对于文档信息内容的安全，除了要防止人为泄密之外，更要重视在电子环境下，文档形成保管系统的安全，尽量避免人为的操作失误，做好文档的备份工作和系统灾难恢复工作，防止计算机病毒对文档管理系统的侵害、防止“黑客”入侵。
做好企业档案的安全工作，前提是要让企业，特别是企业领导认识到文档保管工作的重要性。有了领导的文档意识，企业文档工作的安全工作自然是水到渠成。
做好企业文档的安全工作，要让企业认识到文档的重要性。在国际市场经济和我国加入WTO的大背景下，我国与世界各国的经济贸易快速发展，我国产品凭借价廉物美，出口额快速增长，迅速占领国际市场，同时，一些国家为了保护其国内同类产业，越来越多地采取反倾销措施，提高产品税率，影响企业出口。国外对我们出口商品的反倾销，以欧、美为主，涉及出口金额数百亿美元。而且案件涉及的商品范围越来越广，包括化工、钢铁、机电、机械、建材、医保、食品、农产品等在内的十多个行业。由于国外频繁对我国出口产品进行反倾销调查并实施反倾销措施，我国出口产品在国际市场份额严重萎缩，有的甚至退出市场，国内企业遭受的损失巨大。我国企业只能按照国际贸易规则沉着应对，走积极应诉之路，积极而有效地开展对外应诉工作，不断提高应诉水平，以达到维护自身合法权益。“应诉国外反倾销的两道重要程序都需要完整齐全的原始档案资料，一是公司基本情况、出口销售情况、国内销售情况、财务和成本情况四大部分的调查问卷，填写内容基本上以档案资料为基础。二是向应诉企业发放调查问卷的基础上，抽一定数量、有代表性的几家企业进行实地调查取证，根据现场核查情况最后确定是否立案，如构成倾销则裁定最终税率。”[5]所以现场核查往往比较关键，是裁定企业的出口税率的最主要依据，而现场核查需要调阅大量的原始档案资料，原始档案资料的齐全、完整程度就决定了核查的成败。而这个时候，文档的安全工作对企业来讲更是重要了。
做好企业文档的安全工作，还要文档部门自身的努力。随着计算机的广泛应用，社会信息化进程加快，而且“文档一体化”的趋势不可阻挡。这样对于文档部门来说，做好文档安全工作，必须加强对档案的“前端控制”。这是电子时代对企业文件、档案管理的必然要求，也是做好企业文档安全工作的必然要求。
三、树立长远效益观念
档案的保管工作关系到该单位的整体效益，而对于企业来讲尤其如此。首先是直接效益，企业生产日报单被偷，直接影响了该厂的正常生产，该案按照法律程序，逐级上报，化工厂就要分出人手来专门负责这个案件；又要承担相应的法律诉讼费用，在很长一段时间内，都费时费力，造成人力物力的极大浪费；而生产日报单属于技术资料，其中包含了大量的技术秘密。技术秘密是一个企业赖以生存的根本，是能够保证企业立于不败之地的保证，当今风行于全世界的可口可乐公司的饮料配方，是可口可乐公司称霸于可乐领域的命脉所在。可以毫不夸张地说，这些技术资料泄密之时，也就是这个企业的垮台之日。这些有可能会转化为企业档案的企业技术秘密资料，一旦出现保管不善的状况，给企业造成的眼前的经济损失，将会触目惊心。
而因为档案的保管不善给企业带来的长远效益的损失，更是不可估量的。就本案来说，第一，被偷的生产日报单里面包含的技术秘密都已经被精心整理过，偷盗者虽然被抓获，但是他们完全可以把数据记入大脑，在一定时候应用于生产或者进行成果转让，变相生产赢利。而即使承诺不泄密不生产不转让，也给被偷企业带来了很大的生产威胁，导致工厂企业这项生产项目最终取消失效，浪费生产者几年的研究心血和人力物力。第二，从保管档案的长远效益来讲，这些技术资料即使现在不发挥作用，并不代表将来不发挥作用。作为企业来讲，其产品生产都是有一个过程的，在这个过程中，各个阶段的档案材料都要得到最有效的保存，一来可作将来查考之用，如果在继续投入生产过程中出现了某种问题，都要随时找到第一手的档案材料来查证和帮助解决；二来即使当今不用查考这些档案，妥善保存，仍可为将来企业改进技术而服务，任何一项技术的改进都是需要前一阶段或者说已经有过的类似的技术来作为基础和指导的。眼前的这些看起来无关紧要的生产日报单将来很有可能成为技术改进的最重要的参考资料，如果不慎丢失或者保管不善，这第一手的原始资料是不管怎样都无法重现再造的。当科技档案的重要部分不完整时，次要部分往往被提到重要的位置上来。小小生产日报单，到了真正发挥作用的时候，往往会是釜底的最后一片薪——有它不起眼，却又绝对抽不得。
由此可见，档案的保管工作必须引起重视。档案事业可持续发展战略所追求的目的是发展与持续两目标合取的最大值，它要为当代人之间、代际人群之间提供平等发展机会和条件。所以，它从根本上要求兼顾档案的保管和利用，使之成为可利用的永久资源，以实现当代和后代档案资源共享。但由于档案工作具有产生效益周期性长的特点，决定了有时候人们只看眼前效益而忽视对档案的长期保管。其表现有二：一是在判定档案的有用性时只考虑当前的需要而缺乏长远的眼光；二是在考察档案被利用状况时只看重时下的情况而疏于对未来的预测。[6]档案作为社会发展过程中的财富和资源，与其他资源有所不同，它不像货币交换，当时买当时卖，效益就在当时，也不像炉中之煤那样，一旦投入烈焰熊熊，就能发出热、发出电，带来火车奔驰、机声轰鸣，档案作用的发挥，是通过它对现实和未来发展的凭证、依据、参考、借鉴作用而实现的。最后，技术改进离开历史上形成的档案材料，就无法实现。而当档案被有效利用，取得了显著的经济效益或成果后，人们往往注重效益或成果本身，却容易忽略被参考、被借鉴的档案。
我们有足够的理由来要求社会各界来提高保管档案的意识，要求法律法规的完善和对档案保管的充分保护，但哲学有内因外因理论，从自身做起才是根本。档案鉴定工作是和保管工作密切相关的，我们要全面地预测每份档案在科学、技术、政治、经济、文化、军事等各个方面的作用，鉴定工作要逐层深入，在鉴定工作完成后必须进行最后的审查复核。对于科技档案尤其如此，鉴定档案价值不能“一锤定音”，必须坚持复核制度，在复核过程中如果遇到疑难问题或是吃不准的文件，要进行集体“会诊”，以防止一时疏忽而造成“错判”，导致不良后果。[7]
我们可以尝试改革保管制度，比如规定，技术资料由专人保管，培养他们起码的档案保管意识；可以对不慎泄漏档案秘密或者造成档案不安全的行为做出相应的惩罚，甚至可以提高保管档案的意识到一个关乎企业生死存亡的高度来强调。对于档案工作效益的隐蔽性特点，我们档案工作者应该努力提高效益的明朗度，树立档案工作全面效益的新观念。如果说档案工作效益的隐蔽性特点是一种客观存在，那么传统的片面效益观则大大地加大了它的隐蔽性程度。我们要倡导用整体的、全面的、发展的观点来认识档案工作效益，并加强对档案工作效益隐蔽性特点的研究和宣传，让人们在接受档案工作效益的隐蔽性这一事实的基础上，有针对性地揭开其隐蔽的面纱，去全面把握和正确认识档案工作效益。[8]档案部门是档案意识相对较强的部门，如果都不重视保管工作，要求社会上来重视无异于缘木求鱼；而各个企业单位作为档案的直接拥有者，如果不善待档案，直接经济损失不利于企业，长远效益的受损更是难以估量。有时候，企业的生存与可持续发展，仅仅取决于一份完全不起眼的档案。树立保管档案的长期效益观念，功在当代，利在千秋。
标签：企业档案工作规范论文; 档案管理系统论文; 文档管理论文;