摘要：档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案利用。
关键词：档案；管理；利用
档案管理的流程，对于造价咨询公司来说，收集、整理、归档、利用比较重要。目的是为加强和规范企业档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。
1 如何使档案收集完整
档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，做好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。那么，需要收集什么类型的资料呢？
凡是能准确反映企业各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。
工程造价咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审定到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。该文件和材料又分为成果文件和过程文件两类。成果文件应包括工程造价咨询企业出具的投资估算、设计概算、施工图预算、工程量清单与审核报告等。过程文件应包括编制、审核和审定人员的工作底稿、相应的电子文件以及企业内部管理形成的各种能够反映该项目经过严格审核的资料。企业内部的管理形成的资料由于各企业的管理制度不同，所形成的资料也有所差别。以我司为例，我司内部严格执行三级审核制度，从接到项目到完成项目并将资料归档都有一套严谨的程序，因此，我司形成的过程资料除了工作底稿和电子文档之外，还有任务下达单、资料接收单、联系函、现场踏勘记录表、三级复核表、对数记录表、成果移交单、资料移交单、业主评价表等一系列资料。
档案的收集，是一个需要坚持与忍耐的过程。档案并不复杂，但是特别多，这种时候常常会让人生出烦躁的感觉，甚至让人抓狂，然后就会想要放弃。因此，坚持与忍耐，是档案管理人员必备的素质。当然，坚持下来的人，也锻炼到了自己，面对庞大的工作，不会首先就想到放弃，而是该如何更好更快的处理。
档案的收集，也是一个合作的过程。一份档案的形成，往往需要几个人同时解决。项目负责人是主力，其他人员是辅助。因此，配合让档案的收集进行更加顺利，如果一个人单打独斗，那事情就会变得复杂而繁重，这样既浪费时间也浪费精力。
档案的收集，同时还是一个不放弃的过程。想要将档案资料全部收集齐全，并不是一件轻松的事情，有时候是成果文件还卡在业主那边走流程，有时候是项目负责人忙于其他项目而忽略了该项目的归档问题，这个时候，就需要档案管理人员不停的去催促项目负责人及时移交档案进行归档。这个过程，要有耐心，要执着。所以，档案管理人员在这个过程当中不能放弃，守得云开见月明，胜利终究会降临。档案管理员从档案柜夹道欢迎的廊道里走过，一排排整齐的档案站立在档案柜里，档案管理员就像首长阅兵一样，看着自己整齐划一、昂首挺胸的档案兵，心里美美的。
2 档案资料的整理
收集回来的档案资料需要分类整理。进行档案整理的同时建立项目台账，以便实时的查找跟踪该项目资料的检索、借阅管理和综合利用。档案管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好整理、立卷、归档工作。
3 档案资料的归档与借阅
造价咨询企业应建立专门的档案室，并配备并配备专业人员进行管理。
档案编制借阅表，当借出和还回时都必须填写，并经使用人和保管人双方共同签名。
档案专管员和公司工作人员均应遵守保密制度，严格遵守保密原则，确保档案的安全。
经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册；档案销毁，必须严格执行审批制度。
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4 档案资料的利用
档案利用是档案工作的根本目标，也就是让档案“活起来”，档案资源只有通过利用才能体现其价值，同时获得增值。工程档案作为工程的原始记录，直接影响到公司的最直接的利益，并最终影响企业的生存与发展。因此，必须加强档案的利用工作。
改变观念，树立档案利用工作的重要意识。加强档案的归档工作，推动利用工作的开展。结合现代技术，采取多种有效方式进行档案利用工作。档案的利用，可能还有公司不甚重视，认为完全没必要。真的是没必要吗？那么，看过下面几个例子，档案利用的重要性就不言而喻了。
2015年10月12日，广东省建设工程造价管理总站发布了“关于印发《广东省工程造价咨询企业信用评价试点工作实施方案》的通知”（粤建造函（2015）189号），广东省的所有造价咨询企业都行动了起来。首要的工作就是整理各种档案，不管是人事档案、资质档案、造价文件档案等等。不管是系统审核，还是专家审核，需要的都是档案资料的支持。没有档案资料，何来的业绩？没有档案资料，何来的证明材料？没有档案资料，何来的3A评价？看看信用评价群里的发言，很多企业在懊悔，为何当初没有重视档案，为何没有好好做好档案工作。
如果说企业信用评价还不能引起重视，那与造价咨询企业息息相关，可以说是关乎着造价咨询企业的生死存亡的投标业务，就能引起造价咨询企业的重视了。工程行业对于资质的要求之高，业绩之重，只要是在这个领域的人都会知道。接触过投标的人都清楚，投标文件是需要业绩支撑的，没有业绩的投标文件显得苍白而无力，毫无说服力，没有说服力的投标文件，基本就是淘汰的命运。对于造价咨询公司来说，投标文件被淘汰，无疑就是对企业的淘汰。
广州每个季度都会进行造价咨询企业综合评价，该评价需要造价咨询企业上传该季度完成的项目凭证，以评定出广州造价咨询企业的评价排名。
上述强调了纸质档案的重要，并不是说电子档案就不重要，相反，电子档案有时候比纸质档案利用更便捷。比如，利用电子档案建立了一个数据库，里面存放了历史项目形成的指标及建材设备价格等信息，方便同事随时查看，以便更好的完成手上的项目。
档案的利用不仅仅体现在企业，也体现在个人。我司某员工15年接到一个医院项目，该项目比较复杂、专业多且专业性强，对于某些问题的处理拿不定主意。他通过查阅公司的档案目录，发现公司有类似的项目业绩，就找到档案管理员处将该项目资料借阅出来参考，经过参照及对比，最后该项目完美解决。
既然档案管理对于造价咨询企业来说那么重要，那么，如何做好档案管理工作？
1、建立健全的档案管理制度。
2、需要公司全体同事的配合。
3、档案管理员需做好本职工作。
认识工程档案的重要性，做好档案管理的工作；及时收集、装订立卷、保管；提供查阅等工作；坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
结束语
本文简单讲述了档案管理工作的流程及重要性。档案作为企业的重要信息来源，关乎着企业的发展。对于需要不断积累的工程行业来说，档案资料就是有效佐证。企业做过什么，做的怎么样，档案资料都能体现出来。不管是投标业绩，还是资质提升，有了档案资料证明，企业才是合格的，或者说是优秀的。档案“活起来”了，企业才能“活起来”。
参考文献：
[1]王建松 论如何做好企业工程档案的归档与利用 云南档案，2007：33-34
[2]建设工程造价咨询成果文件质量标准 CECA/GC 7-2012
[3]建设工程造价咨询规范 GB/T 51095-2015
[4]建设工程造价鉴定规程 CECA/GC 8-2012
论文作者:蓝茂葵
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/1/24
标签：档案论文; 企业论文; 造价论文; 工作论文; 档案资料论文; 文件论文; 项目论文; 《基层建设》2017年第31期论文;