关键词：办公室档案管理；工作效率；提升途径
引言
信息化时代对办公室档案管理的要求越来越高。不仅要充分保障办公室档案管理工作的准确性与便利性，还要为各单位的稳定发展提供正确的引导和推动。为此，信息时代对办公室档案管理工作进行科学的变革与创新，不仅能保障办公室档案管理工作符合时代发展的趋势，还能推动办公室档案管理事业的稳定发展。
1办公室档案管理可持续发展的重要性
在办公室工作中，档案管理具有重要的地位，不仅为各项工作提高了效率与质量，而且为企业的发展发挥着自身的价值。首先，促进档案管理工作的可持续发展。在档案管理的过程中，能够依据档案信息的特点进行储存与管理，确保档案管理的连续性，不断创新管理模式与管理念，用科学合理的管理手段进行管理，既能够满足办公室的工作要求，还能够促进档案管理工作的开展。但是需要注意的是，信息资源的搜集、整理、归纳、储存，每一项工作环节都不是一次性完成的，都是在单位的发展中逐渐整理形成，对此，在档案管理工作中要确保档案信息资源的完整性，及时对信息资源进行整理，避免档案信息出现损坏、丢失、遗漏等现象。其次，在办公室档案管理工作中，需要结合时代促进档案管理工作可持续的发展。要求档案管理人员在日常工作中，在各个环节，都能按照操作制度进行严格的管理，提供信息查询服务，为单位中的各个部门提供方便。
2当前机关办公室档案管理工作面临的不足与困难
2.1行政人员未能形成对档案管理工作的正确认识
首先，长久以来，我国有些单位尚未形成对档案管理的正确认识，大多不重视档案管理的工作，认为就是对档案进行简单的摆放、陈列，导致其档案管理工作存在管理混乱、陈年旧账冗杂，甚至出现管理岗位缺失等现象，给单位日常运转带来诸多不便。如，在对单位进行审核时，因为此前档案管理工作不到位，导致工作量加大，加班加点对所需材料、数据进行重新整理，甚至重新制作缺失的材料造成单位极大的内耗。其次，在审核结束后，办公室档案管理人员未对刚整理好的材料进行妥善安放，导致以后再用的时候，仍旧需要重新进行整理、制作，造成人力、物力的极大损失。
2.2缺乏先进的管理理念
传统的档案管理理念仅仅是对档案资料的存放管理，无法实现对档案资料的有效利用。而档案管理信息化，则是通过利用先进的信息化管理技术，实现对档案资料的及时调出和充分利用。阻碍这一目标实现的重要因素是档案管理理念的落后，使得档案管理工作仍然停滞在档案资料的粗略收集和存放管理方面。同时，管理人员的业务能力与职业素养较低，也是造成管理质量低下的主要原因。
2.3档案管理信息化专业人才匮乏
人才是办公室档案管理工作的核心所在，缺乏相应的专业人才，再先进的技术设施和管理模式也无法发挥作用，从当前情况来看，档案管理信息化建设专业人才严重匮乏，具体来说，是缺乏计算机和档案管理工作同时精通的人才，许多单位并未设立专门的办公室档案管理员，通常是配备兼职档案员，这些人员在单位往往都是身兼数职，无法专注于档案管理工作，更无法谈及信息化建设。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆除此之外，档案管理员还存在年龄结构偏大的问题，其对信息化专业知识相对不足，信息化管理理念落后问题普遍存在，导致档案管理信息化建设程度严重不足。
3办公室档案管理工作效率提升的有效途径
3.1优化档案管理理念
优化管理理念，是档案管理工作可持续发展中最重要的影响因素。首先，需要充分地了解与掌握档案管理工作，明确档案管理所具有的重要意义，对档案管理工作的内容与管理职责都有所掌握，使管理人员在岗位中能够恪尽职守，完全地投入到档案管理工作中。其次，在档案管理工作中，对管理知识进行定期的培训与管理，使办公室内所涉及的所有人员都能具备专业的能力，充分掌握管理知识，并能在现代化的发展中，不断改革与创新档案管理理念及管理模式，把学习到的档案知识正确地运用到日常的工作中，促进档案管理工作的发展。最后，要以档案管理工作为主题，定期开展交流会，针对问题制定详细的解决方案，在商讨的过程中明确档案管理工作的开展方向，促进档案管理工作的开展。此外，需要大力宣传档案管理工作，明确档案管理工作的重要性。
3.2加强对科技档案的妥善管理
目前国家为了加强对科学技术研究档案的管理，充分发挥科学技术研究档案在政治、经济、文化和其他领域中所发挥的作用，档案局和科技部共同修订了《科学技术研究档案管理暂行规定》，在此形势之下，办公室档案管理工作也要积极进行改进，以相关意见为指导完善自身对科技档案的管理体系。首先要办法进行档案整理分析，实施信息化档案管理措施。通过健全档案管理责权制度，确保档案管理责任能够落实到个人头上，能够使人员做到定期收集、检查档案资料，避免档案数据出现失真问题，并且及时完成破损档案的修复。针对声像档案，可以按照规章制度进行技术处理和保存，加强档案借阅和使用管理。
3.3重视人才，提高档案人员信息化专业素养
档案管理信息化建设离不开专业人才的支撑，除了需要引进专业人才以外，还需对当前在岗管理人员加大培训力度，通过引导自学、现场指导、专业培训等形式不断提升档案管理人员的专业素养。对于培训内容，不但做到全面覆盖，同时也要有针对性地培训，除了办公室档案管理信息化知识以外，还需强化计算机网络知识、互联网技术等相关知识培训，以此转变档案管理员的管理理念，提高自身管理水平。
3.4提升保密工作的强度
虽然科学技术的进步给办公室档案管理信息化与数字化的提升提供了基本条件，但是也产生了一系列的潜在风险，为此，提升办公室档案管理工作的保密强度迫在眉睫。在开展办公室档案管理工作时，要对各类型档案资料进行清晰的分类，并根据其具体保密程度进行保存管理。档案资料的保密程度通常分为一般形式、秘密形式、机密形式以及绝密形式。通过结合档案资料的机密程度，采取相应的档案资料管理措施，并对管理人员进行严格的监管，特别是档案秘密等级较高的情况，只有符合审阅资格的人才能对其进行管理，提高档案管理工作的安全性。
结束语
信息技术的发展，为办公室档案管理信息化建设带来了全新的机遇，档案管理信息化建设是社会发展的必然要求，充分利用信息技术，从总体上提高了档案管理工作的效率，但伴随而来的一系列问题也不容忽视，因此，我们不但要与时代步伐保持一致，提升档案管理信息化水平，同时也要结合单位实际情况，探索出一条适合本单位的办公室档案信息化建设路子。
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论文作者:赵军
论文发表刊物:《科学与技术》2019年16期
论文发表时间:2020/1/15
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 办公室论文; 工作效率论文; 管理人员论文; 单位论文; 《科学与技术》2019年16期论文;